Столпы управленческого величия Семь главных навыков и задач менеджментаТом Гордман (Tom Gordman), старший преподаватель бизнес-школы Леонарда Н. Штерна при университете Нью-Йорка. Материал публикуется в сокращенном переводе с английского. Первоисточник: Навыки и задачи менеджмента имеют одну общую задачу: помочь организовать работу других людей для выполнения текущих задач. Теории менеджмента и модные тенденции приходят и уходят. Большинство этих теорий (и даже некоторые из модных увлечений) содержат в себе нечто полезное для менеджмента. Однако навыки и задачи, которые мы рассмотрим в этой статье, были, остаются и всегда будут необходимы для управления деятельностью других. Они показывают нам, как менеджеру стоит распоряжаться своим временем. Семью главными навыками и задачами менеджмента являются:
Правильное планирование предотвращает плохие результатыПравило пяти «п» — правильное планирование предотвращает плохие показатели — представляет собой исходное начало менеджмента. Планирование необходимо любой компании, хотя чаще всего оно игнорируется в небольших фирмах. Отсутствие плана приводит к реактивному менеджменту «впопыхах», который чаще всего можно встретить в маленьких фирмах. План должен существовать в письменном виде. Время от времени вы слышите от кого-то: «У меня есть план. Он у меня тут, в голове», — говорят они, стуча себя по лбу указательным пальцем. У них нет плана. У них есть только идея. Идея может существовать у человека в голове, но план должен быть изложен на бумаге. В бизнесе существуют различные виды планов, но все они служат одной цели — созданию порядка и дисциплины. План позволяет вам рассматривать будущее в настоящем времени. Те, кто не любит планировать, часто ссылаются на непредсказуемость будущего как на причину, чтобы ничего не планировать. Но несмотря на неизвестность будущего, планирование — мысли о будущем, доставка ресурсов в нужное место, свершение определенных шагов и разработка планов на случаи непредвиденных ситуаций — уже доказало свою значимость. Большинство планов содержат в себе следующие элементы:
Постановка целей: куда идти?У вас должны быть цель, стремление, намерение перед тем как вы начнете действовать. И что не менее важно, это должна быть правильная цель. Цели могут быть следующими:
Каждый из этих примеров показывает три характеристики хорошей цели. Каждая из них:
Конкретная цель стоит далеко от кричащих заявлений быть «крупнейшим», «лучшим», «иметь лучшее качество» или других красиво звучащих прилагательных. Она четче и выражается более конкретно. Даже цель, связанная с размерами предприятия, — быть «крупнейшим экспортером автомобилей в Канаду» — является конкретной (и измеряемой). Цель должна быть измеряемой , чтобы вы могли знать, достигли вы ее или нет. Когда возможно, продуманные цели выражаются в цифрах: то есть в долларах, процентах или численном росте или спаде. Некоторые цели не могут быть измерены численно, но они все равно могут быть четкими, как в варианте «быть начальником отдела маркетинга». Ограниченная во времени цель имеет свои крайние сроки. Я даже не рассматриваю цель как цель, если у нее нет срока исполнения. Срок исполнения мотивирует тех, кто должен достичь цели. Это создает энергию и безотлагательность. Цели должны быть адекватной величины: быть достаточно большими, чтобы воодушевить людей, но достаточно маленькими, чтобы быть достигаемыми. Крошечные цели никого не вдохновят, но крупные цели овладевают воображением. Большие цели создают ощущение выполнения миссии, а чувство миссии создает мотивацию. Мотивация толкает вперед энергию людей и увеличивает их приверженность делу. Помните однако, что ни одна цель не может оставаться постоянной. В 1970-е годы Citibank, агрессивный Нью-йоркский банк, поставил перед собой цель роста на 15 процентов в год. С такими темпами этот огромный банк увеличивался в два раза в размерах каждые 5 лет и через 15 лет собрал бы все вклады Нью-Йорка. Так что достигать эту цель в течение более чем нескольких лет было бы просто невозможно, но это сослужило хорошую службу банку в то время. Профессиональный процесс принятия решенийВозможно, вы уже слышали, как некоторых менеджеров называют «ответственное лицо, принимающее решения». Хороший менеджер всегда является таким человеком. Большинство менеджеров, которые всегда пытаются переложить ответственность на других, очень боятся сделать ошибку. Любую ошибку они рассматривают как глобальную неудачу. Однако многим людям просто не известно, как принимать хорошие решения. У них нет схемы для принятия решений. Так что здесь мы опишем шесть шагов процесса принятия деловых решений (а также и личных, раз уж мы рассматриваем этот вопрос) рациональным способом: 1. Определение проблемы. Большинство решений имеют связь с какой-нибудь проблемой, или могут быть представлены в рамках проблемы. Это означает, что принятие правильного решения зависит от изначального правильного определения проблемы. Так что начинайте с вопроса: «В чем состоит проблема?» Это может потребовать изучения. 2. Сбор информации. Хорошие решения в бизнесе основываются на хорошей информации. Определив проблему, соберите всю важную информацию, связанную с ней. 3. Анализ информации. Самой по себе информации еще недостаточно, поскольку разные люди могут делать разные выводы относительно одних и тех же фактов. Поэтому вам нужно будет применить аналитические инструменты для анализа информации. 4. Разработка вариантов действий. Когда вы принимаете решение, у вас должен быть выбор между разными вариантами. Например, чтобы поднять продажи, несмотря на новые условия конкуренции, вы могли бы улучшить качество либо снизить цены. Такие варианты дают вам основание для сравнения и возможность выбора. При наличии нескольких вариантов у вас есть лучший шанс найти верное решение вместо того, чтобы действовать согласно тому, что казалось вам хорошей идеей. 5. Выбор и использование лучшего варианта. Теперь приходит момент истины. Вы должны принять окончательное решение. Если вы прошли все предыдущие шаги, то, возможно, вы примете хорошее решение. Избегайте так называемого «аналитического паралича» — ситуации, когда проблему бесконечно анализируют вместо того, чтобы действовать. Ведь ваша цель — принять решение. 6. Анализ результатов. Вы не можете просто принять решение, а потом забыть о нем (чего вам, может быть, и хотелось бы). В общем, единственный способ узнать, справилось ли ваше решение с проблемой, — это отслеживать его последствия. С опытом этот процесс из шести шагов может стать для вас самым естественным. Для мелких решений вам не нужно будет искать много информации, иногда достаточно лишь сделать один телефонный звонок. Так же не понадобится и большой список вариантов. Двух может быть достаточно. В своих различных видах эта схема принятия решений прошла проверку временем. Она помогает принимать рациональные деловые решения, которые можно доносить до других. Поручайте все, что можетеДелегирование — это распределение заданий между подчиненными. Таким образом менеджер координирует деятельность других для выполнения задачи. Постановка задач перед другими и обеспечение их правильного выполнения является неотъемлемой частью работы любого менеджера. Умение делегировать требует знания следующих принципов: ответственности, подотчетности и полномочности. Ответственность означает, что у каждого менеджера или работника есть особая функция или участок работы, закрепленный за ним. Это называется сферой ответственности . Подотчетность обозначает, что каждый сотрудник компании отчитывается перед другими лицами. Каждый отчитывается перед соответствующим лицом за выполнение своих обязанностей. Полномочность означает, что некоторое лицо наделяется полномочиями для выполнения той или иной работы. Если у вас есть бюджет, у вас есть и полномочия на него, а если вы можете брать людей на работу, у вас есть кадровые полномочия. Несоблюдение этих принципов приводит к неудачам. Действительно грамотное делегирование — организованное, осмысленное и последовательное — требует усилий. Ниже представлены руководящие принципы успешного делегирования:
Оказывайте поддержку своим подчиненнымДеятельность менеджера не сводится к одному лишь делегированию. Фактически самая трудная работа еще впереди. Чтобы ваши сотрудники добивались результатов, им необходима ваша поддержка. Работникам нужна поддержка, потому что между ними и желаемыми результатами обычно встают барьеры. Эти барьеры существуют в компании в таких формах, как бюрократия и ограниченные ресурсы, и за пределами компании в виде конкуренции и сопротивления заказчиков. Еще вашим работникам нужна поддержка просто потому, что они — люди. Они нуждаются в корректировании, подсказках, стимулировании и юморе, особенно когда работа идет тяжело. Лучший способ поддержать своих сотрудников — это убрать барьеры, стоящие на пути к их успеху, и действовать как хороший наставник. Вот как можно сделать это:
Рассматривайте менеджмент как контактный спорт, который ведет нас к следующей задаче. Коммуникация: то, что больше, чем словаКоммуникационные навыки стоят на вершине списка качеств, которыми должен обладать менеджер. Они включают в себя устную и письменную коммуникацию. В деловом мире нужно говорить понятно, точно, честно и убедительно. Умение слушать является отправной точкой для хорошей коммуникации. Так мало людей привыкли к тому, что их действительно слушают с полным вниманием, не перебивая, что эта техника может быть просто обезоруживающей. Это соблазнительно, даже естественно — обдумывать свой ответ в то время, пока собеседник говорит вам что-то. Вместо этого старайтесь слушать с целью понять другого человека. Со временем это понимание создаст связь между обоими людьми. Если вы не слушаете человека, эта связь не устанавливается. Люди понимают, действительно ли их слушают (и вы тоже, не так ли?). Вне зависимости, слушаете вы или говорите, помните, что не всякая сказанная мысль достигает собеседника. Это потому, что у каждого из нас есть своя система взглядов, сквозь которую мы фильтруем то, что слышим и говорим. Однако менеджеру необходимо быть точным, когда он хочет, чтобы другие знали, чего он от них ожидает. Контроль планаВ бизнесе есть замечательные слова: «Планируйте вашу работу и работайте по вашему плану». Другими словами, имейте план и используйте его. Обычно это называется контролем выполнения плана, что подразумевает управление ресурсами — людьми, временем, оборудованием и деньгами — по намеченному плану для достижения конкретной цели. Хороший план будет помогать вам на каждом шаге к достижению вашей цели. План — это не документ, который можно составить, а затем забросить в ящик стола и забыть о нем. Это ваша дорожная карта, помогающая вам по мере продвижения вперед. Со временем успех в бизнесе, как и в любых стремлениях, приходит благодаря настойчивому, ежедневному соблюдению основных его принципов. В менеджменте «основами» являются шесть управленческих задач: планирование, постановка целей, принятие решений, делегирование, поддержка, коммуникация, а также контролирование плана. Добейтесь мастерства в выполнении их, и вы станете мастером делового администрирования. И последнее, что нужно знать
|