Изменения в архивном деле

Жизнь бухгалтера нельзя назвать легкой: бухгалтерский учет, налоговый учет, ПБУ18... Но вот наконец отчетный период пройден, бухгалтер с гордостью окидывает взглядом горы документов — дело рук своих — и тут к своему ужасу вспоминает (или обнаруживает), что все эти тонны бумаги необходимо еще правильно хранить. Так создаются архивы

Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Срок хранения документов

В настоящее время подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает организа­цию обеспечивать сохранность в те­чение четырех лет данных бухгал­терского учета и других документов, необходимых для исчисления и упла­ты налогов, а также документов, под­тверждающих полученные доходы и произведенные расходы и упла­ченные (удержанные) налоги. Одна­ко чтения только НК РФ для бухгал­тера недостаточно. Необходимо так­же прочитать ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бух­галтерском учете», в которой уста­новлен еще более длительный срок хранения документов — пять лет.

В дополнение ко всему вышеиз­ложенному, существует «Перечень типовых управленческих докумен­тов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» (утвержденных Росархивом 06.10.00 в редакции от 27.10.03). Конечно рядовому бухгалтеру нет особенного дела до тех норм в зако не, которые регулируют создание Архивного фонда РФ, так как доку­менты, составляющие результат жиз­недеятельности большинства орга­низаций (а в нашем случае — их бух­галтерий) , вряд ли можно отнести к архивным документам, отражающим материальную и духовную жизнь об­щества и имеющим историческое, научное, социальное, экономичес­кое, политическое и культурное зна­чение. Чем-чем, а неотъемлемой ча­стью историко-культурного насле­дия народов РФ, относящейся к ин­формационным ресурсам и подле­жащей постоянному хранению, эти документы не являются, но... оказы­вается, не все так просто.

Новые сроки хранения

Статья 22 Федерального закона №125-ФЗ устанавливает сроки вре­менного хранения документов Ар­хивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение. Вот тут и выясняется, что и простой бухгал­тер прикасается к тем документам, которые впоследствии будут фор­мировать Архивный фонд РФ (на­пример, документы по личному со­ставу) .

Чтобы как можно точнее понять ст. 22, сначала приведем ряд опреде­лений, данных в ст. 3 Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

архивный документ — ма­териальный носитель с за­фиксированной на нем ин­формацией, который имеет рекви­зиты, позволяющие его идентифи­цировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носи­теля и информации для граждан, об­щества и государства;

документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

документ Архивного фонда РФ — архивный документ, прошедший экс­пертизу ценности документов, по­ставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

архивный фонд — совокупность архивных документов, историчес­ки или логически связанных между собой;

архив — учреждение или струк­турное подразделение организации, осуществляющие хранение, ком­плектование, учет и использование архивных документов;

постоянное хранение документов Архивного фонда РФ — хранение до­кументов Архивного фонда Россий­ской Федерации без определения срока (бессрочное);

временное хранение архивных до­кументов — храпение архивных до­кументов до их уничтожения в те­чение сроков, установленных нор­мативными правовыми актами;

временное хранение документов Архивного фонда РФ — хранение до­кументов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение.

Теперь, освоив определения, мож­но перейти непосредственно к чте­нию и осмыслению ст. 22 Федераль­ного закона, согласно которой уста­навливаются следующие сроки вре­менною хранения документов Ар­хивного фонда РФ до их поступле­ния в государственные и муници­пальные архивы:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фон­да РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (в том числе органов прокура­туры РФ, Центральной избира­тельной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, ЦБ РФ (Банка России)), а также для включенных в уста­новленном порядке в состав Ар­хивного фонда РФ документов го­сударственных внебюджетных фондов и федеральных организа­ций— 15 лет;

для включенных в установленном порядке в состав Архивного фон­да РФ документов органов госу­дарственной власти, иных госу дарственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ — Шлет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фон­да РФ документов органов мест­ного самоуправления и муници­пальных организаций — 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фон­да РФ отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния — 100 лет;

б) документов по личному соста­ву, записей нотариальных дей­ствий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;

г) технологической и конструк­торской документации — 20 лет;

д) патентов на изобретение, по­лезную модель, промышлен­ный образец — 20 лет;

е) научной документации — 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов — 5 лет;

з) видео и фонодокументов — 3 года.

Условия для архивных документов

Условия для включение архивных документов в состав Архивного фон­да РФ определяет ст. 6 Федерально­го закона. Согласно ей:

1. Архивные документы включа­ются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов.

2. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов исключением их в состав Архивного фонда РФ, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том чис­ле уникальных документов, осуще ствляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполни­тельной власти.

3. Специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти ут­верждает перечни типовых архив­ных документов с указанием сро­ков их хранения.

4. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда РФ доку­ментов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями феде­ральных государственных архивов и уполномоченных органов исполни­тельной власти субъектов РФ в обла­сти архивного дела в пределах их компетенции.

5. Экспертиза ценности докумен­тов осуществляется уполномочен­ным органом исполнительной влас­ти субъекта РФ в области архивно­го дела, государственным, муници­пальным архивом совместно с собст­венником или владельцем архивных документов.

6. Экспертизе ценности докумен­тов подлежат все документы на но­сителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собст­венности субъекта РФ или муници­пальной собственности. До прове­дения в установленном порядке экс­пертизы ценности документов унич­тожение документов запрещается.

7. Включение документов, нахо­дящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуще­ствляется на основании экспертизы ценности документов и оформляет­ся договором между собственником или владельцем архивных докумен­тов и государственным или муници­пальным архивом (органом местно­го самоуправления муниципально­го района, городского округа), музе­ем, библиотекой либо организаци­ей Российской академии наук В дан­ном договоре указываются обязан­ности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ. (Этот пункт следует рассматривать вместе с час­тью 4 ст. 31 Федерального закона, согласно которой Положения час­ти 7 ст. 6 вступают в силу с 01.01.06 и до наступления этой даты применя­ются, исключительно к правоотно­шениям, возникающим в связи с из­менением границ либо преобразова­нием муниципальных образований.)

Судьба документов при ликвидации предприятия

Итак, новый закон прочитан, ос­мыслен... и отложен. Кто-то из бух­галтеров собирается с силами, чтобы заняться архивными делами, а кто-то... кто-то может принять ошибоч­ное решение, что легче вообще ни­чего не вести, мол, на носу объеди­нение, выделение, ликвидация или банкротство, а куда там при этом де­нутся архивы фирмы, никого вол­новать не должно. Для этих «лихих» бухгалтеров п. 9 и 10 ст. 23 настояще­го закона специально определили, что при реорганизации негосударст­венных организаций условия и мес­то дальнейшего хранения архивных документов определяются учреди­телями этих организаций либо ор­ганами, уполномоченными на то уч­редительными документами.

При ликвидации негосударствен­ных организаций, в том числе в ре­зультате банкротства, образовавши­еся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, до­кументы по личному составу, а так-же архивные документы, сроки вре­менного хранения которых не ис­текли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или кон­курсным управляющим в упорядо­ченном состоянии на хранение в со­ответствующий государственный или муниципальный архив на осно­вании договора между ликвидаци­онной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и го­сударственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурс­ный управляющий организуют упо­рядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Юридические лица, а также долж­ностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, согласно ст. 27, несут гражданско-правовую, адми­нистративную и уголовную ответ­ственность, установленную законо­дательством РФ.

Отчетный период завершен. Бух­галтер вооружается иголкой, нит­кой, бумагой, вышеперечисленны­ми нормативными актами, настоя­щей статьей и на ночь глядя (а когда же ему еще этим заниматься при та­ком бешенном ритме и не уменьша­ющейся нагрузке?) начинает фор­мировать архивы фирмы...

Бухгалтерские вести №48 декабрь 2004