Как приобрести новые трудовые книжки

Введение с начала этого года трудовых книжек нового образца обернулось стихийным бедствием для кадровиков большинства предприятий. Приобрести трудовые книжки стало значительно сложнее. А у трудовых инспекторов появился еще один повод для претензий - отсутствие запасных бланков. О том, как решить эту проблему, рассказывает заместитель директора ЗАО "Разносбыт" Павел МАЦОКИН.

- Павел Матвеевич, почему у организаций возникли трудности с приобретением новых трудовых книжек?

- Если раньше бланки трудовых книжек можно было приобрести без проблем, они продавались на каждом углу, то теперь ситуация изменилась в корне: трудовая книжка действительно стала документом строгой отчетности. Специалисты объединения "Гознак" разработали новые бланки, которые гораздо серьезнее защищены от подделок. Бланки выпускаются в заранее определенном количестве, и распространяют их только уполномоченные на это организации и индивидуальные предприниматели.

- Каким образом кадровик может определить, что он держит в руках не подделку, а настоящую трудовую книжку нового образца?

- При изготовлении новых бланков используются современные полиграфические технологии, специальное оборудование. Создана специальная бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком "ТК" (его можно увидеть на просвет). Применяется особый способ печати с плавными переходами цвета - ирисовая печать. Из скрытых средств защиты можно выделить светящуюся в ультрафиолете надпись "ТРУДОВАЯ КНИЖКА" и вживленные микроволоски. Трудовая книжка теперь сшита специальным швом, что исключает возможность замены листов. В новой трудовой книжке 44 страницы.

Новые бланки предназначены для тех, кто начинает свою трудовую деятельность.

- Куда следует обращаться за новыми бланками трудовых книжек и вкладышей в них?

- Обеспечение работодателей новыми бланками осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного непосредственно с изготовителем или распространителем. Могу назвать три крупнейшие организации, где можно заказать и получить бланки трудовых книжек нового образца. Это ООО "СпецБланк", ГУП "Главснаб" правительства Москвы и наша организация - ЗАО "Разносбыт". "СпецБланк" работает в основном по заявкам республиканских министерств и ведомств. "Мосглавснаб" правительства Москвы - с крупными организациями в Москве и Московском регионе. А вот "Разносбыт" напрямую взаимодействует с организациями всех регионов Российской Федерации.

- Есть ли у вас представительства в регионах?

- В основном мы сейчас работаем по письмам местных администраций, которые в своем регионе назначают дистрибьютора трудовых книжек. Крупным предприятиям, конечно, выгоднее приобретать трудовые книжки напрямую у нас. Ну а небольшим, если им нужно до 50 штук, не очень выгодно будет посылать сюда человека и нести дополнительные расходы, ведь транспортные услуги очень дороги.

- А если организация решила самостоятельно связаться с вами, как оформить заявку?

- Для того чтобы оформить заявку, нужно направить нам письмо (по факсу или с курьером) на фирменном бланке. В письме нужно указать наименование организации, банковские реквизиты, ОКПО, ОКОНХ, регистрационный номер в налоговой инспекции, почтовый адрес, индекс, телефон, факс. Письмо должно быть подписано руководителем и бухгалтером и заверено круглой печатью. Получив письмо от работодателя, мы тут же высылаем счет на предварительную оплату. Как только счет оплачен, мы ставим организацию в очередь на получение трудовых книжек, а когда получаем книжки из Гознака, тут же сообщаем, что их можно забрать.

- А долго ли приходится ждать исполнения заказа?

- Поскольку печатает эти бланки только Гознак, около месяца. В текущем месяце мы принимаем заявки на следующий. Но это касается только крупных заказов. Если заказы мелкие, то мы их быстрее исполняем, ведь у нас всегда есть в запасе определенное количество трудовых книжек и вкладышей в них.

- Как региональный заказчик сможет забрать свои трудовые книжки? Неужели надо ехать за ними в Москву?

- Не обязательно. В основном мы отгружаем трудовые книжки через ФГУП "Главный центр специальной связи" Минсвязи России, которое занимается доставкой бланков строгой отчетности по всей стране. Но надо отметить, что отправка требует дополнительных расходов. Так что региональному работодателю нужно решить, что для него предпочтительнее - приехать в столицу или заказать доставку себе в регион. К тому же "Спецсвязь" доставляет заказы не менее чем на 50 штук бланков.

- Если организации нужны всего 2-3 книжки, может ли она приобрести их у вас? Вообще сколько бланков можно заказать?

- Ограничений по количеству нет. Можно и на 2-3 книжки оформить заявку, но тогда для их получения организации придется приехать непосредственно к нам, в Москву.

- Действуют ли у вас какие-либо скидки на бланки трудовых книжек и вкладышей в них в зависимости от количества?

- Чем больше объем, тем меньше цена, но разница незначительная. Цены все согласованы с Гознаком и Минфином России. Местные органы исполнительной власти, конечно, их продают дороже. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель имеет право взимать с него плату, размер которой определяется стоимостью трудовой книжки (цена одного экземпляра в среднем составляет 70 рублей 50 копеек).

- Могут ли работодатели в порядке взаимовыручки одалживать друг другу бланки?

- Вероятно, на практике такое встречается, мы не в силах это проконтролировать. Мы четко фиксируем, кому и когда мы поставили трудовые книжки, и направляем работодателям счета-фактуры и накладные, в которых указаны номера бланков. Поэтому мы не рекомендуем обмениваться бланками трудовых книжек, ведь при любой проверке инспекторы могут на это обратить внимание.

- Как у вас ведется учет трудовых книжек?

- Учет всех выданных книжек и вкладышей к ним ведется по номерам. Теперь учет ведется очень строго, потому что бесконтрольное расходование трудовых книжек в прошлом привело к той неразберихе, с которой сейчас столкнулись пенсионные фонды и органы внутренних дел. Представьте себе, человек выходит на пенсию и представляет трудовую книжку, которая была выпущена, скажем, в 1995 году, а в ней сделаны записи о трудовой деятельности с 1987 года, при этом речь идет не о дубликате. К нам часто поступают запросы из милиции: когда была отпущена трудовая книжка за таким-то номером и серией? Мы отвечаем на эти запросы исходя из данных нашего учета.