Лавина бумажных документов

Приходит секретарша к шефу:
– У нас скопилось очень много бумаг, может, самые старые документы выбросим?
– Конечно! Только снимите с каждого копию.
Анекдот

В последние годы заметно вырос интерес предприятий и организаций России к повышению эффективности работы с документами и накопленными информационными ресурсами. Однако, несмотря на победное шествие информационных технологий, проблема бумажного документооборота до сих пор далеко не везде решена. В большинстве случаев ИТ лишь порождают еще большее количество бумажной документации в документообороте компании. Если же говорить прямо, то многие организации накрыла настоящая лавина бумажных документов. Причем это касается организаций различных масштабов и сфер деятельности.

Проблемы бумажной документации хорошо известны:

• Получить нужный документ даже с хорошо отлаженной системой хранения совсем не просто. Время на поиск необходимого документа в большом архиве может составлять от нескольких часов до несколько дней, что совершенно неприемлемо, если этот документ необходим для принятия важных управленческих решений на его основе.
• Практически невозможно гарантировать сохранность архивной документации. Помимо форс-мажорных обстоятельств, которые могут в момент уничтожить всю документацию компании, посильный вклад в разрушение целостности архива вносят его пользователи. Так, например, обычной, хотя и не становящейся от этого менее порочной, практикой различных подразделений крупных компаний стало создание собственных мини-архивов документации. Состоят они, разумеется, из документов, которые по тем или иным причинам забыли или не пожелали сдать в центральный архив компании.
• Серьезной проблемой являются также высокие затраты на хранение и содержание больших массивов документации. Особенно эта проблема актуальна для организаций, где архив исторически хранится в пределах Садового кольца.
• Существуют также определенные сложности с организацией доступа к архиву – пользоваться документом в определенное время может только один человек.

Электронные архивы документации

Лучшее решение проблем бумажных документов – их перевод в электронный вид посредством технологии поточного сканирования. На профессиональном оборудовании в сжатые сроки специалисты могут обработать гигантские объемы документов – от сотен тысяч до нескольких миллионов документов в месяц. В результате создаются образы документов (images), то есть их точные электронные копии со всеми артефактами: подписями, печатями, штампами и т.д.

Далее электронные документы подвергаются индексации, т.е. переводу документа частично или полностью из графического вида в алфавитно-цифровой. В результате создается система электронного учета по различным информационным полям (тип документа, учетный номер, дата принятия или подписания и др.) По этим полям любой документ может быть легко найден в базе данных электронных образов, которую мы называем «электронным архивом». При кажущейся простоте, индексация – сложный и с организационной, и с технологической точки зрения процесс. Автоматическое распознавание документа специальными программами тут не поможет – слишком велик получается процент ошибок. Зачастую при индексации необходимо обеспечить не более одного ошибочного символа на 1,000 введенных – недостижимая пока точность для подобных систем.

Преимущества электронного архива документации перед бумажным очевидны.

• Цифровые документы не разрушаются со временем и могут храниться практически вечно. Идеальным устройством хранения электронных документов служат архивные накопители – они обеспечивают хранение огромных объемов данных (десятки терабайт) на DVD и UDO-дисках и исключают физическую возможность изменения или уничтожения данных.
• Профессиональная система управления электронным архивом надежно защищает данные от несанкционированного доступа. Она имеет систему разграничения прав доступа для различных категорий пользователей, хранит электронные документы со всеми их версиями в зашифрованном виде, а также предоставляет возможность полного восстановления данных после сбоя.
• Эффективность работы сотрудников с документами повышается на порядок – помимо быстрого поиска нужных документов и удобной работы с ними, электронный архив позволяет нескольким сотрудникам работать с одними и теми же документами одновременно, быстро создавать по определенному признаку подборку документов для анализа и распечатывать их на принтере.
• Все чаще в последнее время становится востребованной возможность организации удаленного доступа к электронной документации через Интернет. Многие НИИ и КБ сейчас возрождаются, в них накоплен огромный объем знаний в документальной форме. Создание на их основе электронных ресурсов позволяет им найти новых заказчиков, начать «новую жизнь».

Группа риска

Чаще всего под лавину бумажных документов попадают следующие организации:

1. Государственные учреждения законодательной и исполнительной власти. Для подобных организаций документы являются основной выходящей продукцией. Именно в бумажную документацию облечены управленческие решения в масштабах страны или отрасли. При этом стоит отметить, что сложность управленческих задач возросла настолько, что цена ошибки при принятии решений обходится не просто дорого, но порой приводит к катастрофическим последствиям. Вместе с тем, в процессе работы постоянно возникает необходимость обращения к документам… Вернее сказать – к необъятным информационным ресурсам.

В рамках ФЦП «Электронная Россия» в настоящее время уже внедряются электронные архивы органов государственной власти. Примером такого внедрения можно назвать создание в архивном подразделении Администрации Президента РФ «Электронного Архива открытого доступа» и его наполнение наиболее востребованными документами, среди которых указы и распоряжения Президента РФ. В открытый доступ для представителей подразделений Администрации Президента, профильных структур органов государственной власти, министерств и ведомств планируется разместить третью часть из почти 15 миллионов документов.

2. Финансовые компании. Документация составляет важнейшую часть производственных процессов во всех организациях так или иначе связанных с финансами – будь то коммерческий банк, страховая компания, пенсионный фонд или аудиторская фирма. Масштабы бедствия находятся, как правило, в прямой зависимости от масштабов организации. Дополнительной проблемой для финансовых компаний является также жесткая законодательная регламентация по хранению документации в течение определенного периода времени.

Однако даже в такой сложной ситуации у компании есть возможность не быть погребенной под ворохом бумаги. К примеру, «Банк Москвы» успешно справляется с лавиной документации по жилищно-коммунальным платежам, поступающих из Единого Информационного и Расчётного Центра. В центр обработки жилищно-коммунальных платежей банка ежедневно поступает до 500 тысяч платёжных квитанций, включающие в себя квартплату и оплату коммунальных услуг.

3. Промышленные компании. Головная боль организаций этого типа – большое количество организационно-распорядительной и другой управленческой документации, личных дел сотрудников, конструкторской и технологической документации и т.д. От того, насколько быстрой и эффективной будет работа сотрудников с накопленными информационными ресурсами, напрямую зависит успешность компании.

Так, например, ММПП «САЛЮТ» , крупнейшее российское специализированное предприятие по изготовлению и обслуживанию авиадвигателей, узлов и деталей для самолетов семейства СУ, ТУ, БЕ и АН, ведет картотеку учета специнструмента с середины 50-х годов. За это время картотека разрослась до 300 тыс. документов и стала серьезной проблемой для предприятия, поскольку работать с ней становилось всё труднее. Разработанная для предприятия электронная картотека позволила существенно сократить время поиска необходимой документации, снизить трудовых и материальных ресурсов.

4. Архивы и библиотеки. В библиотеках, архивах или архивных подразделениях компаний годами накапливается документальная информация, проблема сохранности которой имеет очень высокий приоритет. Случаи безвозвратной потери архивных документов из-за несчастных случаев и нарушения условий хранения происходят, к сожалению, регулярно.

В качестве примера можно привести происшествие в Российской государственной библиотеке , в одном из хранилищ которой случайно сработала пожарная сигнализация, в результате чего были залиты ржавой водой тысячи диссертаций. К счастью все пострадавшие тома успели пройти обработку в центре сканирования корпорации «Электронный Архив» , и в распоряжении библиотеки остались электронные копии диссертаций.

Проблемы электронных документов

В некоторых случаях компании откладывают внедрение электронных архивов, ссылаясь на нерешенность многих юридических вопросов электронных документов. Однако российский опыт применения электронных архивов показывает, что в абсолютном большинстве случаев документ нужен лишь для того, чтобы ознакомиться с его содержанием и принять решение, использовать содержащуюся в нем информацию. Конечно, гораздо быстрее и удобнее это сделать с электронной копией, а бумажный оригинал нужен крайне редко – обычно только для судебных разбирательств и для официального представления в инстанции.

Отсюда вытекает нетривиальная возможность применения электронного архива – с его помощью можно решить существующую во многих организациях проблему уничтожения бухгалтерских и управленческих документов. Не секрет, что многие предприятия предпочли бы как можно быстрее уничтожать документы сразу после определенного законом срока хранения, чтобы не давать лишнего повода проверяющим инстанциям осуществлять проверки старых документов. Но, как правило, эти бумаги нужны самой компании, например, для ведения сложных многолетних проектов или истории общения с постоянными клиентами. В этом случае создание архива электронных образов документов – логичный ход.

Будущее – за электронными документами

Практически ни у кого из тех, кто ежедневно сталкивается с «бумажной» работой, не возникает сомнений в перспективности работы с электронными архивами. Однако даже специалисты, занимающиеся электронным документооборотом, не отрицают того, что в обозримом будущем совсем отказаться от использования бумаги не получится. Электронные архивы – своеобразный мост между старым и новым временем. Этот мост становится особенно необходимым при внедрении в компании единой системы электронного документооборота. По началу КПД системы крайне низок, поскольку в ней просто нет необходимых документов. Не самым удачным выходом из этой ситуации может стать волевое решение руководства начать весь документооборот «с белого листа», забыв об уже накопленном документальном ресурсе. С другой стороны – наполнение уже функционирующей информационной системы электронными документами способно резко повысить ее эффективность, и помочь персоналу осознать удобство работы с ней.

Примеров практической пользы от обращения к электронным архивам можно привести много. В своей работе с электронными архивами менеджеры и специалисты несомненно найдут новые возможности и смогут эффективно их использовать с учетом специфики своей деятельности. Большой опыт корпорации «Электронный Архив» по эвакуации самых различных компаний из-под лавины бумажных документов показывает, что практически во всех организациях эффективность работы с электронной документацией многократно выше, чем с бумажной.