Должностная инструкция заведующего архивомПервоисточник: 1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей. 1.2. При выполнении должностных обязанностей подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора. 1.4. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет. 1.5. Заведующий архивом должен знать: 1.5.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; 1.5.2. Единую государственную систему делопроизводства; 1.5.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; 1.5.4. Структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; 1.5.5. Законодательство о труде; 1.5.6. Правила внутреннего трудового распорядка; 1.5.7. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 1.6. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется: 1.6.1. Уставом; 1.6.2. Настоящей должностной инструкцией. 1.7. Во время отсутствия заведующего архивом его обязанности исполняет заместитель. 2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИЗаведующий архивом: 2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. 2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. 2.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. 2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. 2.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. 2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. 2.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. 2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. 2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. 2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. 2.11. Составляет установленную отчетность. 2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. 3. ПРАВАЗаведующий архивом вправе: 3.1. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей. 3.2. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы предприятия. 3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности. 3.4. Запрашивать лично или по поручению генерального директора у руководителей и специалистов предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей. 3.5. Привлекать к решению возложенных на него задач специалистов других отделов. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬЗаведующий архивом несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, за: 4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. 4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности. 4.3. Нарушение внутреннего распорядка предприятия. |