Кадровый учет по новым формам

С 5 апреля 2004 года вступили в силу новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.04. Этим же постановлением приняты указания по применению и заполнению. О порядке их применения рассказывает начальник Управления статистического планирования и организации статистического наблюдения Госкомстата России Владимир Альбертович СТРУКОВ.

- Что изменилось в новых унифицированных формах по сравнению с прежними формами?

- В связи с отсутствием в новом ТК РФ двойного наименования "Трудовой договор (контракт)" в десяти формах первичного учета и указаниях по их применению и заполнению исключен реквизит "контракт".

В ряде форм в случаях, определенных ТК РФ, вместо реквизита "согласовано с профсоюзной организацией" введен реквизит "мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме (от "__" _______20__ г. №___) рассмотрено".

В формах, касающихся предоставления отпуска работникам и начисления им отпускных, исключен реквизит по учету отпуска в рабочих днях, остался только в календарных.

В табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда актуализирован и значительно расширен перечень условных обозначений для учета рабочего времени (с 25 до 37 позиций), например, "Простой по вине работодателя", "Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы" и др.

В формы личных карточек работников внесены изменения, касающиеся реквизитов документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, и ряд других.

Кроме того, значительно расширены указания по применению и заполнению отдельных форм. Даются более подробные разъяснения по отражению порядка заключения трудового договора, работы по совместительству, различных систем оплаты труда (тарифная, бестарифная, смешанная), стимулирующих выплат. Рекомендации касаются также ведения табельного учета рабочего времени, составления расчетных ведомостей на работников, получающих заработную плату с помощью пластиковых карточек, увольнения материально ответственного лица и т. д.

- Как следует правильно заполнять формы?

- Их можно заполнять от руки. В первичные учетные документы (исключая кассовые и банковские документы) исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Здесь я могу порекомендовать применять на практике Инструкцию по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденную приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н (п. 14), предложившую наиболее подробный порядок заполнения первичной учетной документации, внесения в нее исправлений, в том числе и в цифровых данных, заполнения свободных строк и пр.

- За заполнение каких документов отвечает кадровая служба?

- Как правило, формы по учету кадров заполняют работники кадровой службы или уполномоченные на это лица, а формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда-работники бухгалтерии.

- Обязательно ли составлять график отпусков (форма № Т-7) и как вносить в него изменения?

- ТК РФ предусматривает необходимость закрепления очередности отпусков в графике предоставления отпусков. Согласно статье 123, график отпусков должен быть составлен во всех организациях независимо от формы собственности не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

- Какие документы могут прилагаться к приказу о расторжении трудового договора (формы № T-8, Т-8а)?

- В зависимости от конкретных оснований увольнения, установленных ТК РФ (ст. 77, 81 и ряд других), к приказу должны быть приложены документы, подтверждающие обоснованность увольнения (акты, справки, заключения, подтверждающие результаты испытаний, аттестации, состояния здоровья и пр.).

- На кого распространяется действие постановления?

- В соответствии с п. 2 названного постановления унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные в пункте 1.1 "по учету кадров", распространяются на все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в пункте 1.2 "по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда" - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений. Индивидуальные предприниматели без образования юридического лица указанные формы не заполняют.