С.А. РУМЯНЦЕВА, старший преподаватель Центра компьютерного обучения при МГТУ им. Н.Э. Баумана Первоисточник:
Оформление документов – одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации, в частности ГОСТ Р 6.30-2003. Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения. Руководители многих негосударственных организаций (коммерческих структур) убеждены, что требования к оформлению документов “действовали только в советские времена” или “распространяются только на госструктуры, а мы – частная компания и применять их не обязаны”. Что делать в этой ситуации секретарю?
Действительно, в процессе работы у вас, секретарей, возникает закономерный вопрос: насколько целесообразно следование рекомендациям ГОСТа, в какой степени им следовать и как обосновать перед руководителем эту целесообразность? Рассмотрим данную проблему на примерах.
Необходимость проставления реквизитов – иллюзия или реальность?
Допустим, ваша организация получила такое письмо.
Примет ли руководитель организации это предложение? Вероятнее всего, сочтет его не имеющим юридической силы, поскольку:
серьезная организация высылает письма-предложения на бланке, который позволяет установить, что компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;
письмо должно подписывать лицо, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, т. е. полномочное принимать решения, из письма же не ясно, кто его подписал;
неизвестно, действует ли до сих пор это предложение, так как не проставлена дата отправления письма;
письмо составлено без соблюдения правил этикета, авторы не удосужились узнать фамилию и полностью указать должность адресата, видимо, они не уважают своих клиентов и, следовательно, могут нарушить свои обязательства;
неясно, к кому обращаться за дополнительной информацией, на чье имя писать ответ, если бы фирму заинтересовало предложение о закупке офисной мебели и т. д.
Итак, можно с уверенностью заключить, что подобное письмо руководителем серьезной организации рассматриваться не будет. Немаловажно и другое: сколько времени займет у секретаря организации-получателя выяснение этих вопросов? Организация-отправитель, вероятнее всего, не сможет ответить ни на один из поставленных вопросов, поскольку об этом документе нет никаких записей (письмо не было зарегистрировано), следовательно – он не существует. Сравним с другим письмом.
Можно предположить, что, получив это письмо, руководитель организации рассудит следующим образом: «Возможно, следует обратить внимание на это предложение. Вероятно, ЗАО “Прогресс” является стабильным и надежным партнером, т. к. письмо:
оформлено на бланке, компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;
подписано должностным лицом, полномочным принимать решения, в чью компетенцию входит и решение данного вопроса;
адресовано именно нашей организации;
зарегистрировано, следовательно, организация-автор приняла на себя ответственность за достоверность информации, это позволяет ссылаться на это письмо в дальнейшем;
доказывает уважение к потенциальному партнеру, т. к. составлено дипломатично и вежливо.
Кроме того, известно, на чье имя писать ответ». Важно подчеркнуть, что это письмо оформлено в строгом соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Рассмотрим целесообразность применения реквизитов (обязательных элементов оформления официального документа – письма) подробнее ( таблицу).
Целесообразность применения реквизитов документа
Состав реквизитов документа
Пример
Обоснование
Примечание
Наименование организации (реквизит 08)
ЗАО "Прогресс"
Позволяет установить организационно-правовую форму и наименование организации-автора документа
Реквизит, придающий документу юридическую силу
Справочные данные об организации
Весенняя ул., д. 65, Москва, 123456. Тел.: (095) 123-45-67, факс: (095) 123-45-68. E-mail: progress@progress
Указывает средства коммуникации, которыми располагает организация-автор, что дает возможность организации-отправителю выбрать оптимальное средство связи с ней
Код организации
(реквизит 04)
ОКПО 0224578
Идентифицирующие признаки организации-автора. Позволяют установить, что организация-автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе
Основной государственный номер юридического лица (реквизит 05)
ОГРН 1037700480795
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06)
ИНН/КПП 7706022150 / 772001001
Дата документа
(реквизит 11)
20.04.2004
Позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа. Обеспечивают ведение организацией-автором информационно-поисковой и справочной работы
Реквизит, придающий документу юридическую силу
Регистрационный номер
документа (реквизит 12)
№ 01-20/527
Адресат (реквизит 15)
Генеральному директору ЗАО "Каскад"
Б.В. Морозову
Обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки
Заголовок к тексту
(реквизит 18)
О приобретении офисной мебели
Позволяет оптимизировать процедуры регистрации документа (как отправляемого организацией-автором, так и поступившего адресату) и определения исполнительской принадлежности (без детального изучения текста документа)
Текст документа
(реквизит 20)
Текст
Основной реквизит документа. Позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора
Реквизит, придающий документу юридическую силу
Отметка о наличии приложения (реквизит 21)
Приложение: в 1 экз.
Дает возможность получателю проверить наличие и содержание прилагаемых материалов
Подпись (реквизит 22)
Коммерческий директор
(подпись) Е.П. Грачев
Позволяет определить, подписан ли документ должностным лицом, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, полномочным принимать решения
Реквизит, придающий документу юридическую силу
Отметка об исполнителе (реквизит 27)
Л.М. Трушина
765-43-21
Позволяет установить лицо, являющееся автором текста документа. Дает возможность оперативно регулировать возникающие вопросы, обращаться за дополнительной информацией и уточняющими сведениями
Таким образом, требования нормативных актов, определяющих состав реквизитов организационно-распорядительного документа (в нашем примере – письма), обусловлены практической целесообразностью применения.
Расположение реквизитов на бланке
Однако требования ГОСТ Р 6.30-2003 определяют не только состав реквизитов, но и их расположение на бланках формата А4, т. к. ГОСТ Р 6.30-2003 включает в себя формуляр-образец организационно-распорядительного документа.
ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД)
ЗОНА ДОКУМЕНТА – то часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами
Вы уже знаете, насколько целесообразно применять в документах реквизиты. Представленное в последнем примере письмо, казалось бы, содержит все необходимые реквизиты. Но можем ли мы быстро и правильно извлечь из него информацию? Проанализируем расположение реквизитов в этом письме и ответим себе на вопрос: насколько необходимо располагать каждый реквизит документа в отведенной для него зоне?
Итак, возможно, что этот документ позволяет установить наименование, адрес и телефон офиса организации-автора, уровень полномочий лица, принявшего решение, фамилию исполнителя документа, средства связи, которыми можно воспользоваться для уточнения сведений письма и т. д. Однако можно ли с уверенностью утверждать, что:
коды, присваиваемые при государственной регистрации, принадлежат именно ЗАО “Прогресс”;
исполнителем письма является Л.М. Трушина и звонить ей следует по телефону 765-43-21;
письмо подписал именно коммерческий директор Е.П. Грачев, а не другое лицо, например Л.М. Трушина;
письмо было зарегистрировано, 20.04.2004 – это дата регистрации, а 01-20/527 – регистрационный номер и т. д.?
Вероятно, ответ будет отрицательным. Ведь для того чтобы осмыслить зафиксированную информацию (обнаружить заголовок к тексту, необходимый при регистрации входящего документа и передачи его по принадлежности; отметку о наличии приложения; справочные данные организации-автора и т. д.), будет затрачено в два раза больше времени, чем на аналогичные действия, осуществляемые при обработке предыдущего письма, все реквизиты которого расположены в соответствии с рекомендациями ГОСТа.
Очевидно, что подобным образом можно проанализировать состав и оформление и других реквизитов ОРД: грифов утверждения и согласования, виз согласования, отметки о заверении копии, отметки об исполнении документа и направлении его в дело, отметки о поступлении документа в организацию и т. д.
***
Таким образом, основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения. У нас в стране существует многолетняя традиция применения стандартов на ОРД, закрепившая основные правила оформления документов, – первые стандарты на ОРД были введены еще в 1972 г. Поэтому правила оформления документов могут рассматриваться как обычай делового оборота – сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством. Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба разработает локальный (собственный) нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), регламентирующий стандартные правила оформления организационно-распорядительных документов.
Целесообразно включить в организационный документ формуляры или унифицированные формы документов, образцы, примеры и т. д.
В современных организациях для создания управленческих документов, в том числе и организационно-распорядительных, применяются компьютерные технологии. Поэтому альбом унифицированных форм документов (формуляров, образцов) следует иметь не только в традиционном (бумажном) виде, но и на электронных носителях информации в виде шаблонов.
29 марта 2007, невероятно теплый для этого времени года в Москве вечер, уютное арт-кафе «Дуровъ» на Павловской улице, двухуровневый нарядный зал, приглушенный свет, легкая приятная музыка, и все прибывающие гости…
Так начинался праздничный вечер, посвященный чествованию лучших кадровы ..
Представители компании сообщили о том, что за последнее время было уволено несколько тысяч сотрудников, чья зарплата превышала рыночный диапазон компенсаций, предусмотренный за эту работу. Теперь HR службы компании прилагают огромны ..
Госдума 6 апреля приняла в первом чтении законопроект "О внесении изменений в некоторые законодательные акты РФ" (в части совершенствования механизмов разрешения корпоративных конфликтов): ("за" - 346). Законопроектом вводится понятие "корпоративные споры", перечень которых дополняется спорами ..
Главная страница --> 
Названы лучшие специалисты кадровой сферы 2006 года