Подспорье кадровику Комментарий к новой Инструкции по заполнению новой Трудовой книжки

До апреля нынешнего года на повестке дня у работников кадровых служб стоял вопрос о замене трудовых книжек советского образца на новые - российские. Согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" новая форма трудовой книжки вводится в действие с 1 января 2004 г. Но и книжки старого образца никто не отменял: они также будут использоваться.

Теперь очередной вопрос: по каким правилам вести работу с трудовыми книжками двух образцов Последние дни ведения трудовых книжек регулируется Инструкцией 1974 .г. Постановлением Минтруда России. от 10.10.2003 № 69 утверждена новая Инструкция (вступает в силу с 30 ноября 2003 г.), а прежняя утратит силу.

Хотелось бы отметить особенность нового документа. Предмет регулирования Инструкции гораздо уже, нежели действовавший ранее. Детально регламентируется порядок заполнения трудовых книжек. Что касается процедуры их ведения и хранения, изготовления бланков трудовой книжки, иных вопросов, то они регулируются постановлением Правительства РФ №255.

Инструкция утверждена во исполнение подп. "а" п. 4 указанного постановления. Выделение порядка заполнения трудовой книжки в самостоятельный документ представляется нелогичным. Нормативный акт прямого действия более удобен в применении.

Так, при первичном заполнении сведения о работнике на первой странице заверяются подписями работника и лица ответственного за выдачу трудовой книжки. После чего ставится печать организации (п.2.2 Инструкции). Изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сопровождаются ссылками на документы (паспорт, свидетельство о браке и т.п.), которые заверяются подписью работодателя и печатью организации.

Необходимость печати нигде далее в -Инструкции не оговаривается. Между тем при увольнении работника (прекращении трудового договора) в обязательном порядке заверяются печатью все внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации записи (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением № 225).

Таким образом, при работе с Инструкцией придется одновременно обращаться к постановлению № 225.

Рассмотрим основные .новеллы. Например, в трудовой книжке не должно быть никаких сокращений (не допускается писать "пр." вместо "приказ" и т.п. Ранее изменения в сведения об образовании, профессии, специальности вносились путём зачеркивания старых данных и записи новых. Теперь они осуществляются путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания (п.2.4 Инструкции).

Нет принципиальных изменений в порядке заполнения сведений о работе.

Теперь весьма лаконично и кратко прописан порядок внесения сведений о награждении: кем, за какие достижения и какой наградой награжден работник, на основании какого документа. Инструкция 1974 г. содержала внушительный перечень наград и присваиваемых званий.

Инструкция избавилась от советской терминологии (давно кануло в Лету, например, звание "Ударник коммунистического труда").

Особое внимание следует обратить на правила заполнения трудовой книжки при увольнении. Явный недостаток прежней Инструкции - ссылки на КЗоТ. Это затрудняло ее практическое применение. Новая Инструкция опирается на нормы ТК РФ. В частности: