Все, что вы хотели знать о трудовых книжках

Таким образом, трудовая книжка продолжает выполнять свою функцию основного документа о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно знать, как правильно организовать работу с трудовыми книжками, в том числе правильно их приобретать, учитывать, выдавать. И очень важно знать, как выглядит трудовая книжка установленного образца, чтобы избежать оформления приема на работу по подложному документу.

Портрет нашей современницы

Появившаяся в январе 2004 года новая трудовая книжка серьезных внешних изменений по сравнению со своей предшественницей не претерпела. Герб СССР на обложке заменен на герб РФ, сама обложка теперь не зеленая, а серая, и формат документа уменьшен до размера паспорта. Взамен прежних 40 страниц в новой трудовой книжке 44 страницы.

Однако при разработке новых бланков серьезное внимание было уделено скрытым средствам защиты от подделок. В их числе - светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка» и специальный шов, которым скреплены листы бланков, исключающий возможность замены листов. Для трудовых книжек создана специальная бумага с водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК».

Порядок приобретения бланков

Законодательством установлен не только новый порядок изготовления бланков, но и новый порядок обеспечения ими работодателей. Производитель бланков - Московская печатная фабрика «Гознак» - заключает договор на изготовление бланков только с организациями, которые могут обеспечить должную охрану документам. На сегодняшний день на распространение трудовых книжек уполномочены ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт».

Для получения бланков трудовых книжек работодателю необходимо оформить на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес организации-распространителя с указанием количества необходимых форм.

Порядок учета и хранения

В связи с тем что трудовые книжки являются документом строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения***. Каждая организация обязана вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них****. Посмотрим, как нужно вести названные регистры.

Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. Книга учитывает бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ какого-либо работника. Записи в данный учетный регистр вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков (образец на стр. 50).

Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Плата взимается с работника наличными деньгами по приходному ордеру. А также может быть внесена сотрудником на расчетный счет организации через Сберегательный банк. Ни в коем случае нельзя вычитать стоимость книжки из зарплаты сотрудника.

Необходимо помнить о случаях-исключениях, когда бланки трудовых книжек предоставляются сотрудникам бесплатно. Во-первых, если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены. Во-вторых, если бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении документа.

Деньги с работника за бланк трудовой книжки можно не брать, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя организации.

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности по форме 0504816, которая утверждена приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. № 70н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».

Книга учета движения трудовых книжек. Трудовая книжка является личным документом работника, но весь период его работы она хранится в отделе кадров. Кадровой службой организации ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу (образец).

Все листы в обоих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. Законодательством также предусмотрено скреплять указанные книги сургучной печатью. К сожалению, данное требование очень тяжело воплотить на практике. Как выходят из этой ситуации ваши коллеги, читайте в подверстке «А как у вас?».

Если в вашей организации до сих пор не ведутся эти книги, вам надо как можно скорее заняться их оформлением. Отсутствие этих книг или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое государственный инспектор обязан наложить штраф на работодателя.

В следующий раз мы расскажем, кем, когда и как заполняются графы № 12 и 13 в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, рассмотрим вопросы оформления трудовой книжки при приеме на работу, а также остановимся на сроках выдачи трудовой книжки при увольнении.