Храним чужие документы? Придется стать архивом!

А.Н. Васильев, эксперт Объединенной редакции деловых журналов Издательства «Источник-книга»

Только недавно широкой общественности стал доступен новый совместный документ Федерального архивного агентства и Пенсионного фонда РФ — письмо от 08.10.2004, 05.10.2004 № 3/1811-К, ГБ–25–25/10734 (Текст письма в конце статьи).

Авторы письма озабочены тем, что из-за перегруженности государственных и муниципальных архивов часть документов по личному составу ликвидированных организаций оказалась на хранении у предприятий, которые де-юре не являются правопреемниками «скончавшихся» организаций, создавших эти документы. В «новой» организации может продолжать трудиться тот же коллектив в том же здании, что и в прежней, но с новой «вывеской».

Документы по личному составу необходимы гражданам для установления пенсии. И если они обращаются за справками в «новые» организации, которые в состоянии их выдать, то возникает вопрос об их юридической силе (например, когда справка о размере оплаты труда П.П. Петрова за работу в ЗАО «Цветмет» выдает ООО «Цветмет–2005», что, кстати, совсем не редкость в сегодняшней бизнес-реальности).

Пенсионный фонд совместно с Федеральным архивным агентством нашли выход, хотя и не бесспорный.
Во-первых, органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации предписано провести работу, направленную на включение в учредительные документы организаций, в собственности (владении) которых оказались документы по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, положений:
- об ответственности за сохранность таких документов и
- о выдаче гражданам для целей пенсионного обеспечения архивных справок и копий этих документов.
Во-вторых, территориальным органам ПФР предписано принимать к рассмотрению выданные такими организациями (у которых соответствующие права и обязанности прописаны в уставе) архивные справки и копии документов.

Но возникает целый ряд вопросов. По какой технологии должна строиться работа архивных органов — исполнителей нового решения? Как находить фирмы — владелицы «чужих» документов? Как их «упрашивать» внести изменения в свои учредительные документы? Ведь это повлечет необходимость прохождения предприятием процедуры перерегистрации.

В Федеральном архивном агентстве считают, что «уговаривать» никого и не придется — просто данным письмом официально признана возможность хранить чужую документацию организациям, которые хотели бы это делать.

Интересно, сколько окажется таких сознательных работодателей?

Текст письма

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
8 октября 2004 г. N 3/1811-К

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
5 октября 2004 г. N ГБ–25–25/10734

ПИСЬМО

О ПРИНЯТИИ ОРГАНАМИ ПФР АРХИВНЫХ СПРАВОК
И КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, ВЫДАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯМИ

В настоящее время сложилась ситуация, когда из-за перегруженности государственных и муниципальных архивов значительные объемы документов по личному составу оказались на хранении в организациях, которые не являются правопреемниками ликвидированных организаций, создавших эти документы.
Как известно, документы по личному составу, хранящиеся в организациях, востребуются гражданами для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению.
В целях обеспечения конституционных прав граждан Федеральное архивное агентство и Пенсионный фонд Российской Федерации рекомендуют:
1. Органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации провести работу, направленную на включение в учредительные документы организаций, в собственности (владении) которых оказались документы по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, положений об ответственности этих организаций за обеспечение сохранности оказавшихся в их собственности (владении) документов и о выдаче гражданам для целей пенсионного обеспечения архивных справок и копий этих документов.
2. Территориальным органам ПФР принимать к рассмотрению выданные организациями архивные справки и копии документов, при наличии в учредительных документах данных организаций положений об их ответственности за обеспечение сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, и о выдаче гражданам для целей пенсионного обеспечения архивных справок и копий документов.

Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П. КОЗЛОВ

Председатель
Правления Пенсионного Фонда
Российской Федерации
Г.Н. БАТАНОВ