Документирование деятельности кадровых служб. Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о защите персональных данных работников

• Изменения в системе работы с кадровой документацией;
• Классификация кадровых документов. Локальные нормативные акты;
• Штатное расписание. График отпусков;
• Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о защите персональных данных работников.

Заполнение унифицированных форм № Т-3 и Т-7, безусловно, существенно облегчает подготовку локальных нормативных актов. Однако не все документы этой группы имеют утвержденные унифицированные формы. Так, правила внутреннего трудового распорядка оформляются в произвольной форме, ТК РФ (ст. 189) устанавливает лишь требования к их содержательной части. Правила должны регламентировать порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и другие вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников и, как правило, являются приложением к коллективному договору (ст. 190 ТК РФ). Разработанный текст Правил можно оформить в следующем порядке:

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ ПРАВИЛА   внутреннего Руководитель организации трудового Личная расшифровка распорядка подпись подписи Москва   Структура текста Общие положения Порядок приема, перевода и увольнения Основные права, обязанности и ответственность работодателя Основные права, обязанности и ответственность работника Рабочее время и время отдыха Поощрения за успехи в работе Взыскания за нарушение дисциплины труда Внутриобъектный режим и т. д. Руоводитель кадровой службы Личная подпись       Расшифровка подписи Визы согласования (по усмотрению организации) СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от ____ ___________ N ____

Совершенно новыми для кадровой службы являются документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также документы об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Несмотря на то что ТК РФ требует, чтобы работники и их представители были ознакомлены с этим документом под расписку, в большинстве организаций они до сих пор не разработаны. Начать работу в данном направлении можно с составления положения (инструкции, правил и т. п.) о защите персональных данных работников. В Положении следует указать цель и задачи организации в области защиты персональных данных; раскрыть их понятие и состав; показать, в каких структур ных подразделениях и на каких носителях информации накапливаются и хранятся эти данные. Важно отметить, каким образом осуществляется сбор персональных данных (п. 3 ст. 86 ТК РФ), кто в организации (по должностям) имеет к ним доступ, как обрабатываются и используются эти данные и как они защищены от несанкционированного доступа не только внутри организации, но и относительно представителей других организаций. При оформлении положения о защите персональных данных работников можно воспользоваться следующей примерной формой, в целом, отвечающей требованиям, предъявляемым к документам организационно-правового характера:

ЗАО "ТЕХНОТРОН" УТВЕРЖДЕНО ПОЛОЖЕНИЕ Приказ директора о защите персональных ЗАО "ТЕХНОТРОН" данных работников От ____ ____________ N _____ Москва   1. Общие положения 1.1. Цель разработки Положения 1.2. Законодательные акты - основания для разработки Положения 1.3. Порядок ввода в действие и изменения Положения 2. Понятие и состав персональных данных работников 3. Создание, обработка и хранение персональных данных 4. Доступ к персональным данным работников 4.1. "Внутренний" доступ (работники данной организации) 4.2. "Внешний" доступ (другие организации и граждане) 5. Защита персональных данных работников 6. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работника Руководитель ОК И.О. Фамилия Визы согласования с заинтересованными должностными лицами Визы ознакомления

Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Лучше утвердить и ввести в действие данный документ приказом руководителя, который оформляется аналогично приказу об утверждении штатного расписания.