Документирование деятельности кадровых служб. График отпусков .

График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год. Отпускной период может показываться в графике как по месяцам (это указано в Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, прилагаемой к постановлению Госкомстата России от 06.04.01 № 26), так и по датам (это отражено в самой унифицированной форме графика отпусков № Т-7).

График отпусков, согласно Инструкции Госкомстата России, должен быть сводным, т.е. единым для всей организации. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. В связи с последним условием кадровая служба может использовать следующую методику подготовки графика отпусков. Сначала составляется приказ или распоряжение о подготовке проектов графиков отпусков на следующий календарный год в каждом - структурном подразделении организации, например:

ООО "ЭТАЛОН" РАСПОРЯЖЕНИЕ 28.11.2002                 N 47 Москва О подготовке отпусков на 2003 г. Для составления графика отпусков ООО "ЭТАЛОН" п р е д л а г а ю: 1. Руководителям структурных подразделений предстваить в отдел кадров по установленной форме (прилагается) предложения по графику отпусков на 2003 г., срок 05.12.2002. 2. Отделу кадров составить проект сводного графика отпусков на 2003 г. и представить его на утверждение в дирекцию. Ответственный - начальник отдела кадров - Соколов Т.Н., срок исполнения - 10.12.2002. Директор                       подпись                      М.И. Павлов С распоряжением ознакомлены: Начальник отдела кадров                  подпись           28.11.2002           Т.Н. Соколов Начальник технического отдела         подпись           29.11.2002             А.Б.Петров Начальник отдела маркетинга            подпись           29.11.2002           О.В. Булкин и т.д. В дело № 01 - 07 подпись 29.11.2002

Предложения структурных подразделений вносятся в проект сводного графика отпусков, который визируется руководителем кадровой службы и руководителями других структурных подразделений и согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии). Гриф согласования с профсоюзным органом должен содержать ссылку на протокол заседания, например:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от ___ __________ 2002 г. N _____

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО "Электроника" подпись М.П. Максимов 16 декабря 2002 г.

При разработке и утверждении графика отпусков необходимо учитывать требование ТК РФ о подготовке этого документа не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Из утвержденного сводного графика отпусков целесообразно сделать выписки для структурных подразделений и передать их под расписку руководителям подразделений, которые в свою очередь ознакомят с ними подчиненных.

В унифицированной форме графика отпусков предусмотрена возможность перенесения срока отпуска при наличии уважительной причины или по просьбе работодателя при условии согласия работника.