Организационный отношения в системе менеджмента - Основы менеджмента

4. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОТНОШЕНИЯ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА

4.7. Профессионалы советуют

Подготовка и использование описания конкретных работ (должностных инструкций)

(Preparing and Using Job Descriptions)

Описание работ помогает подразделению организовать в виде отдельных работ то, что занимает большую часть времени сотрудника. Это база для подготовки целей по ключевым результатам, объемов работ по каждой функции и для каждого сотрудника. Описание работ используется для знакомства с характером работ кандидатов на замещение конкретных должностей а так же при аттестации сотрудников.

Определение. Описание работ – структурированная и фактически существующая конкретная функция (работа), а так же цели, стандарты оценок деятельности по этой функции, границы ответственности. Оно так же включает наименование должности, подразделения, подчиненность сотрудника.

Достоинства составления описания работ.

Оно:
- полезно при использовании при приеме на работу,
- помогает планировать цели и требования по обучению персонала,
- существенно для четкого определения границ ответственности и принятия решений.

Недостатки наличия таких документов:

Они:
- могут вызвать реакцию типа «Это не соответствует описанию моей работы»,
- требуют регулярной модернизации.

Перечень действий.
1. Информирование штаба о причинах составления нового документа, пересмотра и исправления существующего.
2. Определение ответственности.
Документ должен оцениваться по ответам на следующие вопросы:
- Имеет ли ответственный за работу ясную зону обслуживания?
- Относится ли описание работ к реальному сотруднику?
- Способен ли менеджер контролировать штат подчиненных по этому описанию?
- Сколько уровней ответственности реально существует на этой работе?
- Имеются ли несколько работ во многом схожих друг с другом?
- Ясно ли изложены штабные и линейные функции?
- Могут ли отдельные цели или дела «опущены вниз» и включены в индивидуальные описания дел нижестоящих сотрудников?
- Имеются ли «бреши» в перечне выполняемых дел?
3. Сбор информации.
Лицо, составляющее описание работ должно иметь следующую информацию:
- что менеджмент хочет от работы,
- что думает исполнитель о том, что он должен делать по описанию и что он действительно делает,
- что думают другие, связанные по работе с этим сотрудником, о том, что он делает и чего не делает.
Сбор осуществляется путем неформальных интервью, применение анкет допустимо, но менее желательно.
4. Составление описания работ.
Оно должно содержать:
а) базовую информацию:
- наименование работы, должность, подразделения,
- ответственный за…,
- ответственный перед…
- главные функциональные взаимоотношения.
б) главные назначения (цель) работы,
в) главные обязанности / ключевые результаты.
5. Модернизация и пересмотр документа.
Описание должно отражать современность и оцениваться на предмет совершенствования:
- по крайней мере через год после введения,
- если должность вакантна, то для оценки ее необходимости,
- после того как новый сотрудник проработал несколько месяцев и понял, что требуется модернизация документа.

Что надо и чего не надо делать при составлении описания работ.

Надо:
- включать текущих сотрудников, выполняющих рассматриваемую работу,
- проверять практику работы в «окружающей среде»,
- регулярно пересматривать описания.

Не надо:
- забывать информировать штаб фирмы об отмене, модернизации описаний,
- исключать инициативу сотрудников.