Национальные подходы к системам поддержки НСИ

Деятельность любого предприятия, вне зависимости от отраслевой специфики, связана с постоянным обращением к нормативно-справочной информации (НСИ). По мере того как компания растет и развивается, количество такой информации быстро увеличивается. Для обеспечения идентичности сведений, находящихся в многообразии информационных систем, используемых в компании и ее филиалах, необходимо эффективное управление словарями и справочниками, применяемыми в этих системах.

Перемены в организационно-экономическом устройстве нашей страны за последние два десятилетия привели к тому, что традиции отечественной школы стандартизации оказались в значительной степени утраченными. Принятое в период ведения планового хозяйства централизованное обеспечение организаций разнообразной внешней нормативно-справочной документацией (отраслевые справочники, общероссийские классификаторы и др.) в настоящее время носит несколько иной характер, чем прежде, и не отвечает современным требованиям. В результате дефицит в подобной информации испытывают практически все экономические структуры, к какой бы сфере деятельности они ни относились.

Любая организация независимо от формы собственности и сферы деятельности использует в повседневной работе отраслевые и общероссийские классификаторы, а также разного рода справочники, включающие перечни товаров, контрагентов, прейскуранты и тому подобную информацию. Данная информация поступает как из внешних источников (ГОСТы, справочники и классификаторы отраслевых министерств, ведомств), так и порождается внутри бизнес-подразделений самой компании, образуя фонд НСИ. Чем более сложной является административно-территориальная структура предприятия, тем острее становится потребность во внедрении корпоративной системы поддержки НСИ (КСП НСИ). У крупной или средней компании, в состав которой входит несколько предприятий, филиалов, подразделений, неизбежно возникает потребность в консолидации и унификации данных, которые поступают из разных источников.

Для эффективного взаимодействия бизнес-подразделений и правильной организации работы с контрагентами необходимо вырабатывать унифицированную форму представления внутрикорпоративных данных с использованием единых классификаторов, каталогов.

К сожалению, нередко складывается такая ситуация, когда в различных бизнес-подразделениях компании и программно-технических системах, обслуживающих их нужды, отсутствует единая система классификации одних и тех же объектов, что создает проблемы информационного взаимодействия между различными подсистемами и ведет к несогласованным действиям соответствующих подразделений. В настоящее время часто встречается ситуация, когда поступающие на предприятие расходные или вспомогательные материалы не имеют единых кодов классификации. Эти материалы учитываются различными подразделениями и в различных системах по-разному. Это существенно затрудняет консолидацию данных и осложняет ведение единого учета, что, в свою очередь, негативно сказывается на деятельности всей организации.

Так как речь идет о бизнес-процессах и об информационном обеспечении деятельности компании, необходимо рассматривать КСП НСИ как совокупность методик ведения и поддержки НСИ, а также ряда технологических решений, обеспечивающих решение задач создания единого информационного пространства предприятия. Посредством такой системы должны быть обеспечены не только консолидация, централизованное хранение и доступ, но также анализ и управление НСИ путем интеграции на уровне справочных данных.

Осенью 2004 года для определения места и роли КСП НСИ в бизнесе предприятия, а также для сравнения точек зрения ИТ-консультантов и представителей бизнеса, компанией IBS был организован круглый стол на тему «Корпоративные системы поддержки нормативно-справочной информации». В ходе этого мероприятия руководителям ряда крупных российских предприятий, специализирующихся в различных видах коммерческой деятельности — финансовой, банковской, в сфере страхования, нефтегазодобывающей отрасли, автомобилестроении, пищевой промышленности и розничной торговле был задан ряд вопросов относительно различных аспектов управления НСИ. Цель опроса заключалась в том, чтобы выявить текущее состояние и потребности российских компаний в разворачивании систем поддержки нормативно-справочной информации, а также выяснить специфику процессов внедрения и дальнейшей поддержки таких систем. В ходе обсуждения текущего состояния с поддержкой НСИ на предприятии выяснялась и более детальная информация:

• какое подразделение было инициатором внедрения системы НСИ;
• кто является ее разработчиком;
• какова ее архитектура (централизованная, распределенная), кто разрабатывал методологию внедрения;
• какие используются классификаторы, кем внедряется и поддерживается НСИ;
• какова процедура обновления справочников.

Также затрагивались вопросы степени участия и ответственности менеджеров верхнего уровня в решении относительно внедрения НСИ на предприятии, а также принципы и источники финансирования подобных проектов. Данный опрос выявил растущий интерес его участников к проблеме внедрения системы поддержки НСИ на предприятии. Оказалось, что потребность в подобных системах достаточно высока — все участвовавшие в работе круглого стола компании достигли той степени развития, когда отсутствие унифицированной системы обмена нормативными документами и справочной информацией становится тормозом в осуществлении управленческих функций и выполнении бизнес-транзакций. Как выразился один из участников виртуального круглого стола, «с тех пор как подавляющая масса товаров перестала идентифицироваться в соответствии с ГОСТами, ситуация с идентификацией объектов учета, поступающих от различных внешних поставщиков, стала катастрофической».

Обсуждение показало, что существует несколько групп предприятий с различной степенью реализации проектов по внедрению подобных систем, обеспечивающих поддержку НСИ. В одной из опрашиваемых групп имеют место развитые распределенные структуры, где уже эксплуатируется несколько разрозненных независимых систем поддержки НСИ. В другой группе консолидированная система поддержки НСИ недавно внедрена и теперь проходит испытания. Также есть группа, где уже реализованы и интегрированы в ERP-систему собственные разработки и идет процесс консолидации разрозненных корпоративных справочников предприятий с централизованными справочниками. Примерно в половине опрошенных компаний системы поддержки НСИ отсутствуют, хотя разрозненные справочники используются в различных подразделениях или структурах холдинга либо в качестве элемента автоматизированной банковской системы. При этом все участники опроса подтвердили заинтересованность во внедрении подобной системы и сообщили о планах по реализации таких проектов на их предприятии в течение ближайших двух лет.

По мнению участвовавших в опросе ведущих ИТ-менеджеров, система поддержки НСИ на предприятии должна играть роль связующего сервиса, который позволит поднять процессы управления НСИ на предприятии на новый технологический уровень. Другая, не менее важная задача — распространение НСИ в масштабах организации (как правило, территориально-распределенной), привитие навыков исполнения правил и регламентов и обеспечение обмена информацией из справочников, выработка стандартов классификации между участниками отраслевой деятельности, в первую очередь с контрагентами предприятия, а также с поставщиками общероссийской и отраслевой НСИ.

Безусловно, данную выборку нельзя считать на 100% репрезентативной, тем не менее участвовавшие в опросе компании являются флагманами российской экономики, поэтому их мнение может послужить основой для определения основных тенденций российского рынка НСИ.

Как, например, представляют себе участники опроса место системы поддержки НСИ в общей структуре информационной системы управления предприятием? Некоторые из участников круглого стола отводят корпоративной системе поддержки НСИ роль элемента, интегрированного в корпоративную ERP-систему, другие — рассматривают ее как самостоятельную консолидированную базу унифицированной информации, тесно взаимодействующую с прочими корпоративными информационными системами. С учетом ограниченности бюджетов на информационные проекты в российских компаниях и требований их веского обоснования при принятии решения приоритет обычно отдается модульной масштабируемой архитектуре с возможностью поэтапного внедрения и постепенного выделения финансовых средств.

При выборе централизованной либо децентрализованной архитектуры системы поддержки НСИ, как правило, не существует единого рецепта — все зависит от объема нормативно-справочной информации, специфики деятельности компании, ее территориально-экономической структуры, необходимости удаленного доступа к системе, наличия адекватного средства поиска и многих других факторов. Одним из вариантов решения является комбинированная многоуровневая архитектура: часть мастер-справочников может быть размещена на местах, их необязательно выделять в единую общую структуру. Наряду с этим может быть создана специализированная централизованная система поддержки таких НСИ, по сути обеспечивающая сбор всех мастер-справочников в единой системе.

Какие трудности возникают при внедрении системы поддержки нормативно-справочной информации? Разнообразие применяемого на предприятии программного обеспечения заставляет осуществлять интеграцию информационных систем, и первая проблема, которая возникает на этом пути, — «непонимание» при взаимодействии таких подсистем. (Один и тот же объект во взаимодействующих информационных системах может называться по-разному, например, «кассовая лента» и «чековая лента».) Для преодоления этих трудностей очевидна необходимость введения единого языка для унификации данных и введения методик и регламентов привлечения экспертов для ввода сведений в НСИ.

В нашей стране решение проблемы выбора принципов кодирования пока не представляется очевидным — в качестве классификаторов для работы с клиентской базой контрагентов предлагается использовать ИНН, номер пенсионного удостоверения, паспортные данные, внутренний корпоративный номер клиента, однако любое из названных средств классификации подвержено изменениям и не может служить единым полем кодирования в той мере, в какой эту функцию выполняет, например, принятый в США номер социального страхования. При разработке принципов кодирования необходимо учесть все службы, в том числе проектируемые, с которыми эти принципы придется согласовывать.

Примерно половина участников виртуального круглого стола высказала мнение, что инициатива внедрения системы поддержки НСИ должна исходить от ИТ-службы. Другая часть аудитории настаивала на том, что инициатором должны выступать функциональные подразделения (например, службы сбыта или закупок в холдинговых компаниях с большим количеством филиалов и подразделений) — именно эти структуры в крупных компаниях в наибольшей степени заинтересованы во внедрении подобных систем. В подавляющем большинстве случаев крупные компании готовы заказать разработку системы поддержки НСИ специализированным фирмам (при отсутствии штатных разработчиков), однако методология внедрения подобных систем и принципы кодирования должны разрабатываться совместно поставщиком системы и собственными консультантами компании-заказчика.

Роль менеджеров верхнего звена в данном процессе чрезвычайно велика: от их компетенции и понимания проблем, к которым ведет отсутствие КСП НСИ, в конечном счете зависит принятие решения о финансировании проекта. Ведущие менеджеры решают стратегические вопросы внедрения систем поддержки НСИ, исходя из целей оптимизации бизнеса. Вопросы тактики отрабатывают менеджеры среднего звена и непосредственные исполнители ИТ-проекта. Как бы ни был хорош проект, санкция на его внедрение будет дана лишь после того, как руководство сможет убедиться в очевидных выгодах, которые бизнес получит от внедрения системы за обозримый период времени.

Регламент ведения НСИ в каждой компании определяется индивидуально, но имеет общие черты. Один из типичных примеров: заявка, поступившая на внесение информации, обновление или публикацию документа, визируется у руководителя подразделения, руководителя службы ИТ и после этого передается системному администратору. Общий контроль целостности и адекватности системы должен находиться в ведении специализированной службы, возглавляемой, например, начальником отдела внутренних проверок.

Для ведения системы поддержки НСИ на некоторых предприятиях создается выделенный центр поддержки с администратором НСИ во главе, координирующий работу групп, ответственных за ведение различных справочников. В функции этой административной единицы входит контроль над изменениями словарей и справочников, выполнение четко определенных инструкций и процедур при обновлении информации с целью обеспечения целостности, полноты и актуальности НСИ.