Как поставить бюджетное управление

В центре внимания акционеров и высшего руководства компании находятся такие ключевые показатели его деятельности, как отдача на вложенный капитал, прибыльность активов, производительность труда. Эти индикаторы показывают, насколько успешно действует компания. Притом если она осуществляет деятельность по нескольким направлениям, выпускает широкий ассортимент продукции, имеет подразделения в различных регионах, данные показатели необходимо определять для каждого вида бизнеса, каждой группы продуктов, каждого территориального подразделения. Только в этом случае можно оценить, насколько эффективны те или иные направления деятельности, насколько прибыльны отдельные виды продукции, насколько эффективно работают дочерние структуры в регионах.

Знание реального положения дел в различных направлениях бизнеса дает возможность принимать обоснованные решения о том, в какие направления целесообразно инвестировать финансовые ресурсы, от каких видов деятельности следует отказаться, какие структуры компании работают неэффективно и требуют особого внимания высшего руководства. Однако эти знания необходимы для успешного управления бизнесом, но отнюдь не достаточны. Управлять — это значит ставить конкретные цели, планировать, осуществлять контроль на основе утвержденных планов, анализировать результаты, сопоставляя их с плановыми показателями, выявлять причины отклонении и принимать решения, устраняющие эти расхождения.

Именно такой подход реализуется в технологиях бюджетного управления, составляющих ядро управленческого механизма большинства успешных зарубежных и российских компаний. Для него характерны следующие моменты:

• установление непосредственной связи целевых показателей с планами, направленными на их достижение;
• установление соответствия между планами и фактическими результатами, осуществление оперативного контроля отклонений и выявление их причин;
• обеспечение адекватности планирования: соответствие разрабатываемых планов реальным возможностям предприятия и условиям внешней среды, повышение оперативности внесения изменений в планы по мере выявления расхождений;
• согласование различных направлений деятельности компании и деятельности ее отдельных подразделений и осуществление проектов на основе единого скоординированного плана (бюджета);
• разграничение ответственности между руководителями различных направлений и руководителями, находящимися на разных уровнях организационной иерархии, за достижение результатов;
• оценка и возможность сравнения эффективности различных направлений бизнеса, подразделений, продуктов;
• применение сценарного подхода к планированию и оценка альтернатив.

Сказанное можно рассматривать как развернутое определение системы бюджетного управления. И только если компания использует в своей деятельности эти принципы, допустимо говорить, что она реализовала концепцию бюджетного управления.

Внедрение этой концепции дает компании целый ряд дополнительных преимуществ, к числу которых относятся:

• оперативное прогнозирование обеспеченности денежными средствами, повышение ликвидности;
• оперативное управления ресурсами, оборотными средствами и запасами, повышение эффективности их использования;
• возможность обоснования необходимости выделения финансовых ресурсов на различные направления хозяйственной деятельности и оценки инвестиционной привлекательности различных направлений бизнеса;
• снижение накладных расходов на управление;
• повышение финансовой прозрачности;
• мотивация персонала на достижение заданных показателей;
• укрепление финансовой дисциплины.

Таким образом, не будет преувеличением сказать, что внедрение системы бюджетного управления приводит в действие механизм повышения эффективности деятельности компании. При этом эффективность понимается совершенно конкретно — как способность компании достигать поставленных целей, выраженных в виде финансовых показателей.

Система бюджетного управления дает наибольший эффект, если она подкреплена информационными технологиями. В этом случае многократно возрастают возможности оперативной корректировки планов и внесения данных о текущих операциях, анализа планов и результатов их исполнения, рассмотрения различных сценариев деятельности компании. Основные преимущества автоматизации процесса бюджетного управления состоят в следующем:

• оперативность получения необходимой информации;
• развитые аналитические возможности;
• создание единого информационного пространства компании;
• наличие активной системы оповещения об отклонениях;
• снижение трудозатрат специалистов на поиск и обработку информации.

В настоящее время на российском рынке информационных технологий — достаточно широкий выбор программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию процесса бюджетного управления. Наиболее известны из них продукты Active Planner, Adaytum e.Planning, BJet, Comshare MPC, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer, PlanDesigner, "Инталев: Управление финансами", "Инталев: Корпоративные финансы", "Контур Корпорация. Бюджет", представляющие собой либо системы бюджетирования, либо более сложные программные системы, в состав которых входят модули, позволяющие реализовать бюджетное управление. Спектр их функциональных возможностей и стоимостных характеристик способен удовлетворить потребности самых разных компаний, отличающихся как по масштабам, так и по видам деятельности.

Для того чтобы остановиться на "единственно верном" решении из множеств; альтернатив, необходимо предварительно определить, как именно будет строиться процесс бюджетного управления в компании. Постановка процесса складывается из ряда этапов: определена финансовой структуры компании, выбор видов бюджетов, разработка их форматов, описание технологии бюджетирования и организации собственно процеса бюджетирования. При наличии специалистов высокой квалификации в самой компании эта работа может быть выполнена ими, но чаще всего понадобится привлечение консультантов, специализирующихся на данных вопросах.

И только тогда, когда процесс бюджетирования формализован, следует переходить к выработке требований к программному продукту и принимать решение о выбор наиболее подходящей автоматизированной системы. Ну а после ее приобретения предстоит еще один трудоемкий этап работы — внедрение, в ходе которого осуществляется настройка программного продукта в соответствии с принятым в организации процессом бюджетирования и обучение персонала применению информационных технологий в ходе осуществления этого процесса.