Как провести тендер (конкурс) по выбору консультанта

Консультационную компанию по управлению можно выбирать разными способами: на основе уже имеющегося опыта сотрудничества, по серьезной рекомендации, степени известности и положительным откликам, опубликованным рейтингам, на основе вашего собственного доверия, возникшего в результате ознакомления с конкретной компанией. Так чаще всего и происходит, особенно, когда речь идет о привлечении внешних консультантов для решения ограниченного круга не самых сложных проблем.

В ходе предварительного отбора нескольких консультационных компаний Вы обращали внимание на их качественные характеристики, убедившись, что каждая из них:

• имеет солидный опыт работы (скажем 5–10 лет) по управленческому консультированию;
• в ее штате работают десятки консультантов с дипломами ведущих российских ВУЗов и зарубежных бизнес-школ, обладающие опытом работы с зарубежными клиентами;
• масштабы консалтинговой компании и пакет ее услуг сочетаются с масштабами Вашего предприятия и объемом предстоящей работы. (Вряд ли стоит доверять выполнение проекта для крупного предприятия небольшой фирме, а маленькому бизнесу – обращаться в международную консалтинговую компанию из «большой четверки».);
• консультанты имеют опыт реализации аналогичных проектов на схожих по величине и отраслевой принадлежности предприятиях. (Хотя отраслевой опыт желателен, он не является решающим, т. к. законы эффективного управления компаниями в условиях рыночной экономики едины.);
• компания пользуется хорошей репутацией, имеет положительные отзывы клиентов, открытую информацию о своей деятельности, в т. ч. список клиентов с указанием видов услуг для них.

Консультационная компания может быть выбрана по результатам тендера, организуемого предприятием-заказчиком. В каких случаях логично проведение тендера?

На этот вопрос можно ответить по-разному. Одни скажут, что данную процедуру следует соблюдать всегда, тем более, что такова практика международных организаций и зарубежных компаний. Другие (и таких большинство) предпочитают обходиться без организации тендера, руководствуясь перечисленными выше качественными характеристиками консультанта.

Чаще всего тендерный подход предпочитают крупные российские компании для решения целого ряда сложных взаимосвязанных проблем, таких как: реструктуризация, формирование холдингов и системы их функционирования, оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов, оптимизация системы логистики и др. По этому пути идут и тогда, когда в процессе предварительного отбора консалтинговых фирм заказчик увидел, что с поставленными задачами способны справиться несколько претендентов и поэтому сразу затруднительно отдать кому-либо предпочтение.

Подбор консультанта с помощью тендера может оказаться проблематичным, если заказчик планирует решить с привлечением внешних ресурсов какие-то специфические проблемы, которые еще не решались в рамках консалтинговых услуг, и тогда следует довериться той компании, которая, на ваш взгляд, способна осилить поставленные задачи.

И, наконец, хотелось бы посоветовать: не следует проводить тендер в порядке «соблюдения формы», демонстрируя «беспристрастность» и «объективность», если на самом деле Ваш выбор уже предопределен. (Печально, но таких случаев в российской действительности немало.).

Итак, Вы провели необходимую подготовительную работу: разработали Техническое задание (ТЗ), в результате первичного отбора остановились на нескольких консалтинговых компаниях (скажем на 3–5), разослали им приглашения к участию в закрытом тендере, получили ответы о заинтересованности, в которых изложен предыдущий опыт претендентов по решению схожих проблем. Следующий Ваш шаг – направление участникам главного тендерного документа – Технического задания. Его составление – самая трудоемкая часть подготовки к тендеру, требующая опыта и усилий специалистов соответствующих подразделений и служб. В случае возникновения трудностей выход может быть один: обратиться за помощью к квалифицированному независимому консультанту, возможно, для оказания содействия не только в подготовке ТЗ, но и в проведении тендера «под ключ».

В ТЗ полезно дать краткую информацию о компании, проводящей тендер (время работы на рынке, сфера деятельности, позиционирование, оборот, структура и др.). Однако самое главное – подробно описать стратегические и оперативные цели проекта, четко и как можно более предметно поставить перед консультантами задачи, сформулировать конечные результаты, ожидаемые от работы консультантов. В ТЗ следует попросить участников тендера в своих коммерческих предложениях изложить методологический и организационный подход к выполнению работ, указать стоимость услуг по проекту и порядок оплаты, предоставить описание опыта предполагаемых исполнителей проекта. В ТЗ следует назвать срок подачи коммерческого предложения и подведения итогов конкурса.

После рассылки ТЗ участникам тендера и даже по получении коммерческих предложений желательно продолжить более углубленное изучение претендентов путем контактов и, возможно, встреч с ними. В ходе дополнительных контактов необходимо снять имеющиеся у Вас вопросы, обсудить с консультантами план взаимодействия, определить, с чем Вы сможете справиться сами, а чем должны заняться консультанты. Очень важно заранее выяснить, какая информация потребуется консультантам для работы, и подготовить ее, учесть их просьбы по организации работы и взаимодействию с заказчиком. Важно, чтобы план, представленный участниками тендера, был абсолютно понятен Вам.

Мировая практика определила ряд основных критериев оценки победителей тендеров (конкурсов). Они закреплены в законодательстве ряда стран, в документах международных организаций (директивы Европейского Союза, многостороннее соглашение о госзакупках в рамках ВТО, строгий порядок организации тендеров по линии МБРР, ЕБРР, ПРООН, программы ТАСИС и др.). В российском законодательстве нет термина «тендер», а термин «конкурс» содержится в ГК РФ. Однако порядок его проведения и выявления победителей относится к сфере закупок для государственных нужд.

Российские компании не пользуются какими-либо едиными принципами определения победителей тендеров, хотя в последние годы многие из них берут на вооружение правила международных организаций.

Прежде всего организаторы тендера должны определить критерии оценки качества полученных коммерческих предложений. Для удобства можно ввести 100-бальную систему оценки.

Мы советуем на первое место в списке критериев вынести вопросы, относящиеся к качеству коммерческого предложения. Этот показатель можно определить максимальным количеством баллов – 60.

Что здесь следует оценивать?

• Насколько точно и полно консалтинговая компания представляет себе стратегию и цели проекта, поставленные перед ней задачи; насколько она готова в рамках целевых установок заказчика разработать реальную, вполне выполнимую программу действий по устранению обозначенных узких мест в деятельности предприятия.
• Насколько многовариантны, оригинальны (не шаблонны) подходы консультантов к выполнению своей миссии, насколько удобен и приемлем предложенный ими организационный план действий.

Важным критерием выбора победителя является предлагаемая стоимость услуг. При этом необходимо брать в расчет соотношение цена/качество. Выбор победителя преимущественно на основе ценового критерия может подтолкнуть Вас к принятию ошибочного решения. Как правило, консультанты предлагают стоимость за разработку всего проекта исходя из стоимости и качества привлекаемых ресурсов, длительности и срочности работы, накладных расходов и т. д. По вашей просьбе консультанты могут представить поэтапную стоимость работ, причем по желанию для каждого из них можно составить отдельные контракты. Сложнее определить оптимальную цену проекта, если в коммерческом предложении предлагается взять за основу почасовую оплату. Дело в том, что при выполнении сложных проектов, требующих нескольких месяцев усилий целой команды специалистов, заказчику практически невозможно проконтролировать, какое количество времени тратят привлеченные специалисты. Говоря о стоимости консультационных услуг, хотелось бы подчеркнуть, что «знающие себе цену» компании, предоставляющие услуги международного уровня, хорошо знакомы со своим рынком и не предложат неконкурентных «заоблачных» цен. Следует настороженно отнестись к предложениям, явно рассчитанным на выигрыш тендера исключительно за счет стоимости. Предлагаемые демпинговые цены в управленческом консультировании – это верный признак некомпетентности, неуверенности консультантов в собственных силах. Конечно, с консультантами можно торговаться, но всякий раз, когда вы можете добиться уступки в цене, поинтересуйтесь, за счет чего они собираются это сделать, не повлияет ли уступка на качество и объем услуг.

В один из критериев оценки присланных коммерческих предложений следует объединить отмеченные Вами положительные качества компаний-участников тендера, о которых мы говорили выше, в т. ч. опыт команды исполнителей проекта.

Важно, чтобы в процедуре подведения итогов и определения победителя тендера приняли беспристрастное участие руководители и специалисты заинтересованных звеньев предприятия. Топ-менеджеры не должны навязывать победителя. «Взвешенное, объективное решение, принятое в обстановке полной прозрачности, положительно скажется на качестве проекта и закрепит за Вами репутацию справедливого руководителя.