"Страховой запас" для уровня сервиса

Информационные системы используют для учета запасов такие параметры, как минимальное и максимальное количество. Некоторые из них объективны. Это значит, что существует один верный или оптимальный ответ. К примеру, экономичный размер заказа требует сравнения фактической стоимости товара, издержек хранения запасов и стоимости их пополнения. Таким образом можно определить конкретный объем пополнения при наименьшей совокупной стоимости каждой единицы товара.

Другие параметры субъективны по своей природе. И другого ответа не существует. Резервный запас (также известный как страховой запас) – это один из таких параметров. Резервный запас предотвращает возникновение дефицита товара, связанного с неожиданным спросом или задержками заказа на пополнение поставщиком. Это своего рода страховка.

Как и в случае со многими другими типами страховки, не существует единственно «правильного» или оптимального объема. Если вы поговорите с тремя страховыми агентами о страховании жизни, скорее всего, они предложат вам купить страховку за три разные суммы. Определяя объем резервного запаса, вы должны спросить себя: «Сколько средств я готов вложить в предотвращение дефицита?» Скорее всего, ответ будет разным для разных товаров. Поэтому важно ответить на вопросы:

• Какова вероятность возникновения дефицита данного товара?
• Насколько будут расстроены наши клиенты, если данного товара не окажется на складе?

Следует помнить, что наиболее вероятен дефицит у следующих товаров:

• с непостоянным сроком выполнения заказа поставщиком. Если поставки часто запаздывают на несколько недель, возможно, вам стоит иметь некоторый резервный запас, чтобы удовлетворять запросы клиентов во время непредвиденных задержек заказов на пополнение;
• продажи которых сильно колеблются. Возможно, в месяц вы продаете от 10 до 1000 единиц товара, не получая заблаговременного предупреждения о том, что расход значительно увеличится.

Что бы ни говорили ваши продавцы, скорее всего, покупатель не ждет, что каждый товар будет у вас на складе постоянно. Однако и вы, и ваши клиенты предполагаете, что какие-то товары всегда будут в наличии. Такие товары мой учитель Алан «Бадди» Сильвер называл товарами «болезненной задержки». Когда вам говорят, что их нет на складе, вы испытываете неудобство.

Несмотря на то, что некоторые товары требуют больших резервных запасов, чем другие, и это совершенно очевидно, большинство торговых предприятий используют некие общие правила поддержания резервных запасов для всех товаров. Типичная политика определения объема резервного запаса бывает такой:

• Резервный запас равен 50% от расхода в течение времени выполнения заказа на пополнение.
• Резервный запас будет равен запасам, необходимым на один месяц.

В результате образуется излишний резервный запас одних товаров (связывая средства, сокращая оборачиваемость и занимая слишком много места на складе), тогда как резервный запас других оказывается недостаточным (что вызывает дефицит и недовольство покупателей).

Мы разработали простой способ определить, насколько эффективен объем ваших резервных запасов. Для этого анализа необходима следующая информация о каждом из товаров на вашем складе:

• Фактический расход за каждый из предшествующих месяцев. В нашем примере, взятом из опыта одного из наших клиентов, мы берем данные за пять месяцев.
• Прогнозируемый спрос (т.е. прогнозируемый расход за каждый месяц).
• Ваш метод определения резервного запаса. В нашем примере резервный запас выражается в месячном объеме запасов.
• Стоимость замены единицы товара. В нашем примере стоимость единицы товара равна $21.46.

Для каждого месяца мы вычитаем фактический расход из прогнозируемого (табл. 1).

Табл. 1

В 1-й, 2-й и  3-й месяцы расход превысил прогнозируемый. И для того чтобы предотвратить возникновение дефицита, понадобился резервный запас. Посмотрим, хватит ли запаса на один месяц для предотвращения дефицита (табл. 2).

Табл. 2

Резервного запаса на месяц хватит, чтобы предотвратить дефицит во втором месяце, но не в третьем. А что будет, если наш резервный запас равен расходу за 2 месяца? Смотрим таблицу 3.

Табл. 3

Резервный запас, равный расходу за два месяца, предотвратит возникновение дефицита в этот период, но во сколько это обойдется? Средние вложения в резервный запас на два месяца составят $718482, тогда как средние вложения в резервный запас на один месяц будут вполовину меньше. Решая, сколько резервного запаса вам необходимо, проведите такой анализ для всех товаров на складе и посмотрите, сколько раз может возникнуть дефицит товара при разных объемах резервного запаса.

Не упустите из виду, когда конечный баланс для товара будет очень большим. Скорее всего, расход таких товаров довольно предсказуем, а время выполнения заказа поставщиками практически не колеблется. Вы можете сократить резервный запас этих товаров, сохранив при этом желаемый уровень сервиса.

У клиента, предоставившего данные для этого примера, на складе хранится 1738 товаров. Резервный запас каждого товара на один месяц обошелся бы в $3071143, и дефицит возник бы в 1,157 случаях из 8,690 возможных (1,738 товаров * 5 месяцев = 8,690). 

Процент случаев, когда товара нет на складе, таким образом, составляет 13.3% (1,157 случаев отсутствия товара ÷ 8,690 возможных случаев = 13.3%), или процент случаев, когда товар есть на складе, составляет 86.7%.  Резервный запас каждого товара на два месяца обошелся бы в $6142286, в 557 случаях товара не оказалось бы на складе (процент случаев отсутствия товара составляет 6.4% (557 случаев отсутствия товара ÷ 8690 возможных случаев = 6.4%, или процент случаев наличия товара на складе составляет 93.6%).

Располагая такой информацией, клиент начал совершенствовать свои инвестиции в запасы. Были рассмотрены случаи «болезненных задержек», и резервный запас таких товаров был выборочно увеличен до полной ликвидации дефицита. Ввели в действие корпоративную политику, согласно которой такие «основные» товары должны быть постоянно доступны и иметься на складе. Резервный запас некоторых из этих товаров равен запасу на один месяц, резервный запас других – запасу на полтора месяца, а для каких-то товаров резервный запас был равен расходу за 2,6 месяцев. 

Для второй группы товаров «умеренного значения» клиент рассмотрел несколько вариантов вложений в резервный запас и соответствующий прогноз доли случаев, когда товар был на складе, и принял решение стремиться к тому, чтобы товар был на складе в 93 процентах случаев. Отдел закупок определяет объем резервного запаса таким образом, чтобы прогнозируемый дефицит имел место лишь в 7% месяцев. Снова были изучены прогнозируемые итоговые балансы, чтобы разместить средства на резервные запасы наилучшим образом.

Для третьей группы, в которую вошли «менее важные» товары, наш клиент сравнил разные вложения и соответствующую вероятность возникновения дефицита и принял решение поддерживать товар на складе в 80% случаев.

Решение об инвестировании резервных запасов – субъективное. Единственно «правильного» ответа не существует. Однако благодаря анализу вы можете принять обоснованное решение и наиболее мудро вложить средства в резервный запас.