Системы управления проектами и ERP-система в корпорации

ERP-системы используются в крупных организационных структурах, направлены на интегрированное управление всеми внутренними производственными процессами, включая финансовые потоки, бухгалтерию, логистику. Эти системы идеальны для решения циклических, повторяющихся задач, циркулирующих в рамках конкретной организационной структуры. Эффект от внедрения ERP-систем достигается в первую очередь за счет оптимизации внутренних бизнес-процессов компании.

Вообще задачи планирования, решаемые любой организацией можно отнести к долгосрочным, среднесрочным или краткосрочным (оперативным). ERP-системы обеспечивают преимущественно решение задач учета, среднесрочного и оперативного планирования.

Задачи среднесрочного планирования: Работа по заключенным договорам; незначительные вариации производимой продукции - в рамках имеющейся технологии. Решения на этом уровне - формирование портфеля договоров, формирование субдоговоров, объемно-календарное планирование, незначительные изменения технологии, увольнения или наем рабочей силы. Длительность составляет 3-18 месяцев.

Задачи краткосрочного или оперативного планирования - выполнение объемно-календарных планов, расчет фактической себестоимости, мониторинг производственных графиков. Решения этого уровня - формирование необходимой для каждодневной деятельности документации - наряды, приказы, отчеты и пр. Длительность - от нескольких дней до нескольких месяцев.

Рассмотренные выше характеристики в полной мере относятся и такому яркому представителю ERP-систем, как SAP R/3. Наличие широкого спектра модульных приложений, позволяющих использовать их совместно, а также в комбинации с внешними элементами, открывает большие возможности по реализации операций в области финансов, логистики и управления персоналом.

Однако следует отметить, что полное и всестороннее описание внутренних процессов организации в то же время не позволяет контролировать в полной мере проекты, выходящие за рамки данной организационной структуры. Например, проект, реализуемый с привлечением сторонних организаций, которые, в свою очередь, привлекают субподрядчиков и состоящий из десятков или даже сотен операций, требует подробной информации: что требуется делать в каждый момент времени и кто именно должен это делать, параллельно осуществляя контроль за ходом или завершением отдельных операций.

Возможность контролировать внутренние потоки и операции, а также учитывать ресурсы и вести управление внешними проектами может быть реализована путем интеграции ERP-систем с системами управления проектами. Особенно эффективны данные решения для предприятий, значительная часть деятельности которых осуществляется в виде проектов.

Каждый проект по-своему уникален. Следовательно, реализация проектов связана с высокой степенью неопределенности в оценках объемов работ, временных и стоимостных параметров. Кроме того, успешная реализация проекта в значительной степени зависит от результатов деятельности поставщиков и субподрядчиков. Не секрет, что управлять проектной деятельностью значительно сложней, чем текущим, повторяющимся производством. Задачи анализа состояния работ, выявления тенденций к отставанию и перерасходу бюджета, прогнозирования, перепланирования, перераспределения и координации работ становятся не менее важны, чем задачи учета. Причем для принятия обоснованных и оперативных решений руководству часто необходимо в короткие сроки просчитать и сравнить несколько вариантов планов. Оказывается, что программное обеспечение управления ресурсами всего предприятия слишком громоздко и не обеспечивает необходимой гибкости. Кроме того, многие специализированные функции управления проектами и отчетности по проектам в нем просто отсутствуют.

Специализированное программное обеспечение управления проектами обеспечивает:

• более удобный и простой интерфейс работы с информацией по проекту,
• мощные средства отображения состояния работ в различных срезах и с разным уровнем детализации,
• возможности моделирования "что если..."
• специализированные функции календарного планирования при ограниченных ресурсах, многопроектного планирования, использования средств интернет и другие.

Немаловажно отметить, что затраты на внедрение системы управления проектами значительно ниже чем на внедрение полной ERP-системы, а эффект от внедрения может быть получен уже на первом проекте. Внедрение формализованных процедур планирования, организации и контроля исполнения проектов является для проектно-ориентированных предприятий естественным первым шагом к упорядочению всех бизнес-процессов на предприятии.