Специальное программное обеспечение для управления проектами

Возобновляется публикация заметок Майка Ньюэлла по управлению проектами. Заметка, предлагаемая вашему вниманию, посвящена основной теме номера — программным пакетам по управлению проектами. Используйте программу правильно, и вы получите ценнейший инструмент, утверждает автор.

Всякий раз, когда я упоминал о специальном программном обеспечении для управления проектами, в ответ от руководителей проектов я слышал, что люди уже пробовали использовать нечто вроде MS Project и что эти программы не работают. Когда же я просил рассказать подробнее, как пытались использовать эти программные продукты, становилось ясно, что их использовали неправильно. Все программы для календарного планирования проектов разработаны таким образом, что вы должны ввести планируемые работы проекта, оценки длительности их выполнения, используемые ресурсы и зависимости между работами. Очень часто начинающие пользователи считают нужным вводить даты в колонки дат начала и окончания работ. Однако этим вводится ограничение на работу, и если что-либо изменится, готовьтесь получить от программы сообщение об ошибке. В идеале вы должны ввести в программу только две даты — начала и окончания проекта. Программные продукты предназначены для автоматического расчета календарного плана, то есть дат, к которым работы должны быть выполнены. Конечно, если у вас есть определенные директивные сроки, то, без сомнения, их необходимо ввести, но имейте в виду, что вам может потребоваться больше ресурсов или времени для выполнения некоторых работ, чтобы выдержать директивные сроки.

Мало ввести в программу работы и их длительности — прежде всего требуется перечислить все ресурсы и ввести стоимость каждого. Необходимо также настроить в программе календарь проекта в соответствии с предполагаемым календарем работ (количество рабочих часов в день, рабочих дней в неделe, выходные, праздники). Индивидуальные календари для отдельных ресурсов могут потребовать настроек, связанных с ограничениями в использовании этих ресурсов в определенные периоды времени. Помните, что ресурсами могут быть исполнители, оборудование, материалы, которые используются в ходе проекта. Необходимо также ввести стоимость каждого ресурса. В большинстве программ для ввода этой информации вы сможете открыть таблицу ресурсов. Разумеется, в таблицу всегда можно добавить необходимые ресурсы.

Если вы сделаете перечисленные выше шаги, то программа правильно рассчитает календарный план и сообщит вам, по какому из ресурсов есть перегрузка и какова общая стоимость проекта. При этом не забывайте предусматривать в плане работы по управлению проектом, в частности учтите затраты ресурсов на совещания.

Можно получить огромный эффект от использования современных программных продуктов в управлении сроками, стоимостью и ресурсами проекта.

Как вы знаете, управление коммуникациями является ключевым элементом управления проектами. Одна из последних возможностей, появившихся в программных продуктах, — это взаимодействие с Internet, что позволяет в реальном времени работать с виртуальной командой. Если у вас есть корпоративный Intranet, то можете дать некоторым членам команды возможность оперативно обновлять план-график. Это означает, что любой член команды проекта получит возможность увидеть актуальное состояние сроков и затрат, не ожидая подготовки периодических отчетов. В дополнение к этому руководитель проекта может выдавать исполнителям задания с использованием Internet или даже электронной почты. Посредством таких инструментов, как Web Meeting, можно назначать и проводить виртуальные конференции-совещания так, чтобы было удобно каждому члену команды проекта.

С современными программами вам больше не нужны искусные оформители для создания красивых демонстрационных графиков отчетов вместо простых колонок цифр. Достаточно будет лишь иногда экспортировать проектную информацию в специальные приложения типа электронных таблиц.

И наконец, если вы впадаете в ступор при необходимости работать за компьютером, найдите в вашей организации человека, который «на ты» с компьютером, и введите его в команду проекта с задачей поддерживать актуальность всей проектной информации. В любом случае может оказаться, что вам как руководителю проекта все равно не будет хватать времени на текущую работу с компьютером. Не забывайте при этом, что вы обязаны постоянно находиться в курсе того, что происходит с календарным планом проекта.

Не бойтесь современного программного обеспечения для управления проектами, при правильном использовании оно может стать одним из самых ценных ваших инструментов.

Однако не забывайте — если вы не введете информацию правильно, то и пользы от этого инструмента не будет никакой. Словом, что посеешь, то и пожнешь.

Статья опубликована в журнале "Директор ИС", #10, 2001 год