Автоматизация задач управления персоналом в проекте

Обеспечение нацеленности достаточно неоднородных как по численности, так и по квалификации групп исполнителей на выполнение работ по проекту — одна из важнейших задач управления персоналом. Для детального описания потребностей в трудовых ресурсах по тем или иным видам работ и ответственности за их выполнение в продуктах Primavera используются иерархические структуры. Структура декомпозиции работ по проекту WBS позволяет закрепить ответственного за каждым пакетом работ. Организационная структура OBS определяет уровни ответственности и подчиненность исполнителей по проекту, позволяя, к примеру, оперативно разрешать конфликтные ситуации между исполнителями одного уровня этой структуры при дефиците ресурсов, бюджета или некачественном выполнении работ. RBS — структура ресурсов, в том числе трудовых, позволяющая учитывать уровень квалификации исполнителей, их доступность в соответствии с потребностями по проекту и т. д.

Программное обеспечение компании Pri-mavera включает три основных семейства: Primavera Enterprise предназначено для корпоративного управления проектами; Primavera Expedition — для управления обязательствами по проектам и PrimeContract — для обеспечения поставок ресурсов по проектам. Есть и другие продукты, предназначенные, например, для календарно-сетевого планирования отдельных проектов или групп проектов.

Основным продуктом в Primavera Enter-prise является Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e), в котором реализован широкий набор возможностей по управлению проектами различного масштаба, эффективному управлению сроками, ресурсами и затратами как в рамках проекта, так и в масштабах организации в целом. Portfolio Analyst — инструмент анализа портфеля проектов, хода их выполнения, потребности в ресурсах, определения приоритетов. Web-приложение Prog-ress Reporter служит для сбора информации о ходе выполнения работ. Primavision — Web-приложение, позволяющее руководителю инициировать проект, анализировать его текущее состояние, просматривать отчеты о выполнении проекта.

Серия программных продуктов Primavera Expedition представляет собой комплексное решение для контроля исполнения договорных обязательств, разработки и согласования рабочей документации. В ее состав также входят: Web-приложение Expedition Express, предназначенное для предоставления участникам проекта доступа через Internet к данным по проектам, Expedition Analyzer — инструментарий анализа данных по проекту, построенный на базе OLAP-технологии, и Expedition Mobile — приложение для портативных устройств Palm Pilot, обеспечивающее хранение оперативных данных по проекту и их синхронизацию с основной базой данных.

Рассмотрим решение задач управления персоналом в проекте на базе основных продуктов Primavera.

База данных по проекту содержит всю необходимую для планирования информацию, из которой каждый участник проекта может получать нужные ему данные. Так, в P3e содержатся:

• организационная структура проекта и организации в целом;
• структура ресурсов, которыми обладает организация и которые выделены на проект;
• структура всех проектов, выполняемых в организации, и структура декомпозиции работ по каждому из них;
• структура всех специальностей, необходимых для выполнения работ.

С использованием подготовленных структур проекта и составленного календарно-сетевого графика выполнения работ выполняется распределение ресурсов между работами с учетом их специальности, квалификации, доступности и т. д. После этого оцениваются планируемые сроки выполнения работ, стоимость проекта и загрузка отдельных исполнителей. С помощью P3e также можно оповестить ответственного исполнителя о порученных ему работах, а также организовать переписку по данной работе. Используя Expedition, участник проекта получает данные о договорных обязательствах, планируемых сроках их исполнения, запланированном объеме финансирования, перечне разрабатываемой конструкторской документации или согласовываемых документов. Процедура планирования существенно упрощается за счет наличия в P3e и Expedition готовых шаблонов проектов. С помощью Primavision руководитель может создать проект, определить для него бюджет и примерный состав ресурсов, отдать на исполнение, а затем контролировать ход выполнения работ, следя за показателями выполнения проекта и используя набор отчетов о ходе выполнения работ.

Выполняемые проекты сильно разнятся по масштабам, географической удаленности их участников, объему и характеру передаваемых данных и т. д. Поэтому различаются как способы получения данных о выполнении работ, так и управление, основанное на этих данных. Так, с помощью P3e можно получить данные о фактических сроках выполнения работ, затраченных на это ресурсах и бюджете, оценить ход выполнения работ по методике освоенного объема и т. д. Используя Expedition, участник проекта может получить данные о ходе исполнения договорных обязательств и их оплате, состоянии разрабатываемой конструкторской документации или согласовываемых документов. Централизованное хранение данных по проектам позволяет автоматически контролировать заданные показатели; при их выходе за допустимые границы участники проекта получают по электронной почте уведомление соответствующего содержания.

Посредством Expedition Express каждый сотрудник, имеющий выход в Internet, может получить доступ к данным по договорным обязательствам, ходу разработки конструкторской документации, перечню поставленных перед ним задач и т. д.

Задача контроля руководителем хода выполнения проекта решается с помощью Portfolio Analyst или Primavision; использование последнего делает возможным контроль выполнения проекта через Internet, что актуально для географически распределенных проектов. Сотрудники, которым приходится работать вдали от основного офиса, могут заносить полученные на месте данные на портативное устройство с функционирующим на нем Expedition Mobile с последующей синхронизацией с основной базой данных.

Структура ресурсов организации

На разных уровнях управления потребность в детализации информации о ходе выполнения проекта различна. Исполнитель может работать с детальными данными по проекту, используя для этого мощные приложения, такие как P3e и Expedition. В то же время руководителю, аналитику или сотруднику финансовой службы эта информация должна быть представлена в том разрезе и с той степенью подробности, которые удобны для анализа информации или принятия управленческих решений. Для этих целей используются Portfolio Analyst и Expedition Analyzer.

Для регистрации формальных взаимодействий участников проекта (передача документации на рассмотрение, отработку или утверждение, регистрация протоколов совещаний, подготовка сопроводительных документов, протоколов разногласий участников, запросы информации и ответы на них, уведомления о необходимости внесения изменений и т. д.) используется Expedition.

«Широковещательным» инструментом предоставления информации о ходе выполнения работ является формируемый в P3e Web-сайт проекта, содержащий информацию для различных категорий сотрудников: от укрупненных графиков, предназначенных для высшего руководства, до детальных данных по загрузке работой каждого сотрудника — для руководителей среднего звена.