Подходы к созданию казначейства

Главные цели создания казначейства, как правило, улучшение платежеспособности компании, снижение рисков кассовых разрывов и более рациональное использование денежных средств. Компания может создать казначейство (расчетный центр) как отдельное подразделение либо делегировать соответствующие функции определенной группе сотрудников ФЭС. И в том и в другом случаях потребуется структурировать денежные потоки, регламентировать основные процессы: прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря, а также определить место казначейства в оргструктуре компании.

На этапе структурирования денежных потоков закладывается основа для построения казначейства компании.

В ходе этой работы анализируется состав платежей и поступлений, создается их классификация, определяются принципы ранжирования платежей и их приоритетность.

Если упорядочить платежи и поступления по срокам, их будет проще планировать и контролировать. В частности, платежи можно разделить на прогнозируемые, текущие (на долю этих двух групп приходится более 80% всех выплат), а также оперативные и аварийные.

Прогнозируемые платежи можно планировать с высокой вероятностью за 3– 4 недели до момента исполнения. К таким платежам относятся, к примеру, арендная плата, налоговые и коммунальные платежи, проценты по кредитам.

Текущие платежи, как правило, планируются за 2 недели до наступления срока оплаты. Это, например, оплата маркетинговых акций, командировочных расходов, материалов, оборудования, таможенные платежи.

Оперативные платежи можно предусмотреть не более чем за один день (например, комиссии за обмен валют).

Аварийные платежи предвидеть нельзя. Для оплаты представительских расходов, услуг по устранению аварий, срочного ремонта оборудования и других непредвиденных платежей разумно формировать резерв в размере 10–20% от среднедневных расходов компании.

Что касается поступлений, то обычно выделяют предварительные и оперативные. Первая группа объединяет поступления, о которых с высокой вероятностью известно за 3–4 недели – оплата покупателями отгруженной продукции, доходы от продажи имущества, платежи по выданным займам и пр. Оперативные платежи, к примеру авансы от покупателей по срочным заказам, планируются за 2 недели.

Среди поступлений могут быть и те, которые нельзя предвидеть, например оплата безнадежной дебиторской задолженности, ошибочно перечисленные суммы или оплата по «быстрым» продажам, когда новый клиент оплачивает покупку в день заказа.

Прогнозирование времени, размера и вероятности поступления денежных средств в компанию проводится на основе анализа статистических данных о продажах, а также планов поступлений, формируемых менеджерами по продажам. Последнее в большей степени относится к индивидуальным продажам и актуально на рынке услуг B2B, при заказных разработках и строительстве.

Личный опыт

Иван Шакиров, начальник казначейства Управляющей компании «Каро Фильм» (Москва)
Для составления прогноза о поступлениях денежных средств в нашей компании используют статистику прошлых периодов (с учетом фактора сезонности), данные по выписанным счетам с дополнительной аналитикой (сроки оплаты), реестр договоров, по которым предусмотрена оплата без выставления счета. Для планирования поступлений денежных средств на расчетные счета принимаются во внимание лимиты по кассам и графики инкассаций.

Для установления финансовой дисциплины необходимо четко определить приоритеты платежей, основываясь на нескольких критериях, – очередность платежей, срок задержки платежа, группа контрагентов и значимость контракта для компании.

К первоочередным платежам, как правило, относятся расчеты с налоговыми органами и банками, заработная плата. Несвоевременное проведение таких платежей приведет к немедленным и весьма ощутимым для бизнеса потерям, санкциям, штрафам. Платежами второй очереди могут быть выплаты контрагентам, поставляющим ресурсы для основного производства (некоторые компании относят такие платежи даже к первоочередным), оплата общехозяйственных расходов. Задержка оплаты таких счетов затруднит хозяйственную деятельность и нанесет ущерб репутации компании. Представительские расходы, оплату обучения сотрудников, консалтинговых, юридических и аудиторских услуг можно отнести к платежам третьей очереди, пропуск срока по которым может отрицательно отразиться на производственном процессе и нанести ущерб репутации компании в перспективе.

Принимая решение об очередности проведения платежей с одинаковыми приоритетами, нужно учитывать сроки их задержки. Запланированные платежи, которые не были осуществлены в результате кассовых разрывов, должны иметь преимущество по оплате перед вновь поступившими заявками на расходы того же ранга.

В зависимости от политики компании партнеры и поставщики могут быть распределены по группам с разными приоритетами оплаты. Так, наиболее важными могут быть платежи по договорам, которые предусматривают крупные штрафы за просрочку или грозят потерей стратегического партнера. Помимо этого, с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров. В этом случае возникает потребность отбора наиболее важных для компании контрактов.

Личный опыт

Дмитрий Мильштейн, директор казначейства X5 Retail Group N.V.
В первую очередь мы исполняем платежи по налогам и финансовым инструментам, затем погашаются обязательства перед поставщиками товаров для перепродажи. В третью и четвертую очередь погашаются обязательства перед поставщиками прочих товаров, работ и услуг.

Федор Башкиров, заместитель финансового директора Группы компаний «АГРИКО» (Москва)
В нашей компании очередность платежей устанавливается в соответствии с бюджетом движения денежных средств, его еще называют «кассовым планом», а также исходя из возможных последствий неоплаты платежей. Есть обязательные платежи (первой очереди) – расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, выплата заработной платы. Ко второй очереди относятся платежи по договорам, в которых предусмотрены жесткие штрафные санкции (например, оплата электроэнергии). Остальные платежи – выплаты третьей очереди. Под денежные выплаты в бюджете планируются поступления. Таким образом, у каждой выплаты есть свой предполагаемый источник. Однако финансовый директор имеет право поставить важный или срочный платеж в первую очередь. При этом обязательно указывается, из каких источников должен быть осуществлен такой платеж – взамен другого или за счет резерва денежных средств.

Для обеспечения четкой работы всех подразделений компании по планированию движения денежных средств и исполнению утвержденных планов необходимо описать и регламентировать соответствующие процессы, прежде всего, прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря. Описать процессы удобно с помощью схем, а после обсуждения и согласования необходимо закрепить их в регламенте, к примеру утвердить Положение об управлении денежными средствами. Рассмотрим порядок действий при постановке процессов управления денежными средствами.

Основные этапы в «жизни» заявки на платеж – это ее формирование, контроль, утверждение и внесение в платежный календарь ( 1).

1. Движение заявки на расходы

Заявка на платеж должна иметь стандартную форму, принятую в компании, четко определять назначение расходов, сумму, дату исполнения, содержать указание на бюджетную статью расходов и ответственного исполнителя.

Личный опыт

Наталья Долматова, руководитель управления казначейства ИК «ТПС» (Новороссийск)
Заявка на платеж должна содержать информацию, достаточную для составления краткосрочного платежного календаря, определения приоритета платежа и вынесения решения о возможности оплаты. В ней указывается контрагент, сумма платежа (с выделением НДС), статья затрат, к которой относится платеж. Также заявка должна содержать информацию о дате платежа, а при необходимости и комментарий инициатора о том, в силу каких чрезвычайных обстоятельств оплата должна пройти с отступлением от установленных процедур или очередности. К заявке необходимо приложить основание платежа – счет или договор.

Формирование заявки на расходы начинается с инициирования оплаты ответственным исполнителем. Затем она подвергается бюджетному контролю. Финансовый контролер, принявший заявку, проверяет полномочия ответственного исполнителя на осуществление расходов по данной бюджетной статье, а также остаток лимита запланированных по ней средств. Заявка, не удовлетворяющая критериям бюджетного контроля, отклоняется.

Отметим, что заявки контролируются и по сроку подачи. Если он не соблюден, контролер должен зафиксировать нарушение регламента. После этого заявка добавляется в реестр, ставится в общую очередь в соответствии с присвоенным ей рангом, а ее включение в платежный календарь будет зависеть от наличия свободных денежных средств 1.

После финансового контролера заявка утверждается руководителем подразделения, который либо подтверждает целесообразность расходов, инициированных ответственным исполнителем, либо отклоняет заявку.

Личный опыт

Марина Елисеева, казначей «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.» (Южно-Сахалинск)
Все права на авторизацию платежей в нашей компании сосредоточены исключительно в казначействе. Мы используем двухуровневую систему авторизации платежей с помощью электронной подписи. Право первой подписи имеют казначей и его заместитель. Право второй подписи – начальник отдела оплаты счетов и кредитный аналитик.

После проверки и утверждения заявка включается в платежный календарь и ожидает наступления срока исполнения.

Утверждая порядок прохождения заявки, необходимо предусмотреть возможность внесения ответственным исполнителем необходимых корректировок по срокам и суммам платежа, а также отказа от заявки.

Личный опыт

Иван Шакиров, начальник казначейства Управляющей компании «Каро Фильм» (Москва)
При внедрении системы управления заявками на оплату мы столкнулись с двумя проблемами. Во-первых, регистрация заявок в учетной системе занимала много времени, сотрудники не справлялись с большим объемом поступающих запросов. Было решено ввести единую форму заявки для упрощения ее регистрации и обработки, производить первичную сортировку заявок по срочности исполнения (до регистрации), временно увеличить численность сотрудников, регистрирующих заявки, а затем предоставить сотрудникам департаментов полномочия по самостоятельной регистрации заявок.
Во-вторых, сроки визирования заявок неоправданно затягивались. Справиться с ситуацией удалось, лишь разработав регламент движения заявок. Теперь все стадии прохождения заявки в нашей компании фиксируются в учетной системе. При этом ежедневно формируются отчеты, которые позволяют отследить состояние заявки, нарушение сроков, определить ответственных исполнителей.

Разработка плана поступлений компании начинается с того, что менеджеры по работе с клиентами на основе заключенных контрактов и графиков оплаты продукции формируют индивидуальные планы (и прогнозы) поступлений ( 2 на с. 14). Для их максимальной достоверности менеджер должен связаться с клиентами и уточнить ожидаемые сроки платежей, а также оценить надежность клиентов, учитывая историю корпоративных взаимоотношений. Повысить эффективность планирования позволяет систематический анализ плановых и фактических данных о поступлении денежных средств.

2. Формирование планов поступлений

Задержка представления плана поступлений, выявленная на этапе контроля, обязательно фиксируется для дальнейшего выяснения причин и проведения разъяснительной работы с сотрудником. После утверждения начальником отдела продаж планы поступлений включаются в платежный календарь.

Формирование предварительной версии платежного календаря осуществляется путем сведения в единую таблицу всех планов поступлений и заявок на расходы, прошедших контроль ( 3). Как правило, платежный календарь формируется и утверждается каждую неделю, при этом горизонт планирования обычно составляет от двух до четырех недель 2.

3. Формирование платежного календаря

Корректировка (балансировка) календаря проводится ежедневно по результатам анализа календаря с учетом изменений в планах поступлений и выплат.

В ходе анализа платежного календаря необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток денежных средств на всех счетах и в кассах компании неотрицателен. В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению дефицита или использованию свободных денежных средств.

В случае недостатка денежных средств можно исключить из календаря часть заявок на платежи, имеющие наиболее низкий ранг, или использовать резерв денежных средств. Размер резерва в каждой компании определяется индивидуально в зависимости от динамики финансовых потоков и рисков возникновения кассовых разрывов. Для устранения краткосрочного кассового разрыва возможно использование овердрафта 3. В тех случаях, когда общий остаток денежных средств предприятия положителен, но на отдельных счетах недостаточно средств для оплаты расходов, принимается решение о перемещении средств между счетами или кассами.

При наличии излишка денежных средств, превышающего величину установленного резерва на непредвиденные расходы, в платежный календарь включают заявки, поданные позже установленного срока. Если же величина свободных денежных средств превышает потребности компании, то принимается решение о вариантах их исполь-зования 4.

Сбалансированный платежный календарь утверждается финансовым директором и становится основой для принятия оперативных решений о расходовании денежных средств. На основе календаря ежедневно утверждается план платежей на текущий операционный день.

В ходе описания процессов управления денежными средствами мы выявили все роли, в которых выступают их участники. Каждый из них при этом выполняет четко определенные функции.

Финансовый директор принимает ключевые решения в случае необходимости устранения кассовых разрывов (привлечение внешнего финансирования, изменение приоритетов платежей), утверждает платежный календарь.

Казначей организует и координирует работу по сбору заявок и планов поступлений, принимает решения в ходе балансировки платежного календаря, представляет его на утверждение финансовому директору.

Финансовый контролер проверяет поступающие заявки на соответствие бюджету и срокам представления, отслеживает соблюдение платежной дисциплины и регламентов всеми участниками процесса.

Финансовый аналитик формирует платежный календарь и проводит его балансировку, он же выполняет ежедневную корректировку платежного календаря.

Руководствуясь ежедневным планом платежей, операционисты и кассиры проводят банковские и кассовые операции с денежными средствами.

В небольшой компании часть функций может совмещаться. Чтобы сотрудники финансовой службы четко понимали свои задачи, их обязанности необходимо закрепить в должностных инструкциях.

В средних и крупных компаниях трудно обеспечить оперативность и эффективность управления денежными средствами без применения автоматизированных систем. При определении целесообразности автоматизации казначейства в качестве ключевого критерия нужно рассматривать число платежных документов, ежедневно оформляемых финансовой службой. Если их количество достигает 50–100 в день, то оперативное управление финансовыми потоками будет затруднено5.

Личный опыт

Дмитрий Мильштейн, директор казначейства X5 Retail Group N.V.
Вопрос о внедрении автоматизированной системы должен ставиться, если объемы получаемой информации возрастают, а сроки, в которые ее нужно обработать, как и сроки принятия решений, сокращаются. Степень автоматизации работы каждого подразделения или сотрудника зависит от сложности решаемых задач и сроков ее выполнения. Немаловажен и уровень затрат на внедрение IT-системы.

Для автоматизации казначейской деятельности необходимо предпринять те же шаги, что и при внедрении любой информационной системы: определить требования к системе и выбрать программное обеспечение, разработать техническое задание, настроить программное обеспечение, подготовить систему к эксплуатации, осуществить опытную эксплуатацию и, наконец, приступить к полноценному использованию системы6.

Необходимо отметить, что для группы компаний схема работы казначейства несколько усложняется. В этом случае в управлении денежными средствами появляется два звена. Планирование денежных средств начинается на уровне бизнес-единиц (производственных, торговых, обслуживающих предприятий), а затем на уровне управляющей компании формируются и утверждаются сводный план и сводный платежный календарь. Контроль их исполнения также осуществляется сверху.

1 Подробнее об этом см. статью «Оперативное управление денежными потоками» («Финансовый директор», 2006, № 6, с. 32 или на сайте www.fd.ru/fd). – Примеч. редакции.
2 Об этом также см. статью «Как составить график платежей компании» («Финансовый директор», 2007, № 1, с. 62 или на сайте www.fd.ru/fd) – Примеч. редакции.
3 Об этом см. также статью «Как избежать кассовых разрывов» («Финансовый директор», 2007, № 4, с. 64 или на сайте www.fd.ru/fd). – Примеч. редакции.
4 Подробнее об этом см. статью «Варианты использования временно свободных средств» («Финансовый директор», 2004, № 12, с. 25 или на сайте www.fd.ru/fd). – Примеч. редакции.
5 Подробнее об автоматизации управления денежными потоками см. статью «Автоматизация казначейской деятельности» («Финансовый директор», 2005, № 4, с. 58 или на сайте www.fd.ru). – Примеч. редакции.
6 Об этом см. также статью «Внедрение электронного документооборота в компании» на с. 74. – Примеч. редакции.