Совместное использование российской и западной систем

История автоматизации Royal Canin в России до 2003 года была достаточно типичной. Более десяти лет компания «Рускан» работала как официальный дистрибьютор французского производителя питания для собак и кошек. Для распространения продукции была выстроена разветвленная сбытовая сеть. Сбытовые предприятия были зарегистрированы как независимые компании. Их отчетность велась в разрозненных системах, данные из которых в конце каждого месяца выгружались в Excel и поступали в головной офис в Москве. Консолидация данных не производилась, так как это было очень трудоемко. 2002 год стал в какой-то мере переломным: французский офис решил включить «Рускан» в собственную сеть. Параллельно было создано совместное российско-французское предприятие в Подмосковье, началось строительство производственно-исследовательского комплекса Royal Canin. В то же время стартовал проект по внедрению во всех российских филиалах единой автоматизированной системы «1С:Предприя-тие 7.7».

В рамках проекта были полностью автоматизированы работа складов, в том числе и удаленных, бухгалтерии, расчет заработной платы, логистика (импорт из Франции и доставка по России), многовалютный учет. В результате центральный офис получил возможность видеть движение товара в разрезе всех офисов в реальном времени (при условии нормальной работы связи), оперативно составлять консолидированный баланс, отчет о прибылях и убытках. Автоматизация совпала с юридическим разделом коммерческого подразделения компании («Рускан дистрибьюшн») и головной организации («Рускан»), которая занималась производством и импортом питания для животных. Это было сделано как для повышения прозрачности компании, так и для удобства учета, поскольку совмещать данные учетов (управленческого, бухгалтерского, производственного, налогового и т. д.) производства и дистрибуции становилось все труднее. Одновременно была изменена юридическая структура компании: все продающие офисы стали филиалами без образования юридического лица, отчетность которых консолидируется и сдается в виде единого баланса в Москве. Однако все международные подразделения Royal Canin работают на программе MBS-Navision, поэтому в 2003 году потребовалось установить эту же систему в России для формирования корпоративных отчетов по формам и стандартам, принятым в головной организации во Франции. При этом все филиалы Royal Canin (более 40 подразделений во всех странах) используют программу MBS-Navision версии 2.65, которая не адаптирована для России, в частности в ней не поддерживается российский бухучет. Поэтому компании необходимо было, с одной стороны, внедрить Navision для подготовки международных отчетов, а с другой - сохранить программу для ведения текущей оперативной деятельности, в том числе для решения задач бухгалтерии.

Личный опыт

Серей Фирсаев, ведущий специалист компании «1С:Бухучет и Торговля» (Москва) Цели, поставленные перед нашей компанией за период внедрения, привели к необходимости:

• организации оперативного (комиссионного и субкомиссионного) и бухгалтерского учета в дилерской сети «Рускан», в том числе с различными требованиями к работе офисов продаж регионов и Москвы;
• многостороннего обмена информацией между учетными системами;
• автоматизации подготовки данных оперативного и бухгалтерского учета для статистической базы Navision;
• автоматизации учета операций по предпродажной подготовке товара.

Российский учет и учет по международным стандартам различаются на уровне элементарных понятий. Так, по мнению французских разработчиков, отгрузка товара комиссионеру в базе оперативного учета означает его продажу. По требованиям РСБУ необходимо разделять отгрузку товара комиссионеру и последующую его реализацию, при этом собственно продажа фиксируется только тогда, когда компания зарегистрирует отчет о реализации товара комиссионером.

Андрей Ботнев, директор по консалтингу компании Columbus IT Partner
Наша компания была привлечена к проекту для внедрения системы Navision. Задача была поставлена следующим образом: при внедрении продукта максимально использовать наработки, созданные для международной версии и используемые Royal Canin по всему миру, в минимальные сроки, с минимальным бюджетом. Версия 2.65, настроенная для нужд компании, содержит в себе большое количество сложных разработок, в частности:

• формирование отчетности по стандарту, принятому во всех филиалах Royal Canin;
• расчет сложных скидок;
• ведение и анализ статистики продаж;
• прогнозирование на основе статистических моделей;
• инструменты продвижения и маркетинга продуктов.

Для того чтобы настроить в Navision функции ведения бухгалтерского учета и учета реализации через комиссионеров, а также всю бухгалтерскую и налоговую отчетность, потребовалось бы около полугода. Совместное использование программ «1С» и Navision позволило использовать для завода уже готовые наработки и стандарты, а также вести бухгалтерский учет в уже привычной системе.

Для совмещения систем были привлечены две компании: франчайзинговая компания «1С» — «1С:Бухучет и Торговля», которая вела проект по настройке системы для ведения учета в филиальной сети, и партнер Microsoft по внедрению Navision компания Columbus IT Partner. Кроме того, в проекте участвовали французские специалисты из головного офиса. Основными задачами были разделение функций между «1С» и Navision и разработка схемы их будущей работы: направления поступления информации, каналы ее перемещения по системам, структура отчетов и т. д. Было решено, что из «1С» в Navision будут поступать данные о хозяйственных операциях, а не документы, составленные по российским стандартам.

Личный опыт

Марьяна Досымбекова, технический директор компании «1С:Бухучет и Торговля»
В нашей практике были проекты, когда из «1С:Пред-приятие 7.7» формировалась отчетность по МСФО: готовые документы российского бухучета по определенным правилам трансформировались в международную отчетность. Подготовительная работа в таких проектах занимает продолжительное время, поскольку нужно сопоставлять план счетов бухгалтерского учета, принятый в компании, и план счетов иностранной компании, а также составлять карты соответствия счетов. Такая подготовка требует привлечения дополнительных консультантов, а значит, и дополнительных расходов.

Андрей Ботнев
Каждая из систем обладает своим уникальным непересекающимся набором функций и дополняет друг друга. Для интеграции систем потребовалось добавить признаки типов документов для выгрузки их в «1С» и дальнейшей обработки и разработать шлюз импорта-экспорта данных из Navision в «1С» с возможностью работы как в автоматическом, так и в ручном режимах.

Много сложностей возникло с ведением оперативного учета, связанного с предпродажной подготовкой товара, в частности учета производственной себестоимости кормов. Если прямые затраты согласно обоим стандартам учета относятся на себестоимость, то учет косвенных затрат принципиально отличается, поэтому его было решено вести параллельно в разных системах. Правила ведения раздельного учета требовали большого количества согласований: нужно было определить, кто и какую информацию будет вводить, в какой момент, как эта информация будет перекачиваться из системы в систему.

Итоговая схема прохождения документов на уровне «1С-Navision» представлена на 1, отражение конкретной операции («Комплектация ТМЦ») - на 2. Все данные (введенные как в Navision Zavod, так и в «1С») о движении товара собираются в «1С» и в режиме онлайн перекачиваются в Navision FIN с помощью специально разработанной программы-конвертора. На основе этих данных в Navision FIN строится отчет в формате, необходимом французскому руководству. Производственный учет будет вестись в Navision Zavod, затем данные, необходимые для расчета себестоимости продукции, будут выгружаться в «1С». Работу по настройке производственного учета планируется закончить в январе.

1. Схема движения документов

В Navision существует две базы - Microsoft Navision Zavod (для ввода первичных документов по учету товара - поступление, комплектация, списание на брак, реализация дистрибуции) и Microsoft Navision FIN (финансовая база). В базе Microsoft Navision Zavod содержится информация о движении товара в рамках производственного цикла - от поступления на склад сырья, материалов и комплектаций (в том числе и процесс импорта из-за границы) до выхода готовой продукции. Эта информация экспортируется в «1 С:Тор-говля и Склад» управляющей компании. Туда же поступает информация о движении принятого на комиссию товара из программы «1С:Торговля и Склад» «Рускан Дистрибьюшн» (аккумулирует данные филиалов). Затем из системы «1С:Торговля и Склад» головной компании в систему «1С:Бухгалтерия» головной компании экспортируются проводки по совершенным торговым операциям.

По окончании периода бухгалтерия корректирует проводки, которые в виде списка операций с соответствующими аналитиками переносятся в базу Microsoft Navision FIN вместе с курсами валют, по которым совершались операции. Туда же поступают консолидированные данные филиалов о сбыте продукции, переданной на комиссию, и информация о движении товара по складам компании из «1С:Торговля и Склад» головного офиса.

Личный опыт

Сергей Фирсаев
Данные из «1С» ежедневно, в ночное время, когда сервер минимально загружен, поступают в базу «Финансы» системы Navision и образуют подобие журнала операций, но при этом каждый показатель расшифровывается по иному, нежели в бухгалтерском балансе, алгоритму. Расшифровка производится ежемесячно после того, как бухгалтерия «Рускана» обработала и откорректировала данные и закрыла период. В будущем французские специалисты планируют наладить канал, по которому они смогут обрабатывать и текущие данные операционного учета.

Данные в российском бухучете представлены не в том разрезе, который необходим для составления интернационального отчета Royal Canin. Основные различия касаются правил разграничения расходов и доходов. Так, в РСБУ реклама делится на ненормированную (расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации, например телевидение, прессу, радио и т. д.), которая полностью относится на себестоимость; нормированную (расходы на приобретение призов для вручения на различных акциях: ручки, сумки, зонты и т. д.), которая относится на себестоимость частично, если превышены нормы; рекламу-спонсорство, расходы на которую компания несет полностью из чистой прибыли. Для создания отчета по расходам согласно стандарту Royal Canin рекламу надо разделять следующим образом. К promotion (продвижению) относятся расходы непосредственно на рекламу и расходы на акции (раздача призов, участие в выставках и т. д.), касающиеся конкретного вида или гаммы продукции. Например, расходы на продвижение корма для кошек Exigent учитываются только для этого вида корма. Communication (связи с общественностью) включает рекламу общего характера, касающуюся продвижения бренда в целом, например рекламные ролики на телевидении с упоминанием только марки Royal Canin. Такое разделение необходимо, в частности, для расчета прибыли различных уровней (см. справку). Для разделения расходов в автоматическом режиме были придуманы два дополнительных уровня аналитики (в «1С» они реализованы с помощью дополнительных субконто), которые заполняются при введении первичных документов, подтверждающих расходы: гамма продуктов (для собак, кошек, ветеринарии и т. д.) и направления отнесения расходов (пресса, телевидение, выставки, работа с армией, зоомагазинами, заводчиками и т. д.). Для российской бухгалтерии это не нужно, но очень удобно для управленческих целей: новая система учета позволяет оценить эффективность работы по продвижению кормов по различным направлениям, то есть сколько расходов на рекламу пришлось на каждый вид корма с разбивкой по видам рекламы - пресса, телевидение, буклеты, выставки и т. д.

Личный опыт

Серей Фирсаев
Основное время пришлось потратить на разработку программы, которая экспортирует статистические данные из «1С» и трансформирует их в вид, воспринимаемый Navision, и наоборот — импортирует данные первичной документации из Navision в «1С». Также потребовалось разрабатывать правила, по которым осуществляется такой перенос. Например, в Navision существует всего два состояния документа: учтен или не учтен. В «1С» таких состояний гораздо больше: записан, проведен, помечен на удаление, удален и т. д. Эти состояния пришлось совмещать.

В некоторых случаях совмещение систем потребовало разработки дополнительных правил учета. Так, в Navision транспортные расходы учитываются при поступлении счета от поставщика. В российском учете счет не является нормативным документом, для учета расходов необходим акт о выполненных работах, услугах или накладная от поставщика. Проблему решили следующим образом. В систему Navision вводится счет на транспортные расходы от поставщиков, параллельно оформляется поступление материалов на условный «склад в пути». Эта операция переносится в «1С». Потом оформляются таможенные расходы и происходит перемещение товара со «склада в пути» на завод. Эта операция также переносится в «1С». Причем в Navision такое перемещение производится по оценочной себестоимости (в программе есть понятие estimate — приблизительный) с учетом транспортных расходов, так как в систему уже введен счет от поставщика. В «1С» вносится нормативная себестоимость (отличная от оценочной), которая впоследствии корректируется в зависимости от точного размера собранных в оперативном учете транспортных расходов, отмеченного в акте приема работ по доставке сырья.

2. Операция «Комплектация ТМЦ» в комплексе «1С:Предприятие 7.7» – Microsoft Navision
Файл ВОМ содержит перечень оформленных документов по комплектации (фасовке) ТМЦ; BOM ORDER – документ комплектации в Navision; файл GL – перечень операций и проводок, выгружаемый из программы «1С:Предприятие 7.7» в Microsoft Navision FIN. Причем «1С» собирает не только новые операции, но и изменения, произведенные в старых документах (до даты выгрузки). Это возможно благодаря специальному журналу регистрации действий пользователя; файл JL – перечень движений товара по базе «1С:Торговля и Склад».

При автоматизации расчета заработной платы помимо существовавшей аналитики по подразделениям (филиалам) пришлось ввести в «1С» возможность начисления зарплаты по департаментам, как это принято во французском офисе. Так, все сотрудники каждого филиала распределены по департаментам: дирекция и АХО, департамент логистики, департамент маркетинга и т. д. В каждом филиале есть свои ветеринарный специалист и менеджер по работе с питомниками и заводчиками. Теперь их зарплату начисляют не в разрезе филиала города N, а в разрезе департамента маркетинга города N, а общие расходы на департамент маркетинга каждого филиала включаются в расходы департамента маркетинга по всей структуре. Введение учета по европейским стандартам, на мой взгляд, упорядочило всю структуру «Рускана», в том числе и филиалы, которые ведут учет в «1С». Если в «1С» проводку можно изменить в любой момент, в том числе и после закрытия месяца, то по правилам западного учета так делать нельзя, операция вводится только один раз. Несмотря на это, штат бухгалтерии не расширился - семь человек в центральном офисе сейчас обслуживают весь холдинг. Что касается обучения региональных бухгалтеров, то в процессе создания системы разработан пакет инструкций «на каждый случай», которые доведены до филиалов. Помимо этого сотрудников удаленных офисов дважды в год приглашали на обучение в Москву. Мы максимально упростили установку программы: в филиалы было выслано программное обеспечение с подробными инструкциями. IT-менеджер «Рускана» поддерживает телефонную и электронную связь с филиалами и оперативно отвечает на вопросы пользователей всей региональной структуры. Сложные задачи учета, хранения и анализа информации аккумулируются в специальном хранилище и разбираются уже на собраниях с моим участием.

Андрей Ботнев
Думаю, что в условиях, поставленных клиентом, решение оказалось оптимальным по следующим параметрам:

• небольшой бюджет;
• короткие сроки реализации;
• удовлетворение потребностей бухгалтерии, ведение управленческого учета и формирование управленческой отчетности.

В следующем году все филиалы Royal Canin планируют перейти на систему Navision 4.7, которая адаптирована для России. Существуют планы по полному переводу российского учета на Navision, однако в данный момент этот проект в России будет рискованным. Московский офис сможет перейти на новую программу в сжатые сроки, но внедрение системы в филиалах вызовет определенные затруднения. Сеть представительств Microsoft пока не так широка, как сеть «1С», и в случае возникновения вопросов по работе системы или проблем при ее установке сотрудникам удаленных офисов просто не к кому будет обратиться. Поэтому пока этот проект в России только рассматривается.

Что касается затрат на совмещение двух учетных систем, то необходимые доработки в «1С» обошлись компании в сумму порядка 15 тыс. долл. США, в Navision - около 25 тыс. долл. США, но их по соглашению сторон нес французский офис. В любом случае мы считаем, что эти затраты экономически обоснованы, поскольку могут считаться платой за полную экономическую прозрачность и ежедневный контроль над работой филиалов, возможность анализировать работу холдинга в целом и каждого филиала в отдельности в режиме онлайн, а следовательно, иметь возможность быстрого принятия необходимых решений по управлению всей системой.