Автоматизация казначейской деятельности

Система автоматизации казначейства позволяет управлять денежным потоком и ликвидностью компании, ее кредитными и финансовыми рисками. Предприятиям, которых заботит вопрос эффективного использования временно свободных денежных средств, система автоматизации казначейства дает возможность осуществления операций на финансовых рынках. Однако пока далеко не каждая компания готова к внедрению такой системы.

По словам Владимира Козинца, ведущего специалиста по казначейским операциям и финансовому анализу ИФД «КапиталЪ», один из самых серьезных вопросов, который возникает при формировании в компании подразделений казначейского блока 1, – это автоматизация работы. От решения этого вопроса зависит дальнейшая эффективность работы казначейства.

. Структура САК 2

Перечень взаимосвязанных компонентов (модулей) современной системы автоматизации казначейства (далее – САК) можно представить следующим образом (см. ). У большинства российских и зарубежных компаний инструментами автоматизации казначейской деятельности являются электронные таблицы (MS Excel) или табличные базы данных (MS Access), нагруженные перекрестными связями и макросами, интегрированные с системами бухгалтерского учета, а также программами «банк – клиент».

Электронные таблицы обладают рядом преимуществ:

• простота формирования и использования;
• возможность управления несколькими таблицами или базами;
• возможность создания системы связей между файлами, в том числе находящимися на разных серверах;
• низкая стоимость лицензии (или вообще ее отсутствие при использовании нелицензионных продуктов).

Электронные таблицы применяются в компаниях, где казначейство не выделено как элемент организационно-функциональной структуры или недавно организовано, а также в качестве основного инструмента казначейского управления в небольших компаниях. Кроме того, они применяются в средних и крупных фирмах в качестве вспомогательного, связующего или консолидирующего инструмента. Например, в «Магнезит Огнеупор Групп», где модули системы SAP R/3 установлены не во всех бизнес-единицах, консолидация оперативной информации для казначейства управляющей компании осуществляется в формате MS Excel.

Модели управления, построенные на базе электронных таблиц, являются отличным примером технического задания, демонстрирующего связи и расчеты казначейской модели, на базе которого в дальнейшем можно вести разработку специального программного обеспечения. Таблица 2 отражает инструменты реализации функций казначейства «Магнезит Огнеупор Групп» и перспективы их развития на 2005-2007 годы.

В то же время MS Excel, Lotus и MS Access, используемые в роли САК, имеют свои недостатки:

• возможность потери информации;
• вероятность возникновения ошибок в файлах;
• трудности передачи данных и их совместного использования;
• высокая вероятность двойного ввода информации;
• значительные объемы файлов и сложности, связанные с недостатком мощности персональных компьютеров при их обработке;
• низкий уровень информационной защиты.

Необходимость полного или частичного перехода от электронных таблиц и баз данных к специализированной системе возникает, когда существующая система перестает справляться с поставленными задачами. Как правило, это происходит из-за увеличения объема казначейских операций, роста числа бизнес-единиц группы, количества и периодичности предоставляемой информации, повышения детализации отчетов, подаваемых руководству, кредиторам (в том числе банкам), государственным органам, инвесторам. Переходу на специализированную САК способствует также существенный уровень внешней задолженности, в особенности краткосрочной, в пассиве баланса, поскольку он мотивирует управлять оборотным капиталом компании (в том числе денежными средствами) более эффективно.

Таблица 1. Использование автоматизированных систем в работе казначейства

Личный опыт
Михаил Тишкин, специалист компании «Евро-менеджмент» (Москва)
Специализированные системы для автоматизации казначейских функций используются не часто. Можно выделить два варианта: либо казначейство автоматизировано в рамках ERP-системы или системы бюджетирования, либо никакого программного обеспечения не используется.
Значительно реже казначейство функционирует на базе специализированной системы, причем обычно это происходит в самостоятельно разработанной программе, например, на основе MS Access. Такое программное обеспечение имеет смысл применять средним и малым компаниям, в которых используемая система бюджетирования не позволяет провести автоматизацию казначейских функций. Кроме того, система автоматизированного казначейства должна быть интегрирована с учетной системой предприятия с целью устранения двойного ввода информации о платежах.

Среди разработок зарубежных производителей информационных систем в настоящее время существует более 50 специализированных программных продуктов и приложений. При выборе САК для ЗАО «МОГ» рассматривались следующие системы:

1. CF/Cash and Treasury Master (разработчик XRT - Cerg).
2. SAP R/3, модуль Treasury (разработчик SAP AG).
3. System 10 (разработчик TietoEnator Financial Solutions).
4. Integra-T.com (разработчик Integrity Treasury Solutions plc).
5. Treasury Support Center (разработчик Nordic Financial Systems).
6. AvantGard (разработчик SunGuard Treasury Systems).
7. Quantum (разработчик SunGuard Treasury Systems).
8. Millennium (разработчик Richmond Software).

Основным ограничением для внедрения зарубежных программных продуктов является относительная дороговизна лицензии и поддержки (например, первоначальные затраты на закупку лицензий SAP R/3, в том числе и модуля «Казначейство», на 10 человек составляют около 35 тыс. долл. США, а периодические затраты на годовое обслуживание - около 6 тыс. долл. США). Помимо этого определенные препятствия возникают обычно по причине архаичности систем «банк — клиент» многих российских банков, делающей невозможным обмен информацией с САК, а также из-за неподготовленности общей системы организации бизнеса большинства отечественных компаний (особенно в части организации закупок, логистики и организации системы продаж) для внедрения специализированной системы по управлению денежными средствами.

Таблица 2. Инструменты реализации казначейских функций в ЗАО «МОГ»

Качественных стандартизированных российских систем управления функциями казначейства в настоящий момент не существует. Некоторые разработчики предлагают программы, автоматизирующие лишь определенные функции казначейского управления. Примерами могут служить «Система финансового мониторинга» компании Ramax International (основная специализация - сбор оперативной информации об остатках денежных средств в банках для холдинга с большим количеством бизнес-единиц и обслуживающих банков), а также «1С:Бухгалтерия», которую при доработке и установке связей с системами «банк - клиент» можно использовать в качестве платежного календаря. Кроме того, существуют данные о том, что многие крупные российские компании размещали заказ на разработку и внедрение САК «под себя», однако информации об эффекте применения таких систем в открытом доступе недостаточно.

Автоматизация казначейства включает несколько этапов. Их последовательная реализация позволяет создать систему, дающую возможность контролировать движение денег в компании, а также стоимость капитала для нее.

Личный опыт
Михаил Тишкин
Проект автоматизации казначейства часто осуществляется в рамках сотрудничества с консалтинговой компанией. Ее роль заключается в оптимизации процессов казначейского управления, а также контроле соответствия функциональности программного обеспечения требованиям пользователей.

Владимир Козинец В компаниях, где я принимал участие в разработке казначейских технологий, в первую очередь автоматизировались прогнозы движения денежных средств и отчеты на базе этих прогнозов в разрезе различных временных горизонтов. Это делалось для получения адекватной информации о ликвидности и платежеспособности предприятия (оперативный и тактический уровни принятия решений). Следующей задачей было создание механизма моделирования денежных потоков в зависимости от вводимых сценариев (объемы производства и продаж, рыночные цены, валютные курсы, процентные ставки и пр.) для разработки среднесрочной стратегии управления денежными средствами. Затем была реализована возможность контроля соответствия производимых платежей установленным лимитам и блокировки платежей, превышающих лимиты. Поскольку последний этап предполагал автоматизацию контролирующей функции, длительное время система работала в тестовом режиме.

Этап 1. Обеспечение актуальных данных

Автоматизацию казначейских функций следует начинать с обеспечения актуальных данных о перечне обслуживающих банков и расчетных счетов в этих банках, то есть с создания и последующего обновления базы данных счетов компании. Примерная форма сводной таблицы счетов представлена в табл. 3.

Этап 2. Сбор значений по счетам учета денежных средств

Следующим шагом является организация сбора системой значений по счетам учета денежных средств (50-м счетам) на начало операционного дня, а именно:

• балансов банковских счетов и кассы на начало операционного дня (конец предыдущего банковского дня);
• денежного выражения расчетных векселей;
• денежных средств в пути (по расчетам между компаниями группы).

На уровне бизнес-единиц (филиалов) компании эту информацию имеет смысл обновлять после каждого сеанса связи с системой «банк - клиент» либо через протоколы связи, если существует web-версия этой системы. Формат отчета об остатке денежных средств представлен в табл. 4.

Формат отчета об остатке расчетных векселей (в том числе векселей банков) также может быть сформирован на уровне бизнес-единиц (филиалов) компании, но в этом случае, к сожалению, информацию придется вводить вручную. На уровне центрального казначейства данная информация может быть консолидирована путем копирования данных в установленном формате с серверов компаний группы на сервер головной компании.

Для обеспечения своевременного занесения информации в систему следует разработать регламент ежедневного обновления форм оперативной отчетности, а также наладить систему контроля исполнения положений регламента в срок. Кроме того, один - три раза в месяц следует проверять корректность предоставляемой информации, сверяя ее с банковскими выписками и выпиской из журнала учета векселей.

По факту разнесения выписки и сопоставления полученных и списанных денежных средств с соответствующими данными об элементах кредиторской задолженности к оплате и дебиторской задолженности к получению формируется отчет о запланированных, но не исполненных в срок обязательствах по дебиторской и кредиторской задолженностям.

Этап 3. Создание системы операционного финансового планирования

После организации сбора значений по счетам денежных средств формируется платежный календарь, то есть система операционного финансового планирования. В упрощенном варианте она состоит из двух частей:

1. Календарь очередности платежей и поступлений (кредиторской и дебиторской задолженностей к погашению), запланированный по датам в рамках учетного периода (обычно это календарный месяц) (см. табл. 5). Этот календарь может заполняться вручную специалистами казначейства на основании входящих первичных документов. Для того чтобы данные в этот отчет попадали автома- тически, необходимо иметь ERP-систему, учитывающую все текущие и вновь регистрируемые договоры купли-продажи товаров и услуг компании, в соответствии с условиями которых (поставка продукции и услуги, предоплата полная или частичная) данные о платежах попадают в график. В этом случае единственным источником ввода информации об условиях платежа в систему является департамент компании, инициировавший договор.

2. Консолидированный платежный календарь по видам деятельности и датам (см. табл. 6, перечень статей отчета о движении денежных средств максимально укрупнен). Консолидированный платежный календарь по видам деятельности и датам составляется автоматически на основании календаря очередности платежей. Код статьи управленческого отчета о движении денежных средств (прямой метод) связывает операционные планы по движению денежных средств с утвержденным бюджетом на плановый период.

В рамках консолидированного календаря казначейство получает доступ к информации об объемах платежей по той или иной статье, необходимости внешнего финансирования для обеспечения ликвидности платежного календаря, а также о необходимости краткосрочных финансовых инвестиций или целесообразности погашения части внешнего долга.

Этап 4. Систематизация информации о внешнем долге

Оперативная информация о состоянии внешнего долга и его динамике систематизируется в соответствии с данными платежного календаря на операционный период. Информация, составляющая данный модуль, должна содержать:

• ключевые даты погашения обязательств по основным суммам внешнего финансирования и обязательств по начисленным процентам;
• объемы текущих доступных лимитов внешнего финансирования;
• состояние активов, на которые может быть возложено обременение в виде залога при получении внешнего финансирования;
• перечень компаний, способных выступить в роли поручителя по договорам привлечения внешнего финансирования, и объем покрытия данных поручительств.

Этап 5. Создание системы управления рисками

Выделим три основных типа рисков, которыми можно управлять с помощью САК: кредитный, валютный и процентный (риск изменения процентных ставок). Управление кредитным риском в САК обычно сводится к комплексу расчетов по выставлению лимитов1 на контрагентов: на поставщиков - на уровне максимально допустимого размера предоплаты и срока, на который предоставляется предоплата, а на потребителей конечной продукции — на уровне максимально допустимого размера дебиторской задолженности и среднего срока оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. Эффективная система оценки кредитного риска должна ежедневно рассчитывать объемы денежных поступлений и платежей, а также объемы отгрузки готовой продукции с тем, чтобы оперативно реагировать на возможные превышения лимитов. Что касается валютных и процентных рисков, то САК должна позволять моделировать изменения в запланированном денежном потоке в зависимости от прогнозов процентных ставок по кредитам (преимущественно краткосрочным, так как долгосрочные, как правило, зафиксированы на период кредитного договора), а также по колебаниям основных валют, используемых компанией. Кроме того, автоматизированная система существенно облегчает задачу сотрудников казначейства по определению эффективной ставки привлечения денежных средств в зависимости от валюты привлечения и изменения курсов валют в будущем.

Этап 6. Установление связи с финансовыми рынками

Таблица 5. Очередность платежей и поступлений

Таблица 6. Консолидированный платежный календарь

С помощью специализированной САК финансовый менеджер или казначей могут осуществлять операции на финансовых рынках, к примеру конверсионные операции на открытом рынке либо торговые операции на рынке акций, облигаций, производных и прочих финансовых инструментов. Целесообразность подобных функций в САК определяется объемом и частотой таких операций, необходимыми компании, а также профессионализмом сотрудников и разницей между стоимостью комиссии непосредственного участника рынка и стоимостью комиссии, предлагаемой посредником, например обслуживающим банком. Если в результате проведенного сравнительного анализа менеджмент компании считает целесообразным проведение операций непосредственно с рабочего места сотрудника компании, имеет смысл оформить договор информационного обслуживания с соответствующей торговой системой и установить собственный портал для проведения операций, для удобства связанный с САК. При проведении операций на открытом рынке через обслуживающий банк данная функциональность обычно не используется. В зарубежной практике существует компромиссный вариант, когда программное обеспечение обслуживающего банка синхронизируется с САК и позволяет получать информацию о ходе торгов на определенном рынке в режиме онлайн, а также размещать заявки на проведение операции, которые будут исполнены дилером банка. Комиссия за проведение таких операций обычно фиксируется в соглашении о тарифах с обслуживающим банком.

Следует отметить, что если первые четыре этапа построения САК успешно проходит практически каждая компания, то реализация пятого требует определенного уровня развития корпоративного управления: далеко не в каждой компании существует методика управления рисками, а без нее автоматизация риск-менеджмента становится затруднительной. Шестой же этап нужен лишь немногим компаниям, которые сталкиваются с необходимостью управления большими объемами временно свободных денежных средств.

Что касается выбора между специализированной системой и электронными таблицами, хотелось бы отметить следующее. Если в компании до настоящего момента не автоматизированы договорная база, система закупок и система реализации, а также не отлажен своевременный ввод данных о заключении новых договоров, отгрузки продукции и факте выполнения услуг в систему, автоматизировать функции казначейства с помощью специальной программы преждевременно.

1 Подробнее о казначейских функциях см. статью «Роль казначейства в российских компаниях» («Финансовый директор», 2004, № 5, с. 22). - Примеч. редакции.

2 См. статью Treasury management Systems in 2004 // Treasury Today, с. 6.

3 Там же, с. 7.

4 Подробнее об этом см. статьи «Как управлять рисками» («Финансовый директор», 2003, № 9, с. 12) и «Построение корпоративной системы управления рисками» («Финансовый директор», 2005, № 2, с. 27). - Примеч. редакции.