Пример бюджетирования в Аксапте

Для демонстрации возможностей ERP-системы Microsoft Axapta в области бюджетирования мы создали макет, для реализации которого в системе пришлось применить большую часть функциональности системы в области бюджетирования. При реализации модели использовались только штатные средства системы без использования программирования.

В качестве основы макета взята постановка задачи по автоматизации бюджетирования реального клиента. Клиент — торгово-производственная компания, занимающаяся сборкой и продажей компьютеров специального назначения. Одним из ноу-хау компании являются отдельные элементы компьютера — платы обработки голоса и изображения и программное обеспечение к ним. Производство плат является серийным, для чего используются производственные мощности стороннего производителя. Программное обеспечение, сборка готовых компьютеров осуществляется компанией своими силами и только под заказ.

Продажи обладают слабо выраженной сезонностью: подъем продаж в конце года и практически полное отсутствие продаж в начале января. Деньги от клиентов приходят, в основном, в конце квартала. Для поддержания ликвидности компании собственных оборотных средств компании не хватает. В то же время привлечение кредитных ресурсов имеет определенную стоимость и уменьшает прибыль компании. Поэтому основная цель бюджетирования — выяснить причины нехватки оборотных средств и рассчитать необходимый объем кредитных ресурсов для функционирования компании с точки зрения ликвидности и минимальной стоимости кредита.

В нашем примере компания занимается производством и продажей двух видов товара: Товар А и Товар Б. Товар А является полуфабрикатом для Товара Б, но продается также и отдельно от него. Товар Б производится исключительно под индивидуальный заказ клиента. Более того, его невозможно произвести на склад, так как каждый его экземпляр уникальный и производится по индивидуальной спецификации. Даже если заказано производство нескольких экземпляров по одной спецификации, но тогда готовые изделия будут иметь различные серийные номера. Цены на Товар А и Товар Б принимаются как усредненные за период, полученные на основании данных рынка и отчетов за предыдущие периоды.

В реальной компании учет и бюджетирование организованы по отделам: Отдел продаж, Отдел закупок, Отдел разработки ПО, Отдел финансов (включая бухгалтерию и затраты непроизводственных подразделений). В нашем примере бюджетирование будет построено на основе «классических» бюджетов производственной организации. Схема бюджетирования будет основана на нескольких операционных бюджетах: продаж, коммерческих расходов, производства, прямых затрат и постоянных (косвенных) затрат; одном вспомогательном — кредитный план; на основе которых будут формироваться два основных бюджета: доходов и расходов и движения денежных средств. Остальные бюджеты затронуты не будут, так как их использование никаких новых данных для демонстрации возможностей системы не дает.

Бюджет продаж формируется вручную, на основе прогнозов продаж, основанных на целях захвата целевого рынка, или может быть результатом анализа продаж предыдущего года, иначе говоря, «от достигнутого». Для нашей модели это неважно. Прогнозов может быть несколько (например, Оптимистический, Пессимистический, Вероятный), но в бюджет будет включен только один из них.

Как видно в таблице «Бюджет продаж», в нашей модели сезонность продаж учтена в строке «Распределение продаж», которая показывает процентное соотношение продаж каждого месяца к обороту за год. Предполагаем, что поступление денег от продаж происходит не в том месяце, что сами продажи, а в конце квартала. Разумеется, в реальной компании поступление денег происходит по более сложным формулам. Но главное, что мы должны учесть в данном, как и в других бюджетах, — это влияние бюджета на движение денежных средств. На основе Бюджета продаж формируются Бюджет коммерческих расходов и Бюджет производства. Бюджет коммерческих расходов состоит из статей затрат, напрямую зависящих от Бюджета продаж, например, премиальные или комиссионные, и условно-постоянных затрат на рекламу, командировочных и прочих:

Бюджет производства более сложен. Нам необходимо учесть три основных фактора: потребность материалов для производства и необходимость создания запасов продукции и материалов для бесперебойной работы производства. Разумеется, необходимо также учесть остатки продукции и материалов на начало периода. В модели предполагаем, что запас материалов и готовой продукции Товара А создается примерно на две недели производства Товара Б, в противном случае мы рискуем не успеть выполнить заказ потенциального клиента. Цифра «две» недели взята исходя из срока выполнения субподрядчиком работ по производству Товара А. Кроме того, увеличение объема производства Товара Б нельзя осуществить моментально, поэтому предусмотрено плавное увеличение и затем уменьшение объема производства.

Бюджет прямых затрат состоит из себестоимости производства готовой продукции. Товар А состоит исключительно из Материала 1, а Товар Б — из Товара А и Материала 2. Стоимость производства Товара А, который реально производит субподрядчик, в модели не учтена. Ее можно учесть в стоимости Материала 1.

В бюджет постоянных затрат включены только основные затраты, не зависящие или слабо зависящие от объема продаж:

На основании вышеприведенных бюджетов автоматически получается бюджет доходов и расходов:

Бюджет движения денежных средств также получается автоматически:

Как видим, первоначально в прогнозе движения денежных средств в конце второго месяца каждого квартала получается большой дефицит денежных средств. В первых двух кварталах достаточно получить краткосрочные кредиты на три месяца. А во втором полугодии дефицит денежных средств становится серьезной проблемой из-за сезонного увеличения продаж и время кредита придется увеличить до полугода. Для исправления ситуации планируем получение кредитных ресурсов, которое отобразим во вспомогательном бюджете — кредитном плане:

Кредитный план сгладит недостаток денежных средств во втором и третьем месяцах каждого квартала и особенно в четвертом квартале. Стоимость кредита рассчитана из расчета 2% в месяц без учета сложных процентов и указывается отдельной строкой в бюджет доходов и расходов.

С учетом кредитного плана прогноз движения денежных средств примет вид:

Изменится также бюджет доходов и расходов:

Итак. Мы получили упрощенную модель бюджетирования для реализации средствами Аксапты. Очевидно, что такой простой пример бюджетирования легче реализовать средствами Microsoft Excel, чем Microsoft Axapta. Но для изучения возможностей Аксапты данный пример вполне подходящий, так как включает в себя все сферы деятельности реального предприятия. В примере отсутствует только Бюджет основных средств, который всегда есть в реальной жизни. Но средства Аксапты по бюджетированию ОС похожи на бюджетирование продаж и закупок и даже несколько проще. Поэтому исключение данного элемента из примера несущественно.

Основной целью нашей модели будет построение двух основных отчетов: бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств и сравнение их с учетом и без учета кредитного плана. Инструменты

Для реализации данной модели в Аксапте необходимо ознакомиться с основными определениями Аксапты и ее инструментами бюджетирования.

Все бюджеты Аксапты построены на плане счетов. С одной стороны, это упрощает дальнейшее сравнение бюджетных данных с фактическими. С другой стороны, заставляет пользователя очень тщательно подходить к построению плана счетов.

Для составления финансовых планов и бюджетов используется один механизм — бюджетная модель, под которой понимается набор планируемых оборотов по конкретным счетам на определенные даты или за определенные периоды. Моделей может быть несколько и они могут образовывать сложную древовидную структуру, когда модель состоит из подмоделей, те — из подмоделей следующего уровня. Количество уровней неограниченно. Бюджетные проводки односторонние, т. е. строка проводится только по кредиту или дебету одного счета, в зависимости от знака суммы, что для российского бухгалтера может быть неожиданностью. Дебетовые суммы в формах прижаты влево, кредитовые — вправо. Данное правило является общим для всех форм Аксапты.

Для составления бюджетов, связанных с продажами и закупками, используется другой механизм — прогнозы продаж и закупок. Аналогично бюджетным моделям существуют также прогнозные модели, которые представляют собой набор прогнозов — планируемых закупок или продаж товаров, материалов или основных средств, причем как в денежных, так и в натуральных единицах измерения. Прогнозы формируются в натуральных единицах измерения. Программа сама подставляет отпускные или закупочные цены.

Прогнозные модели могут включать в себя подмодели. Выбранные прогнозы по закупкам и продажам могут быть перенесены в выбранную бюджетную модель. При переносе в бюджет переносятся также количества в натуральных единицах измерения, что позволяет получать отчеты бюджетов с количествами закупаемых или продаваемых товаров.

Для подготовки бюджетов и их автоматического расчета в Аксапте предусмотрен довольно широкий набор инструментов: распределение бюджетных проводок по периоду на основе ключей распределения или по различным отделам, центрам финансового учета, другим счетам; расчет бюджета на основе фактических данных или другого бюджета; сопоставление бюджетов.

Ключи распределения используются для разбиения какой-либо величины (бюджет, прогноз) за период на части — за более мелкие периоды, например, оборота за год — на обороты помесячно, закупки за месяц — на каждую неделю.

Также можно настроить распределение по любому другому принципу. Например, настроить распределение общехозяйственных расходов по отделам, целям, центрам затрат, другим счетам в любых комбинациях. Данная функциональность позволяет также перенести распределенные строки бюджета на несколько дней или месяцев вперед или назад от исходной бюджетной проводки. Это позволяет, например, начислить затраты на зарплату в одном месяце, а их выплату — в другом. При распределении на другие счета и другие отделы формируются пары проводок: по исходному счету и указанному в параметрах распределения.

В результате одна бюджетная проводка автоматически разбивается на части в соответствии с ключом распределения, либо правилам распределения по финансовой аналитике (например отделам) или другим счетам.

Еще один инструмент бюджетирования — сопоставление. Его суть заключается в принятии решения о создании бюджетной строки в зависимости от значения исходной. Например, при превышении бюджета выше определенной величины остаток переносится на другой счет. Данный инструмент удобен при настройке различных сценариев при моделировании разных вариантов развития событий.

Бюджетирование в Аксапте представляет собой инструмент долгосрочного планирования. Кроме бюджетирования, в Аксапте существуют механизмы оперативного управления финансами: прогноз движения средств, анализ ликвидности и расчет потребностей в валюте, но для нашей модели они не потребуются. Данные инструменты используют данные из других модулей системы и позволяют планировать намного точнее, учитывая текущее состояние компании и ее текущие планы: остатки товаров и материалов на складах и в производстве, текущие и планируемые закупки у поставщиков и заказы клиентов, а также текущие остатки на расчетных счетах, кассах и счетах бухгалтерского учета. В результате анализа ликвидности, проводимого путем расчета планируемых проводок по счетам денежных средств, система может автоматически вычислить необходимую потребность в денежных средствах («Потребность в валюте») в оперативной деятельности предприятия.

Аксапта содержит набор отчетов по бюджетированию, используемых для принятия управленческих решений, проверки выполнения бюджетов и их сравнения. Кроме штатных отчетов, можно использовать встроенный генератор финансовой отчетности, который позволяет использовать бюджетные данные наравне с фактическими, предоставляя пользователю дополнительные возможности для получения более полных и информативных отчетов. Реализация

Сначала опишем основные настройки, которые мы будем использовать при реализации модели.

Все бюджеты разбиты по бюджетным моделям, которые образуют двухуровневую иерархическую структуру в соответствии с названиями бюджетов нашей модели: Бюджет продаж, Бюджет закупок, Бюджет коммерческих расходов и т. д. В большинстве случаев термины «Бюджет» и «Бюджетная модель» будут синонимами. Но в ряде случаев это правило будет нарушаться. Например, когда бюджетные проводки одного бюджета используются в другом бюджете.

Бюджетные модели «Сводный бюджет» и «Без кредитного плана» соответствуют двум сводным бюджетам с учетом и без учета Кредитного плана. Это потребуется при анализе потребности в денежных средствах на протяжении года и анализа влияния стоимости кредита на прибыль.

«Сводный бюджет» (бюджетная модель «Сводный») включает все бюджеты:

Сводный бюджет «Без кредитного плана» (бюджетная модель «Сводный2») включает все бюджеты, кроме Кредитного плана.

Для формирования бюджета продаж необходимо сначала создать прогноз продаж и перенести его в главную книгу. Для формирования прогноза продаж удобно создать ключ распределения по периоду.

На его основе создается прогноз продаж.

Далее прогноз продаж переносится в главную книгу. В результате появляются бюджетные проводки в бюджетной модели «Прогноз продаж». Проводки по дебету сформировались по счету «90.100 ПРОДАЖИ: Выручка» по отпускной цене, а по кредиту счета «90.200 ПРОДАЖИ: Себестоимость продаж плановая» — по плановой цене закупки (План счетов взят из демонстрационной модели Аксапты).

Чтобы дополнить бюджет продаж коммерческими расходами, которые прямо пропорциональны продажам, можно также воспользоваться ключом распределения. Но мы воспользуемся другим инструментом: копирование бюджетных проводок. Данная функциональность позволяет автоматически получать из одних бюджетных проводок другие. При копировании возможно изменить название бюджетной модели, номер счета главной книги, финансовые аналитики, сделать сдвиг на определенное количество дней или месяцев, уменьшить или увеличить сумму проводки:

Расходы, независимые от продаж (постоянные), формируем вручную с использованием метода распределения «Период», когда программа автоматически формирует одинаковые проводки через определенное количество месяцев или дней.

В результате получаем бюджет коммерческих расходов и бюджет постоянных затрат. При создании бюджетных проводок по денежным счетам будем использовать аналитику цель, которую будем использовать для отчета движения денежных средств.

Для формирования отчетов по бюджетам используется генератор финансовой отчетности, позволяющий создавать отчеты по бюджетам как в денежных, так и в натуральных единицах измерений, с учетом фильтрации и группировки по финансовым аналитикам. Его дизайн довольно ограничен, но возможности для анализа данных он предоставляет более чем достаточные. Мы не будем останавливаться на изучении его настроек. Покажем только результат отчета «Бюджет коммерческих расходов» с разбивкой по кварталам.

Бюджет постоянных затрат нас интересует в части закупок материалов и их оплаты. Для формирования данного бюджета создаем прогноз закупок и переносим его в главную книгу также, как и в случае с прогнозом продаж. В случае краткосрочного периода система умеет автоматически формировать планируемые закупки и производственные заказы под планируемые и текущие продажи. Но в случае долгосрочного планирования данная функциональность недоступна да и практически бесполезна, поэтому формирование прогноза закупок производится пользователем вручную или импортируется из внешнего файла.

В результате получаем два основных бюджета: доходов и расходов и движения денежных средств. Но в результате анализа бюджета движения средств помесячно мы видим, что для функционирования компании необходимо привлечение кредитных ресурсов в начале квартала с их возвратом в конце квартала или в конце года. Например, в случае первого квартала бюджет движения денежных средств без привлечения кредитных ресурсов будет выглядеть так.

Привлечение кредитных ресурсов фиксируем в бюджете «Кредитный план», в котором учитываем не только получение и возврат кредитов, но и их стоимость, которая повлияет также на прибыль.

Последние три строки кредитного плана фиксируют стоимость кредита и реально формируют 12 проводок — на каждый месяц года.

После формирования кредитного плана получаем окончательный вариант бюджета движения денежных средств (Строки отчета отсортированы по кодам аналитики Цель).

Теперь мы можем узнать, как привлечение кредитных ресурсов повлияло на прибыль.

Выводы

Ввиду ограниченности модели мы использовали далеко не все инструменты Axapta для бюджетирования. Тем не менее, можно сделать некоторые выводы о возможностях программы в этой области.

Встроенные возможности системы позволяют создать систему бюджетирования предприятия практически любой сложности: от небольшой компании до многоуровневого холдинга. В ней представлено большинство инструментов, присутствующих в специализированных системах. Интегированность бюджетирования с другими модулями обеспечивает точность фактических данных для сравнения, кроме того, данные других модулей могут быть использованы для построения бюджетов. Поэтому построение системы бюджетирования на основе работающей ERP-системы позволит предприятию более грамотно осуществлять планирование своей деятельности, контролировать выполнение планов подразделениями, заблаговременно узнавать о возможных проблемах ликвидности или невыполнения плановых показателей и своевременно принимать управленческие решения.

В то же время нельзя не сделать ряд замечаний, показывающих ограниченность системы для построения системы бюджетирования предприятия.

В программе невозможно настроить автоматическое изменение одних бюджетных проводок при изменении или удалении других. Функции копирования, распределения и сопоставления бюджетов выполняются только вручную. Если возникает необходимость моделирования различных вариантов развития событий, когда при изменении одного бюджета должны пересчитываться другие, данный функционал необходимо будет доработать.

Используемый генератор отчетов далеко не всегда может удовлетворить пользователя своим дизайном. В результате неизбежны доработки финансовых форм, используемых в бумажном виде. Альтернативным решением может быть использование шаблонов в Word или Excel с выводом данных из Аксапты. Использование шаблонов является штатным средством и используется, в частности, для получения российских ответов: форма № 1, форма № 2 и т. п.

Иерархическая структура моделей очень удобна для формирования бюджетов многоуровневого холдинга. Но средства, визуально показывающего эту иерархию, в системе не предусмотрено.

Но все эти минусы полностью компенсируются интегрированностью системы. Интегрированность становится особо полезной при краткосрочном планировании, когда используются другие инструменты планирования — прогноз движения средств и сводное планирование. Прогноз движения средств с анализом ликвидности и сравнением фактических данных с бюджетными мы постараемся рассмотреть в следующий раз.