Особенности работы корпоративного секретаря в компании, имеющей листинг на нью-йоркской фондовой бирже

Сведения об авторе: в 2002 году закончила с отличием МГУ им. М.В. Ломоносова, факультет государственного управления со специализацией «государственное регулирование экономики», с мая 2005 года по настоящее время занимает должность корпоративного секретаря ОАО «Ростелеком». До назначения на данную должность с декабря 2001 года последовательно занимала следующие должности: советник заместителя генерального директора - финансового директора, начальник службы ценных бумаг, начальник отдела ценных бумаг, секретарь совета директоров. Член Биржевого совета НП «Фондовая биржа «Санкт-Петербург», член Биржевого совета НП «Фондовая биржа «РТС» и ОАО «Фондовая биржа «РТС». В 2006 году стала номинантом премии Ассоциации независимых директоров и ПрайсвотерхаусКуперс «Лучший корпоративный секретарь 2006 года».

ОАО «Ростелеком» - российский национальный оператор дальней связи. Компания владеет современной цифровой сетью, которая позволяет предоставлять услуги связи в каждом субъекте Российской Федерации. С 1 января 2006 года ОАО «Ростелеком» предоставляет услуги международной и междугородной связи конечным пользователям по всей стране.

Во всех регионах России ОАО «Ростелеком» - оператор для операторов, обеспечивающий полный объем потребностей в услугах магистральной сети и объединяющий сети российских операторов в единую национальную сеть. «Ростелеком» имеет прямые международные выходы на сети более 100 операторов в 72 странах, участвует в 30 международных кабельных системах и взаимодействует с 400 международными операторами и компаниями.

ОАО «Связьинвест» является крупнейшим акционером ОАО «Ростелеком» - ему принадлежит 51% обыкновенных (голосующих) акций компании. 49% обыкновенных и 100% привилегированных акций ОАО «Ростелеком» находятся в свободном обращении. В 1998 году была запущена программа АДР II уровня с листингом на Нью-Йоркской фондовой бирже (тикер ROS). Сегодня ценные бумаги компании торгуются на крупнейших российских и западных фондовых биржах, в том числе на РТС, ММВБ, Нью-Йоркской, Лондонской и Франкфуртской фондовых биржах.

Институт корпоративного секретаря был утвержден решением совета директоров ОАО «Ростелеком» в мае 2005 года. С момента создания должности корпоративного секретаря в ОАО «Ростелеком» (далее также - Компания) действует принцип «единого окна»: при возникновении любого вопроса, который прямо или косвенно касается выполнения обязательств Компании перед ее акционерами и государственными органами в России и в США в связи с выпуском Компанией эмиссионных ценных бумаг, ответ готовится корпоративным секретарем и аппаратом корпоративного секретаря.

При создании данной должности учитывались не только требования законодательства РФ, Кодекса корпоративного поведения, рекомендованного ФКЦБ России, но и требования применимого законодательства США по ценным бумагам, в т.ч. Акта Сарбейнса - Оксли, а также рекомендации стандартов корпоративного управления, которых придерживаются во всем мире.

Помогает осуществлять функции корпоративного секретаря отдел корпоративных действий, который выполняет функции аппарата корпоративного секретаря. При этом корпоративный секретарь обязан лично выполнять функции секретаря совета директоров и секретаря комитетов совета директоров, чтобы обеспечить взаимосвязь деятельности всех комитетов и совета директоров Компании.

Согласно положению о корпоративном секретаре Компании в его аппарат входит шесть человек. Трудовые договора с сотрудниками аппарата подписывает генеральный директор Компании. Руководитель аппарата подчиняется корпоративному секретарю. В свою очередь, корпоративный секретарь находится в непосредственном подчинении председателя совета директоров ОАО «Ростелеком». В целях оптимизации процесса управления оперативное руководство корпоративным секретарем также осуществляется генеральным директором. Трудовой договор с корпоративным секретарем от имени общества подписывается председателем совета директоров.

В настоящий момент обязанности сотрудников аппарата корпоративного секретаря распределены следующим образом: один из сотрудников является секретарем правления, а каждый из сотрудников аппарата является секретарем какого-либо комитета, который создан при правлении компании.

Помимо корпоративного секретаря, три сотрудника аппарата свободно владеют английским языком.

В результате корпоративный секретарь обеспечивает выполнение следующих функций согласно положению о корпоративном секретаре и аппарате корпоративного секретаря ОАО «Ростелеком»:

• организация подготовки и обеспечение проведения общего собрания акционеров;
• обеспечение работы совета директоров и его комитетов;
• обеспечение работы правления и его комитетов;
• контроль за надлежащим ведением реестра владельцев именных ценных бумаг общества регистратором общества, в том числе взаимодействие с регистратором;
• обеспечение реализации дивидендной политики общества;
• поддержка и развитие программы АДР общества, взаимодействие с банком-депозитарием общества;
• обеспечение выполнения требований листинга на российских и зарубежных фондовых биржах, на которых обращаются акции общества и АДР на акции общества соответственно;
• обеспечение раскрытия информации в соответствии с действующим законодательством, нормами и требованиями (РФ и США);
• поддержание и развитие корпоративных стандартов общества в соответствии с действующим законодательством, нормами и требованиями (РФ и США);
• ведение архива документов, связанных с деятельностью корпоративного секретаря;
• организация взаимодействия между обществом и его акционерами.

Для того чтобы соответствовать требованиям законодательства РФ и применимым требованиям законодательства США по ценным бумагам при подготовке Кодекса корпоративного управления Компании, использовались требования по корпоративному управлению, предъявляемые как в России, так и в США к эмитентам-нерезидентам США, имеющим листинг на Нью-Йоркской фондовой бирже.

Например, требования к независимому директору, согласно Кодексу корпоративного управления Компании, выглядят следующим образом: «В соответствии с требованиями Комиссии США по ценным бумагам и фондовым биржам и правилами листинга на Нью-Йоркской фондовой бирже Компания понимает под термином «независимый директор» члена совета директоров Компании, который признан независимым согласно положениям настоящего Кодекса, предусматривающим, что директор может быть признан независимым в том случае, если соблюдаются все следующие условия:

• директор не является в настоящее время и не являлся в прошлом сотрудником Компании, и/или любой член его/ее семьи не является и не являлся должностным лицом Компании или ее аффилированного юридического лица в течение какого-либо периода времени за последние три года;
• директор и/или любой член его/ее семьи не получал от Компании вознаграждения в размере, превышающем эквивалент 100 000 долларов США в год, в течение какого-либо периода времени за последние три года. Исключения составляют:
• (i) вознаграждение, полученное директором как членом совета директоров,
• (ii) вознаграждение за участие в комитетах и
• (iii) выплаты по пенсионному обеспечению или
• (iv) иные формы компенсаций за предшествующую работу (при условии, что их выплата никоим образом не зависит от текущей и последующей деятельности директора);
• директор и/или любой член его/ее семьи не является в настоящее время и не являлся аффилированным лицом Компании, а также
• не является и не являлся аффилированным лицом или сотрудником настоящего или предыдущего независимого аудитора, или сотрудником структурного подразделения Компании, отвечающего за внутренний контроль, в течение какого-либо периода времени за последние три года;
• директор и/или любой член его/ее семьи не является в настоящее время и не являлся должностным лицом организации, в которой действующий член руководства Компании входит в комитет по кадрам и вознаграждениям данной организации в течение какого-либо периода времени за последние три года;
• директор не является и не являлся должностным лицом или сотрудником, и член его/ее семьи не является должностным лицом организации, которой Компания перечисляла или от которой Компания получала платежи по сделкам купли-продажи или оказания услуг, в течение какого-либо периода времени за последние три года. Исключение: совокупный размер платежей за один финансовый год не превышает 1 000 000 долларов США, или 2% от консолидированной валовой выручки организации.

Для обеспечения соответствия требованиям законодательства Российской Федерации, а также требованиям ФКЦБ России и правилам листинга на российских фондовых биржах, Компания предъявляет к термину «независимый директор» следующие дополнительные к вышеизложенным требования: директор может быть признан независимым, если также соблюдаются все перечисленные ниже условия:

• директор не является представителем государства;
• директор не является аффилированным лицом Компании, а также аффилированным лицом данных аффилированных лиц;
• директор не является контрагентом по обязательствам Компании, в соответствии с условиями которых директор может приобрести имущество (получить денежные средства), стоимость которого составляет 10 и более процентов его/ее совокупного годового дохода, кроме получения вознаграждения за участие в деятельности совета директоров;
• директор не является крупным контрагентом Компании, т.е. таким контрагентом, совокупный объем сделок Компании с которым в течение года составляет 10 и более процентов балансовой стоимости активов Компании в соответствии с российскими стандартами бухгалтерского учета.

Независимый директор Компании по истечении 7-летнего срока исполнения обязанностей члена совета директоров не может рассматриваться как независимый».

Обеспечивая выполнение данного требования к составу совета директоров, корпоративный секретарь в процессе своей работы осуществляет следующие шаги:

• в начале каждого финансового года корпоративный секретарь доводит до сведения руководства Компании необходимость иметь в составе следующего совета директоров, который будет избираться на ближайшем общем собрании акционеров, как минимум трех независимых директоров, один из которых должен являться финансовым экспертом комитета по аудиту, а также список критериев к данным лицам для того, чтобы руководство Компании имело возможность повстречаться с представителями акционеров, владеющих более чем 2% голосующих акций компании, чтобы проинформировать о требованиях, которые будут в последствии предъявлены к составу совета директоров;
• получив документы о выдвижении кандидатов, корпоративный секретарь направляет в адрес данных кандидатов анкету кандидата в совет директоров и ревизионную комиссию. Анкета кандидата в совет директоров требует от кандидата предоставление следующей информации:
• ФИО;
• должность по основному месту работы;
• контактные и паспортные данные;
• список аффилированных с кандидатом лиц;
• информацию, необходимую для определения кандидата как независимого директора и финансового эксперта, а также подтверждающие документы (в случае, если кандидат может быть признан финансовым экспертом);
• размер получаемых вознаграждений за прошедший год от аффилированных с компанией лиц;
• владение ценными бумагами компаний, с которыми аффилировано общество, в которое его выдвигают;
• информация о компаниях, в которых кандидат состоит в органах управления или контроля;
• информация о компаниях, в состав органов управления которых кандидат также будет выдвинут или уже выдвинут;
• согласие на раскрытие информации, указанной в анкете, в годовых отчетах Компании, на сайте и т.д.;
• помимо этого, корпоративный секретарь также готовит к заседанию комитета по кадрам и вознаграждениям и к совету директоров информацию о признании предложений акционеров Компании о выдвижении кандидатов в совет директоров и ревизионную комиссию как соответствующих требованиям законодательства РФ и внутренним документам Компании;
• заполненная анкета каждого кандидата предоставляется на рассмотрение комитету по кадрам и вознаграждениям совета директоров на момент рассмотрения предложений акционеров Компании о выдвижении кандидатов в совет директоров и ревизионную комиссию, но данные анкеты на этот момент используются только для сведения в связи с невозможностью отказать во включении в список кандидатов по иным причинам, чем это определено ФЗ «Обакционерных обществах».

Вместе с тем информация по данной анкете подробно анализируется при подготовке информации о каждом кандидате в совет директоров и ревизионную комиссию и указывается в материалах общего собрания акционеров Компании. Рекомендация действующего совета директоров по каждому кандидату не предоставляется акционерам, но в биографии каждого кандидата отмечаются те стороны, благодаря которым совет директоров хотел бы, чтобы данный кандидат был избран общим собранием акционеров.

На первом заседании совета директоров, которое всегда проводится сразу же после общего собрания акционеров, рассматриваются в обязательном порядке следующие вопросы:

• избрание председателя совета директоров и заместителя председателя;
• признание некоторых членов совета директоров независимыми директорами;
• избрание комитета по аудиту, комитета по стратегическому планированию, комитета по кадрам и вознаграждениям;
• признание одного из членов совета директоров финансовым экспертом комитета по аудиту.

При рассмотрении данных вопросов совет директоров использует информацию, подготовленную корпоративным секретарем на основе заполненных анкет. Также совет директоров при рассмотрении вопроса о составе комитетов учитывает те ограничения, которые накладывает законодательство РФ и применимое законодательство США на состав комитетов.

Согласно российским стандартам корпоративного управления комитет по аудиту должен состоять из независимых директоров Компании.

Согласно нормативным актам Комиссии США по ценным бумагам и фондовым биржам, если у компании в совете директоров присутствует мажоритарный акционер, то его представитель может являться наблюдателем комитета по аудиту, при этом:

• данное лицо должно удовлетворять требованию о независимости в части отсутствия вознаграждения, предусмотренного статьей 10А(m) Закона о биржах, в соответствии с которым члену комитета по аудиту запрещается прямо или косвенно получать какое-либо вознаграждение за консультационные услуги или иную компенсацию от компании или его дочерних компаний, за исключением вознаграждения за исполнение обязанностей члена совета директоров компании и какого-либо из его комитетов;
• данное лицо должно обладать только статусом «наблюдателя» в комитете;
• данное лицо не имеет права голоса при голосовании на заседаниях комитета и не является членом комитета;
• данное лицо не должно являться председателем комитета;
• данное лицо не должно являться исполнительным должностным лицом общества.

Помимо этого, согласно требованиям применимого законодательства США один из членов комитета должен обладать статусом «финансового эксперта комитета по аудиту», т.е. иметь следующую квалификацию:

• знание US GAAP или МСФО и соответствующий сертификат;
• наличие опыта или квалификации для оценки правильности применения US GAAP или МСФО в отношении проведения оценок, начисления расходов и формирования резервов;
• опыт подготовки, аудита, анализа или оценки финансовой отчетности, в целом сравнимой по объему и уровню сложности бухгалтерских вопросов с объемом и уровнем сложности, которые могут встречаться в финансовой отчетности компании, или опыт непосредственного руководства одним или более сотрудниками, занимающимися такой деятельностью;
• знание или опыт работы с процедурами внутреннего контроля при составлении финансовой отчетности;
• знание функций комитета по аудиту;
• образование и/или опыт работы в качестве ведущего финансового должностного лица, главного бухгалтера, финансового контролера, бухгалтера, аудитора или лица, выполняющего аналогичные функции;
• опыт работы по надзору или оценке деятельности компаний или бухгалтеров в части подготовки, аудита или оценки финансовой отчетности;
• опыт работы по составлению и/или трансформации финансовой отчетности в соответствии с US GAAP и/или МСФО.

Комитет по аудиту, с одной стороны, является вспомогательным органом совета директоров, который предварительно и подробно рассматривает представленные правлением Компании материалы и дает свою рекомендацию на совете директоров в том случае, если вопрос касается российских стандартов бухгалтерской отчетности и выполнения законодательства РФ, в частности, следующих вопросов:

• подготовка рекомендаций совету директоров по определению кандидатуры независимого аудитора общества на основании анализа услуг различных аудиторов и условий предоставления таких услуг, а также по вопросам, касающимся отказа от услуг данного независимого аудитора;
• подготовка рекомендаций совету директоров по проекту договора, заключаемого с независимым аудитором, в том числе по размеру выплачиваемого ему вознаграждения;
• предварительное одобрение всех аудиторских, сопутствующих аудиту и неаудиторских услуг, оказываемых обществу независимым аудитором, и подготовка соответствующих рекомендаций;
• одобрение стоимости и условий оказания всех аудиторских, сопутствующих аудиту и неаудиторских услуг, оказываемых обществу независимым аудитором, и подготовка соответствующих рекомендаций;
• контроль за работой независимого аудитора;
• разрешение разногласий между руководством Компании и независимым аудитором в отношении финансовой (бухгалтерской) отчетности общества;
• рассмотрение и обсуждение с независимым аудитором результатов аудита, всей информации, содержащейся в аудиторском заключении, перед его рассмотрением советом директоров, а также контроль за учетом руководством общества рекомендаций независимого аудитора.

В том случае, если комитет по аудиту рассматривает вопросы, связанные с выполнением применимых требований законодательства США по ценным бумагам, Акта Сарбейнса - Оксли, финансовой отчетностью компании по МСФО и т.д., то комитет является самостоятельным органом, который имеет право принимать самостоятельные решения.

Таким образом, комитет может самостоятельно решать такие вопросы, как:

• предварительное одобрение консультационных услуг или услуг, связанных с аудиторскими услугами, которые предоставляет независимый аудитор Компании;
• проведение встреч с независимым аудитором в процессе проведения аудита отчетности по МСФО согласно аудиторским стандартам к таким встречам;
• одобрение годового отчета по форме 20-F;
• совершенствование системы внутреннего контроля Компании согласно требованиям Акта Сарбейнса - Оксли;
• выработка рекомендаций по совершенствованию имеющейся в Компании системы внутреннего контроля, по результатам надзора за применением процедур внутреннего контроля и оценки системы внутреннего контроля;
• выработка рекомендаций по результатам рассмотрения комитетом отчета руководства Компании о системе внутреннего контроля за финансовой отчетностью, подготавливаемого в соответствии с правилами, установленными Комиссией США по ценным бумагам и биржам в соответствии со статьей 404 Закона Сарбейнса - Оксли и включаемого в годовой отчет Компании по форме 20-F;
• выработка рекомендаций по установлению порядка: (i) получения, хранения и рассмотрения сообщений в адрес Компании в отношении финансовой (бухгалтерской) отчетности, внутреннего контроля и вопросов, касающихся проведения аудита; (ii) предоставления конфиденциальных и анонимных сообщений сотрудниками Компании в отношении вопросов подготовки и аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности, вызывающих их сомнения, и т.д.

К первому заседанию комитета по аудиту корпоративный секретарь собирает информацию у бухгалтерии, департамента внутреннего аудита и независимого аудитора о том, какие вопросы, по их мнению, комитет по аудиту должен в течение года работы рассмотреть в обязательном порядке.

На основании данной информации корпоративный секретарь формирует план работы, добавляя также в него те вопросы, которые комитет по аудиту должен рассмотреть в связи с необходимостью Компании представлять в Комиссию США по ценным бумагам и фондовым биржам годовой отчет по форме 20-F.

В среднем в годовой план работы комитета входит около 30-34 обязательных вопросов, при этом комитет проводит около 7 заседаний и 6-8 заочных голосований 2 .

В отличие от рекомендаций Кодекса корпоративного поведения ФКЦБ России и требований листинга на ММВБ и РТС, Комиссия США по ценным бумагам и фондовым биржам и Нью-Йоркская фондовая биржа не предъявляют требований к составу и деятельности каких-либо других комитетов совета директоров, кроме как к комитету по аудиту.

Со стороны Нью-Йоркской фондовой биржи существуют лишь рекомендации об образовании советом директоров комитета по номинированию и вознаграждению, состоящего из независимых директоров.

С учетом этого, а также учитывая необходимость подробной проработки вопросов, связанных с вознаграждением и мотивацией руководства Компании, вопросов стратегического развития Компании, совет директоров Компании создал, помимо комитета по аудиту, также комитет по кадрам и вознаграждениям и комитет по стратегическому планированию.

При обсуждении состава комитета по кадрам и вознаграждениям совет директоров учитывает требования российских бирж и формирует состав комитета из независимых директоров, включая председателя комитета, а также вводит в состав одного неисполнительного директора, представителя мажоритарного акционера.

В связи с отсутствием требований к комитету по стратегическому планированию, совет директоров формирует данный комитет из двух неисполнительных директоров от мажоритарного акционера, одного исполнительного директора, двух независимых директоров и одного члена правления Компании, тем самым представляя в комитете все основные участвующие стороны, которые необходимы при обсуждении вопросов стратегического планирования.

Данные комитеты являются вспомогательными органами совета директоров, предварительно прорабатывая вопросы, которые потом выносятся на рассмотрение совета директоров Компании.

Как уже было сказано выше, для того чтобы работа совета директоров и его комитетов была согласованной, роль секретаря совета директоров и всех его комитетов осуществляет корпоративный секретарь Компании.

Помимо этого, важно то, что секретарь правления Компании, являясь сотрудником аппарата корпоративного секретаря, выполняет также другие функции в аппарате, поскольку большинство материалов, которые рассматривает совет директоров или его комитеты, готовятся правлением Компании и представляют мнение руководства Компании перед акционерами.

Корпоративный секретарь присутствует на заседании правления, просматривает материалы правления перед его рассылкой членам правления, координирует план работы правления с планом работы совета директоров и его комитетов.

Для того чтобы информация о готовящихся и принимаемых решениях на уровне правления и совета директоров была полной, в аппарате корпоративного секретаря также есть сотрудники, которые помимо выполнения своих основных обязанностей в аппарате являются секретарями таких комитетов правления, как тарифный, тендерный, бюджетно-инвестиционный, по раскрытию информации и по системе внутреннего контроля.

Материалы к заседаниям данных комитетов также просматриваются корпоративным секретарем перед их рассылкой членам комитета, обсуждаются сложные вопросы и разбираются сложные ситуации, если корпоративному секретарю становится известно о нарушении каких-либо процедур или требований законодательства при подготовке и принятии решения комитета.