Создание персональной рассылки при помощи MS Word и MS Excel

Константин ВЕСЕЛКОВ

Источник: Журнал "Бухгалтер и Компьютер" №2 2004г

Рассмотрим ситуации , при которых возникает потребность в индивидуальной рассылке. Например, руководство компании “Ваши друзья” решило, что пора уделять своим клиентам повышенное внимание. Одним из шагов этой культурной программы стали индивидуальные поздравления, скажем, с днём рождения, и их соответствующая рассылка. Макет такого поздравления — файл “Образец поздравления.doc” — уже разработан ( 1). Для окончательного формирования поздравлений в текст каждого письма нужно добавить именное обращение (например, “Уважаемая Лариса Ивановна!” и т. п.).

Как решить такую задачу? Первое, что приходит в голову, — просто взять и отредактировать вручную нужное число строк, страниц. Но этот способ хорош, если нужно разослать письмо по трём–пяти адресам. А если, например, их больше сотни? Кроме того, при большом числе адресатов полезно задаться вопросом: а сколько всего времени нужно потратить на эту работу (с учётом проведения повторных рассылок и возможности ошибок в макете)? И вообще, как контролировать сам факт включения конкретного клиента в рассылку, ведь в нашем случае текст письма не содержит даже фамилии адресата.

Вот тут и появляются мысли о необходимости автоматизировать эту рутинную работу при минимальных затратах. Оказывается, возможность сделать всё нам необходимое без привлечения программистов уже давно (по крайней мере начиная с MS Word 6.0) встроена в MS Office, но, что удивительно, знают о ней далеко не многие, в том числе даже опытные пользователи. Называется эта возможность “слияние документов”. В статье данная функция иллюстрируется на примере применения MS Office 2000.

Сразу оговоримся, что подготовка рассылки с использованием слияния также требует выполнения определённого объёма работ (в основном — по подготовке данных), но при этом выгодно отличается от “ручного” редактирования файла следующим:

» можно достаточно точно определить временн€ые затраты на подготовку рассылки;
» замена или исправление макета документа не приводит к катастрофической потере времени;
» список рассылки существует в виде отдельного документа, что значительно упрощает контроль за её осуществлением;
» сформированный список рассылки может использоваться многократно (например, для регулярного поздравления адресатов со всеми праздниками; для регулярной рассылки счетов и т. д.).

Как работает режим слияния документов

Для получения итогового документа требуется список рассылки, а также основной документ слияния, играющий роль шаблона.

Список рассылки может храниться в виде таблицы Word, таблицы HTML, текста либо таблицы данных СУБД — MS Access, dBase, FoxPro или любой другой СУБД, для доступа к которой на вашем компьютере есть драйвер ODBC (Open Database Connectivity — открытый интерфейс доступа к базам данных; драйвер ODBC — модуль, который применяет функции ODBC, позволяющие прикладной программе взаимодействовать с СУБД). Мы рассмотрим хранение списка рассылки не в СУБД, а в файле MS Excel. Такой вариант, на наш взгляд, оптимален, потому что, во-первых, не требует от пользователя специальных знаний теории хранения данных и, во-вторых, потому что MS Excel сам по себе обладает большим набором удобных средств обработки и визуального представления данных (таких, например, как фильтрация или сортировка). Однако при выборе среды для хранения данных нужно также помнить и об определённых ограничениях, имеющихся в MS Excel. В частности, один лист Excel (сразу определимся с терминами: книга MS Excel — это файл, используемый для обработки и хранения данных; в свою очередь книга состоит из нескольких листов) не может содержать более 65 536 строк, так что если поздравительный список ваших знакомых (клиентов, избирателей) превышает это число и его не удаётся логически разделить на более мелкие фрагменты, то для хранения такого объёма данных необходимо будет использовать уже какую-либо СУБД.

Основной документ слияния создаётся в MS Word. В его текст включаются поля, соответствующие столбцам из списка рассылки (“поля слияния”).

При проведении слияния для каждой строки из списка рассылки поочерёдно выполняются следующие действия:

» поля макета заполняются значениями из очередной строки;
» заполненный макет добавляется в конец результирующего документа.

На 2 изображён пример списка рассылки в формате книги MS Excel. Нужно заметить, что подготовка списка рассылки — это, как правило, наиболее трудоёмкая операция. Информацию о клиентах нужно выверить, очистить от “мусора”, грамотно разделить по столбцам. При разделении на столбцы следует помнить, что поле слияния в макете документа соответствует столбцу в списке. В примере на 2 столбцы “Компания”, “Фамилия_И_О”, “Индекс”, “Страна_Город” и “Адрес” будут использоваться для решения другой задачи — надпечатки почтовых конвертов, в которые будет вкладываться именное поздравление.

Советы по формированию списка в MS Excel

В MS Excel используется большое количество различных логических правил и умолчаний, зачастую скрытых от пользователя. Поэтому, чтобы формируемый вами список был пригоден для проведения процедуры слияния, рекомендуется соблюдать ряд правил, которые мы приводим ниже.

1. Левый верхний угол списка данных должен размещаться в левом верхнем углу (в ячейке A1) листа.