Заполняем декларацию по НДС в Microsoft Excel

Как правило, бухгалтерам малых предприятий из-за отсутствия своевременного обновления форм деклараций приходится скачивать их из сети, из справочно-правовой программы или покупать самостоятельно и заполнять вручную.

В данной статье на примере налога на добавленную стоимость рассказано, как можно заполнять декларации в электронной таблице Excel и, используя формулы Excel, свести ручной ввод данных к минимуму.

Найти форму декларации можно в интернете (например, на www.klerk.ru). Открыв скачанную декларацию в формате Excel (файл должен иметь расширение *.xls), дадим файлу понятное наименование. Для этого последовательно из меню выберем Файл ХСохранить как... и в появившемся окне введём наименование: Декларация_НДС_январь_2006.

В дальнейшем можно будет копировать (открыв файл и затем использовав меню Файл ХСохранить как...) первоначальную декларацию и вводить только переменные значения для текущего налогового периода.

Для удобства переменные показатели можно выделить, например, изменив цвет шрифта вводимых ячеек на синий.

На титульном листе декларации по НДС переменными у нас будут поля: налоговый период, № квартала или месяца и дата подписи директором.

Как правило, “даты подписи” директором и главным бухгалтером совпадают. Поэтому мы получим “дату подписи” главным бухгалтером, а также “даты” в разделе 1.1 (если нужно, то и в разделе 1.2), заполняя только “дату подписи” директором. В нашем примере “датой подписи” директором является 20.02.06. В 1-й ячейке “даты подписи” главным бухгалтером вводим символ “=” и ссылаемся на 1-ю ячейку в “дате подписи” директором, кликнув по ней мышью и нажав на клавишу Enter.

Если в введённой ячейке отображается не значение “2”, а введённая ссылка, значит, данная ячейка имеет текстовый формат. Для исправления ошибки необходимо изменить формат ячейки на “Общий”. Для этого выделим её и далее из меню Формат ХЯчейка перейдём на вкладку “Число” и в списке “Числовые форматы” выберем формат “Общий” ( 1). После этого повторим процедуру ввода формулы.

Tо же самое проделаем и с остальными ячейками “даты”.

Поля “Дата” разделов 1.1 и 1.2 декларации заполняются также на основании даты титульного листа декларации.

Аналогично можно поступить и с полями ИНН и КПП, хотя это имеет смысл, если данная декларация у вас будет заполняться для нескольких организаций. Если вы ведёте учёт для одной организации, то лучше заполнить эти поля на каждой странице без использования ссылок.

В разделе 2.1 данные в графе “Налоговая база” будут переменными, на основании которых мы автоматически рассчитаем графу “Сумма НДС”. Кроме того, это позволяет свериться с данными в учётной программе.

Посмотрим, как осуществляется заполнение, на конкретном примере.

ООО “Альфа” в январе 2006 года произвело отгрузку на 200 000 руб. 10 коп. (без учёта НДС) и получило аванс в размере 118 000 руб. 21 коп. Восстановлен НДС с авансов в размере 18 000 руб. 03 коп. и зачтён НДС на сумму 25 150 руб. 67 коп.

По строке 020 графы 4 “Налоговая база” указываем 200000,10, а по строке 120 — 118000,21. Поскольку в декларации данные должны указываться с округлением до целого рубля, нам необходимо округлить эти данные. Для этого используем функцию ОКРУГЛ. Функция ОКРУГЛ имеет два аргумента: в первом записывается округляемое значение, во втором указывается количество знаков после запятой. Необходимо помнить, что ввод формулы в Excel начинается со знака равенства (=), а аргументы указываются через точку с запятой.

Формулы по строкам 020 и 120 будут выглядеть следующим образом ( 2):

=ОКРУГЛ(200000,10;0);

=ОКРУГЛ(118000,21;0).

Для того чтобы получить значение в строке 020 графы 6 “Сумма НДС”, необходимо строку 020 графы 4 разделить на 100 и умножить на 18. А значение в строке 120 графы 6 будет равно значению строки 120 графы 4, умноженному на 18 и поделённому на 118. И необходимо помнить об округлении. В Excel это будет выглядеть так: =ОКРУГЛ (DE33* 18/100;0) — формула для строки 020 графы 6 декларации, где DE33 — адрес ячейки, содержащий значение строки 020 графы 4 “Налоговая база”. В нашем примере это ссылка на 200 000.

Строка 160 как графы 4, так и графы 6 определяется суммированием соответствующих строк: с 010 по 060 и с 080 по 150.

Для суммирования последовательности ячеек нам поможет функция СУММ.

Для строки 160 графы 4 формула будет выглядеть так: =СУММ(DE29:EN52)+СУММ(DE61:EN96), где аргументы DE29:EN52 и DE61:EN96 функций СУММ являются ссылками на диапазоны ячеек (соответственно с 010 по 060 и с 080 по 150 декларации).

Строка 180 графы 6 определяется суммированием строк 160 и 170.

Переменными значениями на данной странице декларации у нас будут строки с 010 по 150 графы 4, а также строка 170 графы 6. Изменим шрифт этих ячеек для того, чтобы при заполнении деклараций последующих периодов было видно, с чего нужно начинать.

Для этого, выделив ячейки, можно воспользоваться кнопкой Цвет шрифта на панели инструментов или через меню Формат ХЯчейка ХШрифт в поле “Цвет” выбрать нужный (например, синий).

Строки 190–270 вводятся на основе учётных данных. А в итоговой строке 280 укажем формулу суммы: =FC29+FC49+FC57+FC81+FC89+FC97. Эта формула представляет собой сумму строк декларации 190, 210, 220, 250, 260 и 270 ( 3).

Строки со 190 по 270 тоже являются переменными, и их шрифт лучше изменить.

Далее нам предстоит определить сумму НДС, подлежащую уплате или возмещению.