Microsoft поворачивается лицом к управлению документами – «на запах» больших денег?

Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и  ARMA International
А.В. Храмцовский, кандидат технических наук, главный специалист компании «Электронные Офисные Системы»

Делопроизводство и документооборот на предприятии  

В первых числах апреля 2006 года на сайте компании Microsoft открылся блог (интернет-дневник) группы, занимающейся вопросами управления документами в семействе продуктов Microsoft Office.

Очень показательно, что в число организаторов блога вошли не только менеджеры программных проектов Джейсон Кахил (Jason Cahill) и Этан Гуреш (Ethan Guresh), но и руководитель службы ДОУ компании Microsoft Тина Торрес (Tina Torres), отвечающая за стратегические проекты в области управления документами и информацией в масштабе корпорации, за разработку внутренних нормативных документов и т.д., включая управление центром хранения документации на «традиционных» носителях.

Цель интернет-дневника — установить контакт со специалистами ДОУ — главным  образом с теми из них, кто использует технологии Microsoft, и обсудить «проблемы, с которыми все мы сталкиваемся в ходе  профессиональной деятельности, и возможности решить эти проблемы за счет использования современных технологий — по мере того, как мы будем затрагивать проблемы делопроизводства, планирования, обеспечения сохранности, решения судьбы документов по истечении сроков хранения, приостановки уничтожения и выполнения выемок документов в ходе судебных разбирательств и так далее».

Нужно отметить, что в США за последние годы объем продаж программного обеспечения, решающего различные вопросы управления документами и информацией, резко возрос. Главные причины этого явления — идущее уже в течение четырех лет ужесточение требований к корпоративному делопроизводству и документообороту со стороны контролирующих организаций, а также то, что электронные документы стали не только привычными, но и предпочтительными в ходе судебных разбирательств. Компания Microsoft известна тем, что никогда не стремится первой осваивать новые ниши, но всегда очень хорошо чувствует «запах» больших денег.

Сотрудники Microsoft начали с ответа на вопрос, почему корпорация стала, наконец, инвестировать в решения в области управления документами? По словам Джейсона Кахила, компания всегда принимает подобные решения на основе пожеланий пользователей. Когда закладывался проект текущего релиза Офиса, «практически никто не сказал нам, что требуются средства для управления физическими и электронными документами». Поэтому при разработке версии 2003 года Кахил и его группа работали над системой управления правами на информацию (Information Rights Management, IRM).

Технология IRM дает возможность пользователям и корпоративным администраторам установить правила в отношении того:

 —  сколько могут «прожить» информационные материалы,

 —  кто из пользователей имеет право открывать их и

 —  что они могут с ними делать дальше.

В результате стало возможным решать задачи типа «Послать электронное почтовое сообщение, которое получатель не сможет дальше переслать кому-либо» или «Считать данный материал конфиденциальным до конца квартала и сделать так, чтобы его не распечатывали». Это, конечно, не управление документами, а нечто совсем иное.

Технология IRM использует шифрование для того, чтобы не дать возможность открыть документ лицам, не имеющим соответствующих прав. Для того, чтобы в первый раз открыть документ, человек должен получить соответствующую «лицензию» от сервера управления правами, что позволяет расшифровать документ. У автора документа также есть возможность установить срок пользования, по истечении которого документ уже не будет открываться.

Первоначально предполагалось продвигать IRM как «средство обеспечения безопасности документа», но от этой идеи отказались, поскольку один раз «законно» открыв документ (пусть даже имея право только на чтение), злонамеренный сотрудник может сфотографировать текст, перенабрать его или начитать на диктофон. Таким образом, полная защита не обеспечивается. В итоге было решено рекламировать IRM как средство «принудительного обеспечения исполнения регламента» (policy enforcement feature).

Такая подача IRM привела к резкой критике со стороны ряда пользователей, особенно специалистов по управлению документами и, в конечном итоге, заставила Microsoft задуматься о «настоящем» управлении документами, тем более что на их программном обеспечении уже создается большинство электронных документов на нашей планете.

Вот типичные «болевые точки», которые Microsoft выявила при общении с клиентами:

 —  Вопрос: Можно ли вести аудит того, кто читал документ?

 Ответ: Не совсем. Имеющаяся в IRM система аудита предусматривает только аудит первоначальных запросов на чтение документа, а не всех возможных видов его использования.

 —  Вопрос: Возможно ли установить срок ее пользования, т.е. можно ли ее использовать для уничтожения документов в определенный момент времени, где бы они не находились?

 Ответ: Эта возможность не позволяет открыть документ на пользовательском ПК, но у организации все равно остаются ключи — для того, чтобы документ можно было открыть в случае судебного разбирательства или аудита. Так что на самом деле документ не уничтожается — IRM лишь не дает пользователям открывать его.