В каких случаях осуществлять внедрение лучше самим, а когда доверить это сторонней компании?

• Контроль за исполнением условий договора со стороны заказчика.
• Назначение исполнителей со стороны заказчика.
• Контроль за ходом проекта.
• Принятие окончательного решения в спорных ситуациях.
• Контроль и своевременная приемка результатов работ, выполняемых сотрудниками заказчика и исполнителя.
• Принятие решения о приостановке и возобновлении работ.

Роли и функции членов команды внедрения определяются индивидуально для каждого конкретного проекта.

Члены команды внедрения должны обладать углубленной подготовкой по следующим направлениям:

• управление проектом внедрения информационных систем,
• основы CASE-технологий (стандарты IDEF 0, IDEF 1, IDEF 3, программные средства BPWin, ERWin и т.д.),
• принципы методологий управления MRP и ERP,
• функциональность программного продукта,
• средства разработки,
• психологические тренинги в области формирования команды, управления персоналом, управления конфликтами.

В области управления проектом следует, среди прочих, особо отметить следующие "умения", которыми должны обладать члены команды проекта: установление проектных коммуникаций и управление рисками проекта.

Для нормального информационного обмена между участниками проекта необходимо организовать эффективные проектные коммуникации. Должны быть предусмотрены механизмы как вертикальных, так и горизонтальных коммуникаций.

Вертикальная коммуникация предусматривает взаимодействие между различными уровнями управления и включает в себя следующие потоки информации:

• "снизу вверх" - это, как правило, проектная отчетность (для ее обеспечения необходима организация периодической отчетности команды проекта перед руководящими органами проекта и руководством предприятия), предложения по оптимизации и корректировкам выполнения проекта и т.п.,
• "сверху вниз" - распоряжения и информационные сообщения.

Для установления вертикальных проектных коммуникаций довольно эффективно использовать следующие документы:

• отчеты о состоянии проекта, в которых суммарно за период фиксируются достигнутые результаты и возникшие проблемы, - предоставляются руководству компании,
• индивидуальные отчеты участников проекта о выполненных работах - предоставляются руководителям проекта.

Горизонтальная коммуникация предусматривает взаимодействие между участниками проекта на одном уровне. Для обеспечения эффективной горизонтальной коммуникации следует, во-первых, определить права доступа каждого из участников проекта к необходимой для его выполнения информации (чтобы, например, для получения рабочего плана счетов не было нужно обращаться к генеральному директору предприятия), во-вторых, для каждого из участников проекта определить области его компетенции при принятии решений по проекту (чтобы, например, незначительные изменения того же плана счетов, связанные с особенностями его реализации в системе, не требовали утверждения на самом высоком уровне).

Риски проекта внедрения связаны, как правило, с возможностью увеличения сроков и бюджета. Самый действенный метод снижения рисков проекта - во-первых, проведение тщательного и подробного обследования и бизнес-диагностики, которые позволят систематизировать и формализовать деятельность предприятия, во-вторых - подготовка подробного технического задания на внедрение, основанного на четком понимании того, что должно получиться в результате проекта (т.е. на его целях и задачах). Кроме того, необходимо подробное документирование проектных решений для определения их взаимосвязи и фиксации их влияния на ход проекта. Таким образом, оценка степени готовности предприятия к внедрению информационной системы в части наличия необходимых ресурсов может быть произведена путем анализа опыта и знаний имеющихся в распоряжении предприятия специалистов - опыта и знаний, прежде всего, в области информационных технологий и управления проектом (установления проектных коммуникаций и управления рисками).

Кроме того, немаловажным фактором является наличие на предприятии таких менеджеров, которые владеют современными методами управления и понимают всю важность и необходимость интегрированной информационной системы на предприятии, умеют использовать ее для решения своих задач. Именно руководители среднего звена предприятия во многом определяют успех проекта внедрения. Почему?

Если менеджеры знают, что новый программный продукт существенно увеличит качество предоставляемой им информации, а заложенные в нем современные методики управления помогут увеличить эффективность деятельности вверенных им подразделений, то это уже половина успеха проекта.

Другой вариант - это когда новый программный продукт воспринимается как лишняя обуза. Это, прежде всего, происходит по следующим причинам:

• непонимание того, что полезного принесет новая программа менеджеру лично