Составляем должностную инструкцию

Все слышали о том, что такое должностная инструкция. Но совсем немногие знают, как ее правильно составить.

Сразу оговоримся, что обычные фирмы не обязаны составлять должностные инструкции для своих сотрудников. Такая обязанность установлена только для государственных учреждений. Однако наличие таких инструкций может облегчить жизнь любой фирме.

Руководство к действию

При создании должностных инструкций за основу можно взять рекомендации, разработанные для государственных учреждений. Например, Рекомендации по разработке должностной инструкции, приведенные в приложении 2 к Положению о системе управления охраной труда в организациях Госкомэкологии, утвержденному приказом Госкомэкологии от 10 декабря 1997 г. № 552. Отметим, что в настоящее время функции Госкомэкологии переданы в Минприроды.

Кроме того, стоит обратить внимание на Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 9 февраля 2004 г. № 9. К сожалению, еще не разработаны отдельные справочники для различных отраслей экономики. Однако даже без них этот документ будет полезен при составлении должностных инструкций.

Структура должностной инструкции

Должностная инструкция должна охватывать все аспекты деятельности сотрудника. В ней оговариваются его обязанности, права и ответственность. Именно в соответствии с этим документом руководство может оценить работу сотрудника.

Чиновники Госкомэкологии рекомендуют соблюдать соответствие между правами руководителя и обязанностями подчиненного (первые должны подтверждаться вторыми). А также следить за обратным соответствием – реализация прав подчиненного обеспечивается обязанностями руководителя. Кроме того, ответственность руководителя не должна включать в себя ответственность подчиненного.

Начинать разработку должностных инструкций советуют с создания их проектов. Такие проекты должны составляться руководителями для своих подчиненных. Это связано с тем, что руководители подразделений и отделов как никто другой знают работу своих подчиненных, могут грамотно организовать их труд и равномерно распределить обязанности между ними.

Следует обратить внимание на то, чтобы каждой задаче (группе задач) соответствовал один сотрудник, на которого возлагается персональная ответственность за ее выполнение. После определения ответственных лиц нужно составить перечень их обязанностей, выполнение которых обеспечивает решение поставленных задач. Затем перечисляются права ответственного лица, соответствующие его обязанностям.

Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

– «Квалификация». В этом разделе указывается квалификация, необходимая для выполнения данной работы;

– «Обязанности». Этот раздел представляет собой максимально конкретизированные функции сотрудника, его должностные обязанности. Для наглядности их следует описывать глаголами действия, например выполнять, начислять, обрабатывать, контролировать;

– «Права». Обязанностям должны соответствовать определенные права сотрудника: например, какие ресурсы (трудовые, материальные, информационные) и в каком объеме он может использовать для выполнения своей работы, какие действия ему разрешены;

– «Ответственность». Здесь нужно указать, что работник отвечает за невыполнение своих обязанностей, со ссылкой на законодательство, которое определяет вид и меру ответственности в каждом случае;

– «Взаимосвязи работника». Это, по нашему мнению, необязательный раздел. Однако чиновники рекомендуют вставить его в должностную инструкцию. Кроме того, он достаточно важен для инструкции бухгалтера – в нем можно указать, какие документы и от кого он может требовать. Для всех остальных работников в этом разделе нужно описать их связи с другими сотрудниками (по каким вопросам, в какие сроки, при каких условиях, формы связи и т. д.).

Готовые проекты должностных инструкций необходимо согласовать с юристом фирмы. И только после этого они утверждаются непосредственными руководителями тех лиц, в подчинении которых находятся работники.

Проект должностной инструкции бухгалтера, работающего с кассой и банком, может выглядеть так.

Пример

Должностная инструкция бухгалтера

Утверждаю

Директор ООО «Актив»

15 апреля 2004 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность бухгалтера ООО «Актив».

1.2. Режим работы бухгалтера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка в организации.

2. Квалификация

2.1. Для выполнения своих должностных обязанностей бухгалтер должен знать:

– законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, гражданское и трудовое право;

– порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;

– методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

– порядок ведения кассовых операций и учета операций по расчетным и валютным счетам;

– правила проведения инвентаризации.

2.2. Бухгалтер должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, в том числе программами по бухгалтерскому учету.

3. Обязанности

3.1. В обязанности бухгалтера входит:

– выполнение работы на порученном участке бухгалтерского учета;

– отражение в первичных документах бухгалтерского учета движение денежных средств;

– контроль движения денежных средств в кассе и на банковских счетах предприятия;

– оформление платежных поручений и своевременное представление их в банк;

– соблюдение трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности.

3.2. В случае производственной необходимости приказом директора на бухгалтера может быть возложено выполнение других обязанностей с указанием срока их исполнения и размера денежной компенсации.

4. Права

4.1. Бухгалтер имеет право:

– требовать предоставления материалов и документов, необходимых для выполнения возложенных на него обязанностей;

– заказывать служебный автомобиль для поездки в обслуживающий банк.

5. Ответственность

5.1. В соответствии с положениями Трудового кодекса бухгалтер несет ответственность:

– за невыполнение своих должностных обязанностей;

– за невыполнение приказов, распоряжений и поручений непосредственного руководства и администрации предприятия;

– за несоблюдение трудовой дисциплины, нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии;

– за умышленную порчу материальных ценностей;

– за разглашение сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну.

С инструкцией ознакомлен: 16 апреля 2004 г. А.А. Смирнов (подпись) (Ф.И.О.)

Подробности и польза от них

Если вы составляете, например, должностную инструкцию для бухгалтера, работающего на участке расчета зарплаты, начисления «зарплатных» налогов и расчетов с подотчетными лицами, то в разделе «Квалификация» вы можете подробно расписать, что он должен знать. В частности, конкретные главы Налогового кодекса, бухгалтерский и налоговый учет затрат, нормативы и правила списания командировочных расходов и т. д. В разделе «Обязанности» для такого бухгалтера также подробно расписываются функции, которые на него возлагаются: начисление зарплаты, контроль расходов подотчетных лиц, проверка авансовых отчетов и приложенных к ним документов, начисление налогов и т. д.

Таким же образом следует поступать с каждой должностной инструкцией – чем подробнее вы опишете требуемые знания и перечень обязанностей, тем лучше. Дело в том, что в ряде случаев это может оказать вам добрую услугу. Например, если ваш продавец забыл выдать кассовый чек покупателю, то при наличии грамотно составленной для него должностной инструкции оштрафуют не фирму, а только продавца. Поскольку фирма в данном случае сделала все возможное, в частности должностной инструкцией обязала продавца применять ККМ (постановление ФАС Московского округа от 1 декабря 2003 г. № КА-А41/9492-03-П).

Кроме того, если вы хотите оплачивать обучение своих сотрудников и не удерживать с них НДФЛ, нужно доказать, что сотрудники получают образование не в личных интересах, а на благо фирмы. Для этого можно сослаться на трудовой договор, а также и на должностные инструкции. В них следует прописать взаимосвязь обязанностей работника с образовательной программой. Например, получение бухгалтером юридического образования будет вполне оправданно, если в его трудовые обязанности будет входить составление проектов договоров.

Проверка

Проверить квалификацию сотрудника и выполнение им должностных обязанностей может только специальная аттестационная комиссия. Перед проведением аттестации надо издать внутреннее положение о ней и о составе комиссии. Затем нужно предупредить работника о предстоящей аттестации.

На практике бывает так, что сотрудник не имеет специальной подготовки или стажа работы, установленных в разделе «Квалификация», но обладает достаточным практическим опытом и качественно выполняет возложенные на него обязанности. В таком случае аттестационная комиссия может рекомендовать назначить такого сотрудника на соответствующую должность.