В помощь кадровикам: как оформить обучение сотрудников

Учебой работников занимается отдел кадров. Но если компания намерена исключить стоимость обучения из налогооблагаемых доходов, бухгалтеру придется взять все бумажные дела под контроль. Скоординировать работу двух отделов поможет пошаговая инструкция. Скопируйте ее и отдайте кадровикам.

Чтобы компания без проблем отчиталась перед налоговой инспекцией, отделу кадров нужно четко знать, какие бумаги он должен подготовить сам, какие затребовать с сотрудника, какие с образовательного учреждения. Состав пакета документов напрямую зависит от вида образования.

Профподготовка, переподготовка, повышение квалификации в образовательных учреждениях

1. Составьте ежегодный план обучения. В этом документе имеет смысл указать:

— сотрудников, которых необходимо направить на обучение в текущем году;
— причины и цели обучения, что подтвердит производственную необходимость занятий.

2. Подготовьте приказ. Его подписывает директор. В нем нужно перечислить причины, по которым сотрудник направляется на учебу (в связи с какой производственной необходимостью), например: обновление теоретических и практических знаний по специальности, которые позволят освоить современные методы решения профессиональных задач.

3. Подпишите договор с образовательным учреждением. Его заключает именно организация, а не сотрудник. В договоре должны быть указаны:

— услуга, которую оказывает учебное заведение (вид образовательной услуги — профподготовка, переподготовка или повышение квалификации);
— цена;
— срок обучения.

4. Запросите копию лицензии учебного заведения и учебную программу. Эти документы нужно приложить к договору.

5. Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем должны быть прописаны:

— специальность (квалификация, профессиональный навык и пр.), которую получит сотрудник после обучения;
— порядок оплаты рабочего времени (если занятия надо посещать в будние дни).

6. Снимите копию с трудовой книжки сотрудника. Это будет подтверждением, что работник — штатный.

7. По окончании обучения заберите у сотрудника «первичку». А именно:

— программу обучения. В ней отражаются вопросы, которым были посвящены занятия;
— акт об оказанных услугах;
— счет-фактуру с той же формулировкой, что и в акте (если образовательное учреждение коммерческое);
— проездные документы и гостиничный счет (когда обучение проводится в другом городе).

8. Скопируйте документ об образовании. Это может быть сертификат, свидетельство, аттестат и т. п. Нужны те страницы, на которых указаны название учебного заведения, данные работника и полученная специальность.

9. Издайте приказ. В нем укажите новую должность или новые обязанности работника. Или в письменной форме вынесите благодарность за повышение производительности труда.

Консультационные семинары

1. Подпишите договор с обучающей компанией. В нем нужно уточнить, что организатор семинара обязуется оказать именно консультационные услуги — по тематике, связанной с производственной деятельностью фирмы.

2. Соберите «первичку»:

— акт об оказанных услугах (формулировка — консультационные услуги) с печатью и подписями ответственных лиц;
— отчет организатора семинара с подробным описанием оказанных услуг: количество и тематика рассмотренных вопросов и т. п.;
— счет-фактуру (запись должна соответствовать акту);
— билеты и гостиничный счет (если обучение проходило в другом городе).

Обучение в компании

1. Составьте ежегодный план обучения. В этом документе имеет смысл указать:

— сотрудников, которых необходимо направить на обучение в текущем году;
— причины и цели обучения, что подтвердит производственную необходимость занятий.

2. Подготовьте приказ о направлении на учебу для каждого сотрудника. В документе напишите, почему появилась необходимость в переподготовке (внедрение новых технологий и т. д.). Приказ отдайте на подпись директору.

3. Заключите договор с преподавателем. Для этого подпишите контракт с учебным заведением или с приглашенным специалистом. Если же наставник назначен из сотрудников компании и преподавательскую деятельность ему оплачивают отдельно, то составьте с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

4. Оформите ученический договор с сотрудником. Это необходимо, если работник обучается без отрыва от производства. Такая бумага пригодится, чтобы обезопасить компанию от утечки кадров. В договоре:

— укажите профессию, специальность, квалификацию, которую приобретет работник;
— четко сформулируйте обязанности сторон (администрация компании дает возможность обучения, а сотрудник обязан пройти все этапы);
— установите срок, в течение которого ученик должен проработать в компании после обучения;
— зафиксируйте срок обучения;
— пропишите размер стипендии сотруднику на этот период.

Высшее или среднее специальное образование

1. Составьте ежегодный план обучения работников. В нем нужно указать, кого, когда и зачем (в связи с какой производственной необходимостью) направляют на занятия. План подписывает директор.

2. Подготовьте приказ руководителя. Такую бумагу придется составить по каждому сотруднику. В ней укажите форму обучения (вечерняя, заочная и др.).

3. Заключите договор с учебным заведением. Договор заключается от имени компании.

4. Запросите копию лицензии учебного заведения и учебную программу. Эти документы нужно приложить к договору.

5. Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем должны быть прописаны:

— квалификация, которую приобретет сотрудник;
— специальность, что будет присвоена работнику после обучения;
— порядок оплаты рабочего времени (если занятия надо посещать в будние дни).

6. После окончания обучения скопируйте диплом сотрудника. Понадобятся те страницы, на которых указаны название обучающей организации, личные данные и название специальности.

7. Заберите у работника «первичку»:

— программу обучения. В ней отражаются вопросы, которым были посвящены занятия;
— акт об оказании услуг учебным учреждением;
— счет-фактуру с той же формулировкой, что и в акте (если образовательное учреждение коммерческое).