Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете

В вышеприведенном материале, были перечислены все основныетребования, предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания.Несмотря на то, что любая организация стремиться организовать своирасчеты с подотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицововремя отчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности иправила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередковозникает ситуация, когда работник не своевременно предоставил отчет поподотчетным суммам, и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Какпоступить бухгалтеру в данном случае?

В такой ситуации вопрос может быть решен двумя способами:

·  работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной платы работника;

·  работодатель принимает решение не удерживать с работникасумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составедоходов физического лица.

В зависимости от принимаемого варианта осуществляется и отражение данных операций в бухгалтерском учете.

Рассмотрим каждый из вариантов в отдельности.

Во-первых, необходимо отметить, что принять решение об удержаниисуммы невозвращенного аванса из заработной платы работника работодательимеет право на основании статьи 137 ТК РФ*

*Удержания из заработной платы работника производятся только вслучаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральнымизаконами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

для погашения неизрасходованного и своевременно невозвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой илипереводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствиесчетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случаепризнания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров виныработника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155) илипростое (часть третья статьи 157);*

В соответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного исвоевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебнойкомандировкой или переводом на работу в другую местность, а также виных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств нахозяйственные нужды) работодатель имеет право произвести удержания иззарплаты работника. При этом решение об удержании принимается непозднее одного месяца со дня окончания срока, установленного длявозвращения аванса, и при условии, если работник не оспариваетоснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков илипри несогласии работника с удержанием вопрос, о порядке возмещенияущерба решается в суде.

Пример.

Работнику организации, ответственному за проведение официальногоприема в феврале 2004 года были выданы денежные средства в подотчет всумме 15 000 рублей.

После проведения официальных переговоров работник предоставил вбухгалтерскую службу организации авансовый отчет, к которому былиприложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:

счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительныйобед на сумму 13 570 рублей с учетом НДС и документы об оплате данногосчета;

счет-фактура от транспортной организации, за услуги доставкиучастников переговоров к месту встречи на сумму 1062 рублей, в томчисле НДС и платежные документы.

Таким образом, принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 рубля.

Так как подотчетное лицо получило аванс в сумме 15 000 рублей, аизрасходовало только 14 632 рублей, у работника осталасьнеиспользованная сумма в размере 368 рублей. Данная сумма не былавозвращена работником в кассу.

Руководитель организации принял решение об удержаниинеизрасходованной суммы из заработной платы работника. Работниксогласен с решением руководителя.

Обратите внимание!

Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетомтребований статьи 138 ТК РФ, согласно которой общий размер всехудержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50процентов заработной платы, причитающейся работнику.

Пример.

Предположим, что сумма начисленной заработной платы данному работнику с начала года составила:

В январе 2004 года – 5 000 рублей;

В феврале 2004г – 5 000 рублей;

Данный работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет вразмере 400 рублей. Сначала бухгалтер организации определяет суммуналога на доходы физических лиц за февраль 2004 года.

С начала года:

НДФЛ = (5000 +5000 – 400 х 2 мес.) х 13% =1196 рублей.

Так как за январь 2004 года сумма удержанного налога с данногофизического лица составила 598 рублей, следовательно, НДФЛ к удержаниюза февраль составит 598 рублей.

Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработнойплаты не должна превышать 20%, определяется максимальная суммаудержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц)

(5 000 рублей – 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.

Таким образом, при выплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:

налог на доходы физических лиц - 598 рублей;

сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы - 368 рублей.

На руки работнику будут выданы 4034 рублей (5000 рублей - 598 рублей - 368 рублей).

В бухгалтерском учете операции по удержанию с работника невозвращенной суммы будут отражены следующим образом: