Учет торговых операций

Лебедева М.А.

В бухгалтерскую службу предприятия поступил документ от поставщика (индивидуальный предприниматель) на ТМЦ: счет, накладная и счет-фактура. Накладная не относится к унифицированной форме ТОРГ-12, но в ней есть все обязательные реквизиты в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Каковы последствия учета документов не унифицированной формы?

Для оформления продажи (отпуска) товаров сторонней организации применяется товарная накладная (форма N ТОРГ-12) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132). Эта накладная является первичным учетным документом, и ее оформление является обязательным на основании п.2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно пп.11 - 14 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, все операции по движению (то есть поступлению, перемещению, расходованию) запасов должны оформляться первичными учетными документами.

Формы первичных учетных документов утверждаются:

а) Госкомстатом России по согласованию с Минфином России - унифицированные формы первичной учетной документации;

б) соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти - отраслевые формы;

в) организациями - формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы.

Документирование фактов осуществления индивидуальными предпринимателями предпринимательской деятельности ведется в соответствии с п.9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, установленным Приказом Минфина России N 86н, МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ И ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ ДЛЯ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ".

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, предусматривает возможность внесения в унифицированные формы первичной учетной документации дополнительных реквизитов. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Обращаю внимание читателей, что в случае введения в товарную накладную дополнительной графы вносимые изменения (дополнительные реквизиты) должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Согласно пп.11 и 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, с заполнением всех обязательных реквизитов, а также должны содержать личные подписи и их расшифровки.

Порядок создания первичных документов установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29.07.83 N 105, п. 2.8 которого предусматривает, что записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

В соответствии с п.4 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" своевременное оформление первичных документов, достоверность содержащихся в них данных, а также своевременное и правильное отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете должны обеспечивать лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для целей исчисления налога на прибыль прибылью признается полученный доход, уменьшенный на величину произведенных расходов, определяемых в соответствии с требованиями гл.25 НК РФ. В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованнее и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. То есть с бухгалтерским законодательством, с учетом положений п.1 ст.11 НК РФ. Цитируем закон. "Институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в настоящем Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом". То есть в данном случае следует применять нормы бухгалтерского законодательства, что также указано и в ст. 313 НК РФ. Иными словами документы нужно оформлять по правилам бухгалтерского учета.

Если в ходе проверки сотрудник налоговой службы обнаружит неправильно оформленные документы, то помимо доначислений организация, по моему мнению, получит решение о наложении штрафа за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст.120 НК РФ). Под грубым нарушением понимается, в том числе и отсутствие первичных документов. Понятие "отсутствие первичных документов" налоговые инспекции на местах трактуют очень широко. Так что, обнаружив первичный документ, составленный в произвольной форме по той операции, для которой предусмотрен типовой бланк, проверяющие наверняка сделают вывод о том, что документ отсутствует.

Автор - руководитель отдела общего аудита и консалтинга компании "Аудит МСК"