Как учитывать расходы на обслуживание автомобиля, если водитель "чужой"

Предприятие (Сторона 1) пользуется наемной рабочей силой (в том числе водителем) по договору аутсорсинга. Расходы по найму рабочей силы отражаются в учете Стороны 1 проводкой Дебет 20 - Кредит 76 (субсчет "Расчеты со Стороной 2").

Каким образом нужно отражать расходы на ГСМ при эксплуатации автомобиля через чужого работника? Под отчет деньги на ГСМ ему давать нельзя (хотя в путевых листах ФИО наемного работника). Поручать ему закупать материалы (ГСМ, запчасти) для Стороны 1 тоже нельзя, поскольку он не является сотрудником и материально-ответственным лицом Стороны 1.
Варианты бухгалтерских проводок у Стороны 1:
1) в нарушение правил учета - Дебет 71 - Кредит 50 (под отчет);
2) Дебет 76 (субсчет "Расчеты со Стороной 2") - Кредит 50, через физическое лицо, компенсация расходов на ГСМ, запчасти (по представленным оправдательным документам - чекам). Тогда как оприходовать материалы, чтобы списать на затраты? Так: Дебет 10 - Кредит 76 (субсчет "Расчеты со Стороной 2")?
Есть ли еще какие-то варианты?

Понятие аутсорсинга в российском законодательстве отсутствует. Можно воспользоваться только статьей 421 ГК РФ, по которой граждане и юридические лица могут заключать как предусмотренный, так и не предусмотренный законодательством договор, а также договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законодательством (смешанный договор).

Аутсорсинг - это передача на договорной основе непрофильных функций другим организациям, специализирующимся именно на этой функции.
Аутсорсер - сторона договора передачи функций.

К сожалению, мы не имеем текста Вашего договора аутсорсинга, поэтому будем предполагать, что по этому договору некоторая компания (аутсорсер - Сторона 2) предоставляет Вашей фирме (Стороне 1) за плату своего водителя автомобиля. Автомобиль принадлежит Стороне 1 (или арендован ею у другого лица), водитель числится работником Стороны 2 (и там получает зарплату).
Рассмотрим сначала варианты с предложенными Вами бухгалтерскими проводками, связанными с закупкой ГСМ и запчастей.

Вариант 1. Дебет 71 - Кредит 50. Деньги выдаются под отчет. Действительно, организация вправе выдавать деньги под отчет только своему работнику (с которым заключен трудовой договор). Такой вывод можно сделать из пунктов 15 и 16 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного письмом Банка России от 04.10.1993 N 18.

Однако Вы можете поручить закупку ГСМ и запчастей любому своему работнику и выдавать деньги под отчет ему. Тогда можно будет правильно оформить первичные документы, соблюдая Порядок ведения кассовых операций. Очевидно, что это неудобно для Вашей фирмы.

Если Вы формально будете давать деньги под отчет на эти цели своему сотруднику, а реально закупками ГСМ и запчастей будет заниматься водитель, то это тоже нарушение, так как передача подотчетных денег третьему лицу не разрешается. Хотя доказать факт передачи денег третьему лицу не так просто, а все документы будут оформлены правильно, все же мы не рекомендуем Вам пользоваться этой проводкой, а советуем оформлять закупку ГСМ так, как указано ниже.

Вариант 2. Дебет 76 (субсчет "Расчеты со Стороной 2") - Кредит 50. Оплата ГСМ и запчастей через физическое лицо как компенсация расходов на ГСМ и запчасти.

Чтобы воспользоваться этой проводкой, Сторона 1 должна заключить отдельный договор (назовем его договор 2) со Стороной 2 об оказании услуг (глава 39 ГК РФ) по закупке для Вашей фирмы (Стороны 1) ГСМ и запчастей или предусмотреть такие положения в исходном договоре на предоставление персонала.

Тогда в начале каждого месяца Ваша фирма (Сторона 1) по договору будет платить Стороне 2 аванс (Дебет 76 - Кредит 51, 50) в счет предстоящих поставок ГСМ и запчастей.

Для получения этих денег по договору водитель (представитель Стороны 2) должен иметь паспорт и доверенность на получение денег (форма N М-2 и М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а), выданную Стороной 2 по договору 2. В счет этого аванса Сторона 2 выдает своему водителю деньги под отчет на закупку ГСМ и запчастей. Сторона 2 должна заключить с водителем договор о материальной ответственности за те материалы, которые он закупает для Стороны 1.

В конце месяца Сторона 1 получает от Стороны 2 отчет и копии первичных документов по закупкам ГСМ и запчастей для Вашей фирмы и компенсирует Стороне 2 затраты на ГСМ (по фактическому пробегу автомобиля) и запчасти по договору 2.

Большую часть материалов для эксплуатации автомобиля может и должна приобретать сама Сторона 1 (а не "чужой" водитель), так как это ее автомобиль. Однако возможны такие ситуации, как неожиданная поломка в пути при выполнении задания, когда водитель должен сам быстро приобрести и поменять запчасти, чтобы продолжить исполнение задания или вернуться в гараж Стороны 1.

В этом случае Сторона 2 должна заключить с водителем договор о материальной ответственности за запчасти, приобретаемые им по договору 2 со Стороной 1.

Тогда водитель как материально ответственное лицо Стороны 2 закупает (а бухгалтер Стороны 2 приходует) эти запчасти, а затем в соответствии с договором 2 Сторона 2 (через водителя) передает эти запчасти материально-ответственному лицу Стороны 1 (Вашей фирмы) и Вы приходуете их проводкой Дебет 10 - Кредит 76 (субсчет "Расчеты со Стороной 2").