Командировочные расходы

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Статьей 168 ТК РФ установлена обязанность работодателя возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой. К возмещаемым расходам трудовым законодательством отнесены:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, этой статьей определено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Как видим, трудовое законодательство не ограничивает работодателя перечнем возмещаемых расходов работнику. Помимо обязательных (проезд, проживание, суточные), работодатель возмещает и другие расходы работника. Главное – чтобы работодатель разрешил перед командировкой произвести работнику эти расходы или одобрил их после возвращения.

Перечень командировочных расходов для целей налогообложения прибыли приведен в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно этому подпункту ими признаются, в частности, расходы на:

– проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

– наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

– оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Согласно ст. 252 НК РФ обязательным условием для включения всех затрат в состав расходов, принимаемых при налогообложении прибыли, является их экономическая обоснованность, наличие подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ, и связь с деятельностью, направленной на получение доходов.

Эти правила полностью применяются и к порядку признания командировочных расходов.

Момент признания командировочных расходов в налоговом учете зависит от выбранного организацией метода учета доходов и расходов.

Если организация применяет метод начисления, то расходы на командировки признаются в том отчетном (налоговом) периоде, на который приходится дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При использовании кассового метода расходами признаются затраты после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому затраты на командировку при кассовом методе признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет, но только в части, не превышающей сумму выданного ранее аванса. Если по авансовому отчету получился перерасход, то эта часть командировочных расходов включается в расходы только после погашения задолженности организации перед работником.

Обратите внимание! Все расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Если работник, не может представить оправдательные документы (например, он потерял билет), то организация может возместить ему понесенные расходы на основании его заявления, но эти расходы для целей налогообложения прибыли учитываться не будут.

Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется.

Налог на прибыль

Ограничения по размеру командировочных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль и приведенных в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, предусмотрены только для суточных.

Все остальные расходы признаются в фактических размерах, подтвержденных документами.

Эти правила применяются как для командировок по территории РФ, так и при командировании работников за рубеж.

На сегодняшний день в состав расходов при исчислении налога на прибыль можно включить суточные не более 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Такая величина суточных установлена Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Организация внутренним локальным нормативным актом может установить и более высокий размер суточных для своих работников, направляемых в командировки. Причем размер суточных может быть различным для разных категорий работников. Однако для целей налогообложения прибыли в расходах будут учтены суточные в размере, не превышающем 100 руб. в сутки. Сумма превышения налоговую базу по налогу на прибыль не уменьшает (в бухгалтерском учете образуются постоянные разницы, подлежащие учету в соответствии с ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль») (письмо Минфина России от 17.11.2006 № 03-03-04/1/774).