Командировочные расходы

Отправляя работника в командировку, организация оплачивает ему командировочные расходы. А командировочные расходы – это и налог на прибыль, и НДС, и ЕСН, и НДФЛ. Столько нюансов нужно учесть, столько документов оформить…

Т. Крутякова, ИКГ «АйСи Групп»

Направление работников в служебные командировки в настоящее время регулируется Трудовым кодексом РФ и инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ) (далее – Инструкция № 62).

Понятие служебной командировки дано в ст. 166 ТК РФ. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, понятие «командировка», равно как и «командировочные расходы», применимо только к тем работникам, которые работают в организации на основании трудовых договоров (см. письмо Минфина России от 13.11.2006 № 03-03-04/1/755).

Какими документами следует оформлять направление работника в командировку?

Ответ на этот вопрос не так однозначен, как это может показаться на первый взгляд.

Дело в том, что существуют два различных документа (приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение), которые, по сути, имеют одно и то же назначение (дублируют друг друга). Эти документы, во-первых, подтверждают производственный характер командировки, во-вторых, позволяют определить ее продолжительность.

Очевидно, что составлять оба документа (и приказ, и командировочное удостоверение) нет никакой необходимости. С этим соглашается и Минфин России. При этом до недавнего времени чиновники считали, что организация может самостоятельно принять решение о том, чтобы оформлять командировки одним из этих документов, либо только командировочным удостоверением, либо только приказом. В письме Минфина России от 24.10.2006 № 03-03-04/2/226 было указано, что принятый в организации порядок документального оформления командировок должен быть закреплен в локальном нормативном акте (это может быть, например, Положение о командировках).

Однако на сегодняшний день Минфин России высказывает несколько иную позицию. Не оспаривая право организации оформлять командировку не двумя, а только одним документом, Минфин России считает, что в случае применения одного документа это должно быть именно командировочное удостоверение.

Таким образом, организация имеет право по своему усмотрению оформлять направление работников в командировку либо двумя документами (приказом и командировочным удостоверением), либо только одним – командировочным удостоверением.

При отсутствии командировочного удостоверения с отметками о выбытии и прибытии в место назначения, оформленного в соответствии с требованиями Инструкции № 62, налоговые органы, скорее всего, откажут организации в праве учесть соответствующие командировочные расходы в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89).

Отметим, что арбитражная практика свидетельствует о том, что судьи, как правило, не поддерживают такой подход. Если у организации есть документы, подтверждающие размер понесенных расходов и производственный характер командировки, то суды не видят никаких препятствий для учета командировочных расходов в целях налогообложения прибыли вне зависимости от наличия или отсутствия командировочного удостоверения (см. постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), Уральского округа от 04.05.2007 № Ф09-3119/07-С2).

Но возможен и противоположный исход дела (см. Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23.04.2007 № А28-7048/2006-250/21).

Поэтому, если Вы хотите гарантированно избежать спора, оформляйте командировочные удостоверения для всех работников, которые отправляются в командировки на территории РФ.

Если же работник направляется в зарубежную командировку, то в этом случае достаточно оформить приказ, в котором будет указана цель командировки и ее длительность. При этом для документального подтверждения расходов на командировку организации достаточно снять копию с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств.

При отсутствии в загранпаспорте отметок о датах пересечения границ каждого иностранного государства, документами, служащими основанием для выплаты суточных работнику, могут являться иные документы, подтверждающие время нахождения работника в том или ином государстве (приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице) (письмо Минфина России от 08.09.2006 № 03-03-04/1/660).

Обратите внимание! Если работник был направлен в командировку в выходные или праздничные дни, то налоговый орган, скорее всего, потребует от организации дополнительные документы.

Так, например, в письме УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393 указано, что для признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздничные дни, к отчету необходимо приложить заверенную копию утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни.