Дополнительные листы книги покупок и книги продаж – практика применения

Материал предоставлен компанией "Аудит МСК" /

В связи с вступлением в силу 30 мая 2006 года новой редакции Постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС», изменения в книгу покупок и книгу продаж оформляются в виде дополнительных листов.

Под изменениями, которые приведут к необходимости создания дополнительных листов книги покупок, следует понимать следующее:

• необходимость аннулирования (частично или полностью) счетов-фактур, НДС по которым ранее был принят к вычету, то есть об уменьшении суммы налога, принимаемой к вычету.
• принятие к учету счетов-фактур, полученных с опозданием, либо счетов-фактур, в которые были внесены изменения, увеличивающие сумму налога на добавленную стоимость по приобретенному имуществу (работам, услугам).

Под изменениями, которые приведут к необходимости создания дополнительных листов книги продаж, следует понимать следующее:

• необходимость аннулирования (частично или полностью) счетов-фактур, НДС по которым ранее был предъявлен покупателю, то есть об уменьшении суммы налога, которую организация заплатила в бюджет;
• принятие к учету счетов-фактур, ранее не учтенных, либо счетов-фактур, в которые были внесены изменения, увеличивающие сумму налога на добавленную стоимость, предъявленную покупателям по реализованному имуществу (работам, услугам).

Рассмотрим варианты заполнения дополнительного листа книги покупок и книги продаж на примерах.

Пример 1. Заполнение дополнительного листа книги покупок.

Налоговый период у ООО «Рассвет» равен месяцу. 17 июля 2006 г. была подана декларация по НДС за июнь 2006 г. 7 сентября 2006 г. бухгалтер организации обнаружил, что по одному из счетов-фактур, зарегистрированному в книге покупок за июнь 2006 г., сумма НДС в размере 5 000 рублей была принята к вычету ошибочно - ее необходимо исключить из общей суммы вычета за этот период.
Порядок действий бухгалтера организации должен быть следующим:

1. Заводится дополнительный лист книги покупок за июнь 2006 г. Ему присваивается № 1.
2. В строке «Налоговый период (месяц, квартал), год, в котором зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправления» указывается «Июнь 2006 г.».
3. В строке «Дополнительный лист оформлен» указывается дата составления дополнительного листа - 7 сентября 2006 г.
4. В строку «Итого» таблицы дополнительного листа переносятся итоговые данные по графам 7 - 12 из книги покупок за июнь 2006 г.
5. В следующей строке под порядковым номером 1 указываются все реквизиты того счета-фактуры, по которому НДС был ошибочно принят к вычету и который подлежит аннулированию, и суммы, указанные в нем (в частности, НДС в размере 5 000 рублей). Если аннулированию подлежит не вся сумма НДС, а лишь ее часть, то суммы покупок и налога указываются в части, подлежащей аннулированию.
6. Выводятся данные по строке «Всего». Для этого из показателей по строке «Итого» вычитаются данные по строке за порядковым номером 1.
7. Составляется уточненная декларация по НДС за июнь 2006 г., в раздел «Налоговые вычеты» которой переносятся данные из строки «Всего» дополнительного листа № 1 книги покупок.

Если позже бухгалтером организации будет найдена другая ошибка, относящаяся к рассматриваемому налоговому периоду, то последовательность действий будет такова:

1. Заводится новый дополнительный лист книги покупок за июнь 2006 г. - № 2.
2. В строке «Дополнительный лист оформлен» указывается дата составления дополнительного листа – дата обнаружения новой ошибки.
3. В строку «Итого» дополнительного листа № 2 переносятся итоговые данные по графам 7 - 12 из дополнительного листа № 1 книги покупок за июнь 2006 г.
4. Далее следует действовать согласно ранее рассмотренным пунктам (п. 5 - 7).

Пример 2. Заполнение дополнительного листа книги продаж.

15 августа 2006 г. бухгалтер организации обнаружил, что неправильно выставлена счет-фактура за 7 мая 2006 г. (фактическая отгрузка покупателю была на сумму 59 000 рублей с учетом НДС, а не на сумму 118 000 рублей).

Порядок действий бухгалтера организации должен быть следующим:

1. Вносятся соответствующие исправления в счет-фактуру, выставленный 7 мая 2006 г. покупателю (в том числе и в экземпляр покупателя).
2. Заводится дополнительный лист книги продаж за май 2006 г. Ему присваивается № 1.
3. В строке «Налоговый период (месяц, квартал), год, в котором зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправления» указывается «Май 2006 г.».
4. В строке «Дополнительный лист оформлен» указывается дата составления дополнительного листа – 15 августа 2006 г.
5. В строку «Итого» дополнительного листа переносятся итоговые данные по графам 4 - 9 из книги продаж за май 2006 г.
6. В следующую строку таблицы из книги продаж полностью переносится запись по ошибочно выставленному счету-фактуре до внесения в него исправлений, подлежащая аннулированию.
7. В следующей строке регистрируется счет-фактура с внесенными в него исправлениями. Если же счет-фактура полностью аннулирован, то, соответственно, ничего не отражается.
8. Выводятся данные по строке «Всего». Для этого из показателей по строке «Итого» вычитаются данные по подлежащему аннулированию счету-фактуре и прибавляются данные зарегистрированного счета-фактуры с внесенными в него исправлениями.
9. Составляется уточненная декларация по НДС за май 2006 г., в которую переносятся новые данные из строки «Всего» дополнительного листа № 1 книги продаж.

Как хранить дополнительные листы книги покупок и дополнительные листы книги продаж

Если книга покупок и книга продаж ведутся в электронном виде, то по окончании налогового периода (не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом) книги надо распечатать, страницы пронумеровать, книги прошнуровать и скрепить печатью. Дополнительные листы в этом случае распечатываются и прикладываются соответственно к книге покупок или книге продаж за соответствующий налоговый период. После этого дополнительные листы нумеруются с продолжением сквозной нумерации страниц книги покупок или книги продаж за этот налоговый период, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Порядок оформления дополнительных листов книги покупок и книги продаж при ведении последних в бумажной форме законодательно прямо не прописан. По окончании каждого налогового периода в книгах покупок и продаж подводятся итоги, а затем сразу начинаются записи следующего налогового периода, следовательно, подшить дополнительные листы в соответствующую книгу в конец соответствующего налогового периода не удастся. По нашему мнению, оформлять дополнительные листы книги покупок и продаж следующим образом: завести дополнительные листы книги покупок и книги продаж как отдельные книги, пронумеровать их, прошнуровать и скрепить печатью.

Автор - ассистент аудитора Компании «Аудит МСК» отдела Общего аудита и консалтинга