Личный авто на работе

Однако если спорить с проверяющими фирма не хочет, то в случае превышения размера компенсации над нормативом придется заплатить НДФЛ. С ЕСН проще. Поскольку сверхлимитную выплату не учитывают при налогообложении прибыли, то в любом случае не надо облагать ее единым социальным налогом (п. 3 ст. 236 НК).

Итак, какой можно сделать вывод? Оформить компенсацию весьма просто и выгодно. Компания включает ее в расходы при расчете налога на прибыль и не платит зарплатных налогов. Сотрудник освобожден от НДФЛ. Но все это актуально в том случае, когда компенсация укладывается в ту мизерную норму, которая установлена Правительством. Если сумму компенсации увеличить до реальных размеров, то сразу появляется проблема: надо или нет платить НДФЛ с превышения. Да и прибыль при расчете налога на сверхнормативный «кусок» уменьшить уже нельзя.

Так что в этом случае имеет смысл рассмотреть другой вариант оформления личного транспорта работников. Речь идет об аренде.

Для того чтобы оформить аренду машины, принадлежащей сотруднику фирмы, следует заключить с ним договор (ст. 633, 643 ГК). По нему работник-арендодатель обязуется предоставить фирме-арендатору «имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование» (ст. 606 ГК). Арендную плату относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК).

На практике применяют два типа договоров аренды: с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации транспортного средства и без таких услуг — то есть с экипажем или без него. Разница довольно существенная. Так, арендуя машину с экипажем, фирма может учесть только расходы на содержание автомобиля (ст. 636 ГК). К ним относятся, например, оплата топлива, услуг мойки, автостоянки. А вот затраты на текущий и капитальный ремонт учесть не получится (ст. 634 ГК). Другое дело — договор аренды без экипажа. Здесь можно обосновать любые расходы, так как по нормам Гражданского кодекса арендатор «обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства» (ст. 644 ГК) и выполнять весь комплекс работ по эксплуатационно-техническому обслуживанию автомобиля. Аналогичной позиции придерживаются и специалисты финансового ведомства (письма Минфина от 28 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/463, от 13 февраля 2007 г. № 03- 03-06/1/81).

С точки зрения налогообложения, договор аренды с экипажем фактически содержит в себе два вида соглашения: договор аренды и договор на оказание услуг. Соответственно и вознаграждение логично разбить на две части — ведь плата за оказание услуг облагается ЕСН (п. 1 ст. 236 НК), а на «арендную» часть этот налог начислять не надо. Если же подписан договор без экипажа, ЕСН не платят со всей суммы. Правда, здесь скрыт один неприятный момент. Так как фактически автомобилем управляет арендодатель, то налоговики могут потребовать доплаты ЕСН. Чтобы избежать такой ситуации, можно, к примеру, ставить на путевых листах и авансовых отчетах подпись не владельца машины, а другого работника фирмы.

Арендные платежи как по договору с экипажем, так и по договору без экипажа будут доходом сотрудника-владельца машины (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК). Следовательно, необходимо начислять НДФЛ, а фирма в этом случае будет выступать как налоговый агент (п. 1 ст. 226 НК).

Впрочем, существует и еще один вариант, как оформить использование личного автомобиля сотрудника.

«Упрощенцы» с объектом налогообложения «доходы минус расходы» имеют право уменьшить базу единого налога на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника «в пределах норм, установленных Правительством» (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК). Если компенсация превышает эти нормы, то «упрощенцам» приходится решать вопрос с НДФЛ и ЕСН точно так же, как и фирмам на обычном режиме. Ситуация с единым социальным налогом у них сложнее. Ведь пункт 3 статьи 236 Налогового кодекса не распространяется на фирмы, работающие на УСН.

Раньше довольно часто с сотрудниками заключали договора безвозмездного пользования или ссуды (ст. 689 ГК). В случае с автомобилем такой договор предполагает, что сотрудник временно передает свою машину в безвозмездное пользование компании. Так как по этому договору вознаграждение работнику не положено, то ему платят, например, материальную помощь или премию. Затраты же на обслуживание автомашины можно учесть при расчете прибыли. На первый взгляд, все просто. Однако чиновники считают, что при безвозмездном использовании имущества возникает база по налогу на прибыль. Такое же мнение высказал в своем информационном письме от 22 декабря 2005 г. № 98 Высший арбитражный суд. Так что при проверке налоговики, скорее всего, безвозмездное пользование вещью расценят как безвозмездное получение имущественного права и включат его в состав внереализационных доходов. Сумму же они определят исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (ст. 40 НК). А фирме в этом случае придется заплатить не только налог на прибыль, но и штраф, и пени.

Так как же выгоднее оформить автомобиль, принадлежащий сотруднику? Вывод напрашивается сам: выбрав договор аренды без экипажа, фирма сможет включить в расходы не только всю сумму затрат по аренде машины, но и суммы, истраченные, например, на покупку топлива, приобретение запчастей, техническое обслуживание, мойку и ремонт.

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.