Личный авто на работе

Многие компании используют транспорт, который принадлежит их работникам. «Принять на работу» личный автомобиль сотрудника несложно. Для этого можно, к примеру, заключить договор аренды с владельцем машины, а можно выплачивать ему компенсацию за использование собственного транспорта в служебных целях. Остается только рассчитать, какой вариант выгоднее.

Лилия Изотова

Трудовой кодекс предусматривает компенсации работникам за использование личного автотранспорта (ст. 188 ТК). Ее сумму устанавливают по соглашению сторон. Обычно она включает в себя все затраты, связанные с эксплуатацией машины: амортизацию, техническое обслуживание, ремонт, горюче-смазочные материалы и прочее. Величина ее также зависит от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок (письмо Минфина от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275). Оформить компенсацию достаточно просто. Во-первых, директор подписывает приказ, в котором будут указаны ее размеры. Во-вторых, сотрудник приносит копию технического паспорта и другие документы, подтверждающие, что у него есть или ему доверили автомобиль. Проверяющие, скорее всего, потребуют подтвердить, что работа этого сотрудника связана с постоянными служебными разъездами. Так что об этом лучше позаботиться заранее и внести соответствующие поправки в должностную инструкцию или трудовой договор. И еще один нюанс: выплаты признают компенсацией только в том случае, когда работник лично использует свое имущество.

Выплачивают компенсацию один раз в месяц в полном объеме. Но это общий случай. На практике бухгалтер может столкнуться с различными нештатными ситуациями. Например, сотрудник из-за болезни использовал свой автомобиль не целый месяц. Тогда и компенсацию он получает не в полном объеме, а с учетом пропущенных рабочих дней. Возможно, работник вообще отсутствовал на работе целый месяц, находясь в отпуске или командировке. В этом случае компенсацию за личный транспорт ему не платят вовсе.

Наконец остается немаловажный вопрос — налоги. Можно ли учесть компенсационные выплаты при расчете, например, налога на прибыль?

Начать следует с того, что в налоговом учете существует ограничение по сумме компенсации, на которую можно уменьшить базу при расчете налога на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). В состав прочих расходов входит выплата лишь в пределах норм, установленных Правительством (постановление от 8 февраля 2002 г. № 92). Рассчитать необходимую сумму несложно. За основу берут рабочий объем двигателя машины. Так, если он не превышает 2000 кубических сантиметров включительно, то фирма может учесть компенсацию в размере 1200 рублей в месяц. За автомобиль с двигателем больше 2000 «кубиков» — 1500 рублей. Суммы сверх этих лимитов не уменьшают облагаемую налогом прибыль (п. 38 ст. 270 НК). Кстати, при расчете налога не учитываются и эксплуатационные расходы. Считается, что они уже включены в компенсацию (письмо УФНС по г. Москве от 22 февраля 2007 г. № 20-12/016776).

Совсем другая картина в бухгалтерском учете. Здесь всю компенсацию отражают как расход по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н).

В результате подобных расхождений между бухгалтерским и налоговым учетами может возникнуть постоянное налоговое обязательство (пп. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогам на прибыль», утв. приказом Минфина от 19 ноября 2002 г. № 114н). Его отражают на счете 99 «Прибыли и убытки» субсчет «Постоянное налоговое обязательство» в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

В подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса речь идет лишь о легковых автомобилях. Нормы из Постановления Правительства от 8 февраля 2002 г. № 92 также составлены для легкового транспорта. Так что вариант, когда фирме надо компенсировать использование в служебных целях личного грузовика, законодатели не рассмотрели. Раз так, то, вероятно, подобную компенсацию можно включать в расходы, считая налог на прибыль в полном объеме.

Как известно, компенсационные выплаты не являются доходом сотрудников, поэтому НДФЛ платить не надо (п. 3 ст. 217 НК). Не облагается компенсация и ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК), а также пенсионными взносами. Однако как в статье 217, так и в статье 238 есть оговорка о том, что компенсации должны быть «в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации». Как говорилось выше, такие нормы действительно существуют (Постановление Правительства от 8 февраля 2002 г. № 92). Правда, они разработаны лишь для подсчета налога на прибыль. Спор о том, использовать или нет эти нормы при расчете других налогов, идет давно. Специалисты Минфина и налоговики убеждены, что раз специальные ограничения для НДФЛ и ЕСН не разработаны, то подойдут и лимиты, определенные для прибыли. Соответственно, «размер компенсации за использование личного транспорта, превышающий установленные нормы, должен облагаться налогом на доходы физических лиц в установленном порядке» (письмо Минфина от 26 марта 2007 г. № 03-04-06-01/84, от 14 марта 2003 г. № 04- 04-06/42, письмо МНС от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@). Однако судьи в подобных ситуациях чаще всего встают на сторону фирм. Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210 указано: «когда законодатель предусматривает применение нормативов, установленных для целей исчисления одного налога к другому налогу, он использует такой прием юридической техники, как прямая отсылка к положениям, установленным для соответствующего налога. В статьях 217 и 238 такая отсылка отсутствует». Да и сам Налоговый кодекс утверждает: закон должен быть написан так, чтобы «каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке он должен платить» (ст. 6 НК). Следовательно, по мнению арбитров, компенсация за использование личного автотранспорта полностью не облагается НДФЛ и ЕСН. Аналогичная позиция содержится и в постановлении ФАС Уральского округа от 26 января 2004 г. № Ф09-5007/03-АК.