Для тех, кто одевается "по форме"

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

      Дебет 10/ "Форменная одежда" - Кредит 60

- 100 000 руб. - форменная одежда оприходована на склад;

Дебет 19 - Кредит 60

- 18 000 руб. - отражен НДС по приобретенной форменной одежде;

Дебет 60 - Кредит 51

- 118 000 руб. - стоимость форменной одежды оплачена продавцу;

      Дебет 68/ "НДС" - Кредит 19

- 18 000 руб. - НДС по форменной одежде предъявлен к вычету.

В момент выдачи униформы сотруднику организации в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

      Дебет 91/2 "Прочие расходы" -       Кредит 10/ "Форменная одежда"

- 2000 руб. - форменная одежда выдана сотруднику организации;

      Дебет 91/2 - Кредит 68/ "НДС"

- 360 руб. - при безвозмездной передаче униформы начислен НДС.

     В настоящее время для целей налогообложения прибыли организации могут учесть расходы на приобретение форменной одежды как в том случае, когда обязанность обеспечения работников форменной одеждой обусловлена требованием законодательства, так и тогда, когда обязательность ношения форменной одежды установлена исключительно решением организации (п. 5 ст. 255 НК РФ).

     При этом если выдача форменной одежды предусмотрена законодательством РФ, то никаких проблем у организации быть не должно - такие расходы спокойно можно учесть при налогообложении на основании указанной ст. 255 НК РФ. Если же форменная одежда законодательством РФ не предусмотрена, то для включения ее стоимости в расходы организации необходимо, чтобы выдача одежды была предусмотрена коллективным (трудовым) договором.

     Если выдача форменной одежды не предусмотрена ни законодательством РФ, ни коллективным, ни трудовым договором, то затраты на ее приобретение (изготовление) для целей налогообложения прибыли не учитываются.

     Если выдача форменной одежды предусмотрена законодательством, то такие расходы ЕСН и взносами в Пенсионный фонд РФ не облагаются (основание - подп. 11 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Если же выдача форменной одежды, остающейся в собственности работников, предусмотрена только коллективным договором, то ЕСН и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование на стоимость униформы начислить придется, так как любые выплаты, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым договорам, независимо от формы, в которой они осуществляются, облагаются ЕСН (п. 1 ст. 237 НК РФ). Объект обложения ЕСН возникает в момент выдачи форменной одежды.

Такой же порядок действует в отношении страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисление которых напрямую зависит от того, предусмотрена выдача одежды законодательством или нет.

Если выдача форменной одежды не предусмотрена ни законодательством, ни коллективным (трудовым) договором и соответственно стоимость униформы не уменьшает налогооблагаемую прибыль, то начислять ЕСН и пенсионные взносы не нужно (п. 3 ст. 236 НК РФ).

     Форменная одежда, выдача которой предусмотрена законодательством, НДФЛ не облагается на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

      Если же передача работникам в собственность форменной одежды без оплаты ее стоимости (или частичной оплаты) предусмотрена только нормами коллективного или трудового договора, то считается, что работники получают доход в натуральной форме (ст. 211 НК РФ). Такой доход облагается налогом по ставке 13%.

     Налоговая база с доходов, полученных в натуральной форме, рассчитывается исходя из рыночных цен, определяемых в соответствии со ст. 40 (с учетом НДС) и п. 1 ст. 211 НК РФ.

     Так, в условиях примера 1 в момент выдачи форменной одежды с каждого сотрудника необходимо удержать НДФЛ:

     Дебет 70 - Кредит 68/ "НДФЛ" - 307 руб. (2360 руб. х 13%)

     - с дохода в натуральной форме (выдача формы) удержан НДФЛ.

     В том случае, когда выдача форменной одежды не предусмотрена ни законодательством, ни коллективным договором, а осуществляется по инициативе организации, затраты на приобретение такой одежды также облагаются НДФЛ в порядке, установленном п. 1 ст. 211 НК РФ.

     В этом случае безвозмездную передачу одежды в постоянное личное пользование сотрудникам выгоднее оформить как подарок от организации. Ведь стоимость подарков в размере 4000 руб. в год налогом не облагается (п. 28 ст. 217 НК РФ).

     Часто внутренними документами организации (например, Положением о форменной одежде) предусматривается, что форменная одежда остается в собственности организации и подлежит возврату на склад по окончании срока ношения, при увольнении работника, получившего униформу, либо в иных случаях, определенных организацией.

      Иногда предусматривается, что по окончании каждой рабочей смены форменная одежда должна оставаться в организации (работники переодеваются в свою обычную одежду в специально оборудованных помещениях). Иногда форменная одежда выдается только на время проведения каких-то мероприятий, например выставок, и после этого сдается на склад.

     Во всех этих случаях в организации нужно наладить систему внутреннего контроля за оборотом форменной одежды, вести журналы выдачи и сдачи формы по окончании работы сотрудников либо после проведения конкретных мероприятий (порядок документооборота определяется учетной политикой организации).