Для тех, кто одевается "по форме"

И. Горшкова
Ежемесячный журнал "Новая бухгалтерия" N 9, 2006 г.

Сегодня крупные супермаркеты и даже небольшие магазины все чаще одевают своих сотрудников в корпоративную униформу (одинакового цвета, покроя и т.п.). Как учесть затраты на униформу в бухгалтерском и налоговом учете?

      Форменная одежда - это элемент престижа, своеобразная "визитная карточка" фирмы, призванная повысить интерес к ней потенциальных клиентов. Поэтому многие организации вводят для всех или части своих работников униформу.

     Средства на это "мероприятие" затрачиваются немалые, так как шьется униформа с учетом индивидуальных особенностей фигуры каждого сотрудника.

     Как правильно отразить в учете затраты, связанные с приобретением и выдачей форменной одежды, чтобы избежать спора с налоговой инспекцией? Какие налоги нужно при этом начислить? Ответы на эти и другие вопросы, связанные с учетом форменной одежды, вы узнаете из этой статьи.

     Так как на практике иногда путают форменную одежду со специальной одеждой, то сразу же определимся с этими понятиями и с тем, чем отличается форменная одежда от специальной.

      Спецодежда выдается работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением (статьи 209 и 212 ТК РФ). Причем в большинстве случаев выдавать ее обязывает законодательство.

     Форменная одежда, в отличие от специальной, не призвана защищать работников от каких-либо вредных факторов. Она прежде всего демонстрирует принадлежность работника к конкретной организации. Обязательность ношения форменной одежды может быть как продиктована требованиями законодательства, так и установлена решением руководства организации.

     Вот какие разъяснения по данному вопросу дает Минфин России в письме от 01.11.2005 N 03-03-04/2/99.

     Форменная одежда должна содержать и доводить до сведения потребителей и посетителей организации-налогоплательщика наглядную информацию о принадлежности работника к этой организации.

     При этом Минфин озвучил ряд требований к отдельным элементам одежды, для того чтобы она могла быть признана форменной:

• одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме, и на ней должен быть товарный знак или логотип фирмы (ее символика);
• товарный знак (логотип, символика) должен быть нанесен непосредственно на одежду, а не содержаться на значке, галстуке, косынке или жилете.

     Таким образом, главным и основным отличием форменной одежды от специальной является то, что форменная одежда (униформа) призвана выполнять представительские функции (см. письмо Минфина России от 01.11.2005 N 03-03-04/2/99), а спецодежда - защитные функции.

     Форменная одежда выполняет представительские функции, а специальная - защитные.

     Порядок использования форменной одежды должен быть закреплен в каком-либо внутреннем локальном нормативном акте организации, например в Положении о форменной одежде. В этом документе должен быть определен порядок использования форменной одежды в данной конкретной организации: кому полагается униформа, из каких элементов она состоит, способ ее выдачи (в собственность работнику или нет), срок носки одежды и т.п.

      Именно этот документ помимо всего прочего будет являться документальным подтверждением правомерности включения расходов на форменную одежду в состав затрат, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

     На практике возможны два варианта выдачи форменной одежды работникам:

     1) выдача для ношения только на работе (в этом случае право собственности на одежду остается у организации);

     2) передача в личное постоянное пользование (в этом случае право собственности на одежду переходит к работнику).

     От условий выдачи напрямую зависят порядок учета форменной одежды и налоговые последствия. Рассмотрим каждый из вариантов в отдельности.

     Когда форменная одежда предоставляется сотруднику в личное пользование, то это означает, что он может пользоваться ею и в нерабочее время. При этом работник не обязан возвращать одежду организации при увольнении. После истечения срока носки одежды ему выдается новый комплект.

      Обратите внимание! Если форменная одежда передается в собственность работнику, то такую передачу для целей исчисления НДС следует рассматривать как операцию по реализации одежды, которая облагается налогом в общеустановленном порядке (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ) (см. письма Минфина России от 01.09.2005 N 03-04-11/218 и от 22.04.2005 N 03-04-11/87).

     Передача форменной одежды в собственность работнику представляет собой операцию по реализации, поэтому на эту сумму должен начисляться НДС.

     Налоговая база по НДС определяется в этом случае как рыночная стоимость одежды.

     ПРИМЕР 1.

      Магазин "Океан" приобрел и выдал своим сотрудникам 50 комплектов форменной одежды с логотипом организации: на левом нагрудном кармане нанесено вышитое изображение .

Затраты на приобретение униформы составили 118 000 руб. (в том числе НДС - 18 000 руб.). Срок полезного использования униформы - 2 года.

В соответствии с Положением о форменной одежде такая одежда передается в собственность работникам и возврату не подлежит. Обязанность выдачи форменной одежды закреплена коллективным договором.